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《流金歲月-時(shí)間管理藝術(shù)》 讀書筆記2
《流金歲月——時(shí)間管理藝術(shù)》 讀書筆記2 （中國(guó)大學(xué)網(wǎng) unjs.com） 縱橫無(wú)盡地運(yùn)籌時(shí)間 世界上只有時(shí)間利用家，沒(méi)有時(shí)間收藏家 一、時(shí)間管理誤區(qū)種種 探索時(shí)間管理的誤區(qū) 管理者克服時(shí)間浪費(fèi)的途徑，管理問(wèn)題便是“培養(yǎng)克服時(shí)間管理誤區(qū)的技能”。各種時(shí)間誤區(qū)，大致上可以區(qū)分為外生誤區(qū)與內(nèi)生誤區(qū)兩類。所謂外生，即指由他人所引起的時(shí)間浪費(fèi)因素；至于內(nèi)生誤區(qū)，則指由自己所引起的時(shí)間浪費(fèi)因素。在初次落入誤區(qū)時(shí)，一般管理者所列舉的多半是外生誤區(qū)。這種“先求諸人，后求諸已”的態(tài)度雖然是人之常情，但卻有害于時(shí)間管理效能的提高。 某專家曾針對(duì)參與某次時(shí)間管理研討會(huì)的.. 40位高層管理者進(jìn)行實(shí)驗(yàn)。在研討會(huì)之前，他要他們列舉自己參考的時(shí)間誤區(qū)，結(jié)果獲得下列的外生誤區(qū)： �、谧鹘鉀Q問(wèn)題的資料不齊全； �、趩T工問(wèn)題； �、垭娫挘� �、芾行怨ぷ鳎� �、輹�(huì)議； �、墼L客； �、咄饨缁顒�(dòng)； �、辔C(jī)的應(yīng)付； �、釡贤ㄇ芳�。 緊接著，讓這些高層管理者觀看一部由彼得·杜拉克現(xiàn)身說(shuō)法制作的有關(guān)時(shí)間管理的影片�？催^(guò)影片后，他再讓他們列舉他們?cè)诳从捌拔丛信e的時(shí)間誤區(qū)，結(jié)果進(jìn)一步獲得下列的內(nèi)生誤區(qū)： ② 同一時(shí)間想做太多的事； �、诓磺袑�(shí)際的時(shí)間估計(jì)； �、弁涎�； ④不注意聆聽； �、莶缓靡馑季芙^他人的請(qǐng)托； �、奘卤毓H； �、咿k公桌零亂不堪； �、嘀皇谂c下屬責(zé)任，但不授與權(quán)力； �、釠Q策倉(cāng)促。 由此看來(lái)、因此在時(shí)間的有效運(yùn)用上，管理者的敵人原來(lái)是自己！因此，時(shí)間管理就是自我管理。 為了確切地證實(shí)“在時(shí)間的有效運(yùn)用上，管理者的敵人原來(lái)是自己”，管理者應(yīng)先客觀地衡量自己運(yùn)用時(shí)間的方式——自己的時(shí)間使用狀況。許多管理者一聽到要他們記錄自己的時(shí)間使用狀況，都保持反對(duì)的態(tài)度。原因是：第一、他們以為十分清楚自己的時(shí)間使用狀況；第二、記錄時(shí)間使用狀況是種費(fèi)時(shí)的工作。這兩種反對(duì)的理由都難以成立。先就第一個(gè)理由來(lái)說(shuō)，人們的記憶力并不像自己想象中那樣正確。有許多人甚至連前一天所經(jīng)歷的事都無(wú)從追憶，更不用說(shuō)了解自己過(guò)去時(shí)間的使用狀況！時(shí)間管理專家一再指出，幾乎所有記錄時(shí)間使用狀況的人對(duì)自己的時(shí)間使用方式都會(huì)有驚奇的發(fā)現(xiàn)，這種記錄工作對(duì)他們稗益甚大；再就第二個(gè)理由來(lái)說(shuō)，為了節(jié)省時(shí)間而花費(fèi)時(shí)間，這是明智的。你可自制一張時(shí)間記錄表，記載每15分鐘的活動(dòng)。為避免記憶力不可靠，你最好每隔.. 15分鐘或半個(gè)小時(shí)即在表中記載進(jìn)行過(guò)的各種活動(dòng)。其次，按每一活動(dòng)的重要性的大小在表中圈出適當(dāng)?shù)臄?shù)字。所謂重要性，指對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)的大小。對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)愈大者，其重要性愈大；反之亦然。你可以事先假定“1”代表重要性極大，“5”代表毫無(wú)重要性，“2”、“3”、“4”則代表介乎“1”與“5”之間重要性的不同程度。 最后，在進(jìn)行每一種活動(dòng)時(shí)，倘若遭遇干擾，則在表中最后一欄注明干擾的類別。 1.今天有哪些事情是在適當(dāng)時(shí)間內(nèi)完成的？ 2. 今天有哪些事情是在不適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)做的？為什么要在不適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)完成這些事情？ 3.今天在哪一段時(shí)間著手進(jìn)行最重要的工作？為何在這段時(shí)間進(jìn)行這種工作？這種工作有無(wú)可能提早一些進(jìn)行？ 4. 今天最具工作效率的是哪一段時(shí)間？為什么在這段時(shí)間最有工作效率？ 5.今天最不具工作效率的是哪一段時(shí)間？為什么在這段時(shí)間最無(wú)工作效率？ 6.今天工作過(guò)程中最大的干擾是什么？ 7.今天最嚴(yán)重的三個(gè)時(shí)間使用誤區(qū)是什么？以后有沒(méi)有可能克服這些誤區(qū)？如何克服它們？ 8.今天做了哪些不必要做的事？ 9.今天做了哪些不需要親自動(dòng)手的事？這些事可以授權(quán)給誰(shuí)去做？ 10. 今天花費(fèi)了多少時(shí)間做重要的事？ 11.今天花費(fèi)了多少時(shí)間做不重要的事？ 12. 今天有哪些事情本來(lái)應(yīng)花費(fèi)更多的時(shí)間去做？ 13.今天有哪些事情本來(lái)可以花費(fèi)較少的時(shí)間去做？ 14. 從明天開始。應(yīng)該怎樣做才能改進(jìn)時(shí)間的使用？ 有些管理者只記錄了兩三天的時(shí)間使用狀況，即能發(fā)現(xiàn)自己的時(shí)間誤區(qū)，甚至還能找出若干克服的途徑。有一些管理者則需要一兩個(gè)星期的時(shí)間才能獲得類似的效果。不過(guò)，最好至少記錄一個(gè)星期的時(shí)間使用狀況，以便切實(shí)了解自己的時(shí)間使用方式及時(shí)間誤區(qū)。 就一般管理者來(lái)說(shuō)，最典型的時(shí)間使用誤區(qū)包括： �、僖蚯啡庇�(jì)劃而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； �、谝虿缓靡馑季芙^他人付托而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； �、垡蛲涎佣鴮�(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； �、芤虿凰僦偷母蓴_而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； �、菀螂娫挼母蓴_而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； �、抟驎�(huì)議過(guò)多與過(guò)長(zhǎng)而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； ⑦因文件滿桌而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； ⑧由上下班交通及商務(wù)旅行而導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)； ⑨由中餐所導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)； �、庖颉笆卤毓H”而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； �。�11）與秘書之間因欠缺協(xié)調(diào)而導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)； �。�12）由上司所導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)。 誤區(qū)之一：工作無(wú)計(jì)劃 “先做重要的事” 查爾斯·史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問(wèn)李愛(ài)菲提出這樣一個(gè)不尋常的挑戰(zhàn)：“請(qǐng)告訴我如何能在辦公時(shí)間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你合理的顧問(wèn)費(fèi)�！崩類�(ài)菲于是遞了一張紙給他，并向他說(shuō)：“寫下你明天必須做的最重要的各項(xiàng)工作，并按重要性的次序加以編排。明早當(dāng)你走進(jìn)辦公室后，先從最重要的那一項(xiàng)工作做起，井持續(xù)地做下去，直到完成該項(xiàng)工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要的工作。倘若任何一項(xiàng)著手進(jìn)行的工作花掉你整大的時(shí)間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅(jiān)持做下去。假如按這種方法你無(wú)法完成全部的重要工作，則就是運(yùn)用任何其它方法，你也同樣無(wú)法完成它們…………”。這件軼事給日理萬(wàn)機(jī)的管理者所帶來(lái)的啟示便是：應(yīng)重視計(jì)劃的擬定以避免徒勞無(wú)功。所謂計(jì)劃，即指未來(lái)行動(dòng)綱領(lǐng)的先期決策。 計(jì)劃的擬定大致上包括下列六個(gè)步驟： ①確立目標(biāo)； ②探尋完成目標(biāo)的各種途徑； ③選定最佳的途徑； ④將最佳的途徑轉(zhuǎn)化為每周或每日的工作事項(xiàng)； �、菥幣琶恐芑蛎咳盏男惺麓涡虿⒓右詧�(zhí)行； �、薅ㄆ跈z查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。 這六個(gè)步驟所指出的是：“你要往哪里去？”以及“你要怎么去？”這是實(shí)際采取行動(dòng)之前的一種思考模式。 對(duì)于不從事目標(biāo)制定的人的時(shí)間使用方式，管理者可以采取兩種看法： 第一、既然他們的所作所為不以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，則不論他們的時(shí)間使用方式怎樣，都不構(gòu)成浪費(fèi)。 第二、不從事目標(biāo)的制定與追求的人通常都是渾渾噩噩而難有所成的。對(duì)這種人的任何時(shí)間花費(fèi)，管理者都可看作是浪費(fèi)。在以上兩種看法之中，管理者相信大多數(shù)人都會(huì)偏向第二種看法。 盡管有許多的管理者都能重視計(jì)劃的擬定與執(zhí)行，但仍有一些管理者卻從來(lái)不做計(jì)劃。究其原因： �、僖蜻^(guò)分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒(méi)有必要在行動(dòng)之前多作思考； �、诓蛔鲇�(jì)劃也能獲得實(shí)效； �、鄄涣私庾鲇�(jì)劃的好處： �、苡�(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)計(jì)劃喪失信心； �、莶恢绾巫鲇�(jì)劃。 就講求實(shí)效的管理者來(lái)說(shuō)，這些原因根本不應(yīng)存在�，F(xiàn)剖析如下： 第一、固然有些事情是易行而難料的，但若過(guò)分地強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說(shuō)”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。在這種心理之下，“計(jì)劃”將不受重視。試問(wèn)房子正開始燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊(duì)員是應(yīng)立刻拿起水龍頭或滅火器進(jìn)行搶救？還是應(yīng)先花費(fèi)少許時(shí)間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工作，然后再予搶救？ 第二、在某些情況下，雖然不做計(jì)劃確實(shí)能夠獲得實(shí)效，但是這種實(shí)效的獲得，完全是靠運(yùn)氣，而非來(lái)自良好的管理。企業(yè)的經(jīng)營(yíng)不能只靠運(yùn)氣而不講求管理。 第三、不做計(jì)劃的人只是消極地應(yīng)付工作，在心理上他將處于受擺布的地位；做計(jì)劃的人則有意識(shí)地支配工作，在心理上他將居于支配者的地位。這顯然是做計(jì)劃的意義所在。做計(jì)劃的另一種好處是，計(jì)劃足以縮短工作的執(zhí)行時(shí)間并提高工作的效率。 美國(guó)一位教授曾經(jīng)針對(duì)某公司的兩個(gè)工作性質(zhì)相近似的工作組就其計(jì)劃時(shí)間、執(zhí)行時(shí)間、以及所獲的成效進(jìn)行比較。結(jié)果發(fā)現(xiàn)： �、儆�(jì)劃時(shí)間較長(zhǎng)的那一組工作所需的執(zhí)行時(shí)間較短，而計(jì)劃時(shí)間較短的那一組工作所需的執(zhí)行時(shí)間則較長(zhǎng)： �、谟�(jì)劃時(shí)間較長(zhǎng)的那一組工作所花費(fèi)的計(jì)劃時(shí)間與執(zhí)行時(shí)間的總和要少于計(jì)劃時(shí)間較短的那一組工作所花費(fèi)的計(jì)劃時(shí)間與執(zhí)行時(shí)間的總和； ③計(jì)劃時(shí)間較長(zhǎng)的那一組工作的成果在效率上要高于計(jì)劃時(shí)間較短的那一組工作的成果。許多管理者常常以“沒(méi)有時(shí)間”作為不做計(jì)劃的借口。這種借口是難以成立的，因?yàn)楦鶕?jù)上述的道理可知，越不做計(jì)劃的人將越無(wú)時(shí)間，更何況花時(shí)間做計(jì)劃無(wú)異于“投資時(shí)間以節(jié)省時(shí)間”，這本來(lái)就是一種明智的舉措。 第四、由于目標(biāo)中擬定所假設(shè)的客觀環(huán)境時(shí)時(shí)發(fā)生變動(dòng)，所以計(jì)劃與事實(shí)常常難以趨于一致。但是，在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，管理者必須定期審查目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)進(jìn)程與完成目標(biāo)的最佳途徑。這樣，管理者將能針對(duì)目標(biāo)本身及完成目標(biāo)的最佳途徑作必要的修正，以期符合實(shí)際。如果無(wú)計(jì)劃地引導(dǎo)，則一切行動(dòng)將雜亂無(wú)章，雜亂無(wú)章的舉措不僅導(dǎo)致時(shí)間的浪費(fèi)，而且遲早將把企業(yè)帶向失敗的死胡同。 第五、在管理教育包括學(xué)校教育及管理顧問(wèn)機(jī)構(gòu)所提供的訓(xùn)練及管理學(xué)文獻(xiàn)極為普遍的今天，“不懂如何做計(jì)劃”已不能成為不做計(jì)劃的借口。從上面的分析可知，計(jì)劃的擬定是任何管理者責(zé)無(wú)旁貸的任務(wù)。 目標(biāo)不但提供行動(dòng)的方向， 甚至能穩(wěn)定個(gè)人身心穩(wěn)定。 太空人巴茲為例。 管理者應(yīng)如何確立良好的目標(biāo)呢？ �。ㄒ唬┠繕�(biāo)必須是你自己的。假定目標(biāo)是由你自己所制定的，則你本身將成為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的原動(dòng)力。當(dāng)你所參與的成分愈高，則你對(duì)它的實(shí)現(xiàn)所賦予的承諾將愈大。 �。ǘ� 目標(biāo)需要“切合實(shí)際”。 過(guò)高，過(guò)低都不利于執(zhí)行。 （三）目標(biāo)必須用書面形式列明。四種好處： �、儆兄谀繕�(biāo)內(nèi)容的清晰； �、谡降貙懴履繕�(biāo)，表示個(gè)人在決心上的一種投資【《流金歲月-時(shí)間管理藝術(shù)》 讀書筆記2】相關(guān)文章：
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