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研究生會(huì)檔案管理制度（精選5篇）
現(xiàn)如今，越來(lái)越多地方需要用到制度，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。想學(xué)習(xí)擬定制度卻不知道該請(qǐng)教誰(shuí)？下面是小編精心整理的研究生會(huì)檔案管理制度（精選5篇），僅供參考，歡迎大家閱讀。
研究生會(huì)檔案管理制度1
第一章總則
第一條研究生檔案管理是研究生教育管理工作的重要組成部分。為實(shí)現(xiàn)研究生檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和教育部第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本辦法。
第二條研究生檔案是指研究生在錄取、培養(yǎng)、畢業(yè)、學(xué)位授予、就業(yè)等活動(dòng)過(guò)程中形成的，記載個(gè)人學(xué)習(xí)情況、政治思想品德、科研能力、獎(jiǎng)懲情況等具有重要保存價(jià)值的文字材料及原有個(gè)人檔案的總和。
第三條研究生檔案管理工作嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家相關(guān)法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保研究生檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。
第四條本辦法適用于我校按國(guó)家計(jì)劃招收的全日制碩士和博士研究生的檔案管理。非全日制研究生檔案管理可參照此辦法執(zhí)行。
第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)
第五條研究生檔案實(shí)行學(xué)校歸口管理、研究生培養(yǎng)學(xué)院及相關(guān)職能部門密切配合的管理制度。
第六條研究生院職責(zé)
1、建立健全研究生檔案管理制度。
2、對(duì)研究生培養(yǎng)學(xué)院檔案管理工作進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)。
3、負(fù)責(zé)簽收研究生新生檔案，按照所屬學(xué)院進(jìn)行整理、轉(zhuǎn)遞。
4、負(fù)責(zé)畢業(yè)研究生檔案的.郵寄。
5、處置取消入學(xué)資格、注銷學(xué)籍的研究生的檔案。
第七條培養(yǎng)學(xué)院職責(zé)
1、落實(shí)《新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)研究生檔案管理辦法》（試行），結(jié)合學(xué)院實(shí)際，健全學(xué)院研究生檔案管理相關(guān)辦法。
2、指定專人負(fù)責(zé)研究生檔案管理工作，并將研究生檔案工作納入學(xué)院工作計(jì)劃和相關(guān)人員的職責(zé)范圍，定期進(jìn)行檢查總結(jié)。
3、審核、立檔、保管研究生在讀期間檔案。
4、整理、移交畢業(yè)生檔案至研究生院。
5、負(fù)責(zé)研究生檔案的查閱、使用等相關(guān)事宜。
第三章新生檔案審核與立檔
第八條擬錄取考生檔案所在單位根據(jù)我校開具的調(diào)檔函在錄取通知書發(fā)放后至新生開學(xué)報(bào)到一周內(nèi)，經(jīng)中國(guó)郵政EMS檔案專用通道或機(jī)要形式寄送至我校研究生院，研究生工作辦公室負(fù)責(zé)簽收并按照考生所屬學(xué)院進(jìn)行分類整理，在新生開學(xué)兩周內(nèi)轉(zhuǎn)交至研究生培養(yǎng)學(xué)院。
第九條新生檔案
�。ㄒ唬⿲W(xué)籍檔案審核研究生培養(yǎng)學(xué)院對(duì)擬錄取考生檔案進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括：
1、將新生錄取名冊(cè)、居民身份證與本人檔案材料進(jìn)行比對(duì)，確保錄取人員和入學(xué)報(bào)到人員為同一人；
2、最后學(xué)歷與報(bào)考學(xué)歷是否一致，對(duì)入學(xué)資格進(jìn)行復(fù)查；
3、報(bào)考研究生前各個(gè)學(xué)習(xí)和工作階段的檔案材料是否齊全。
錄取為我校全日制全脫產(chǎn)研究生檔案必須轉(zhuǎn)至我校，是我校研究生獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)選的重要依據(jù)。凡是不轉(zhuǎn)至我校的研究生，研究生培養(yǎng)學(xué)院須明確告知學(xué)生本人，研究生學(xué)業(yè)期間不得享受獎(jiǎng)助學(xué)金及評(píng)優(yōu)評(píng)先，且中途不再接收學(xué)生檔案。
（二）立檔要求
4、研究生培養(yǎng)學(xué)院指定專人清查新生檔案，根據(jù)材料內(nèi)容填寫《研究生新生檔案材料登記表》，審查人簽署意見并加蓋學(xué)院公章后放新生檔案袋里留存。
5、將核查完畢的新生檔案用我校統(tǒng)一印制的專用檔案袋進(jìn)行替換，檔案袋封皮按要求規(guī)范填寫，以學(xué)號(hào)順序整理后立檔。
第三章在校期間歸檔材料和要求
第十條研究生學(xué)籍檔案應(yīng)歸檔如下材料：
1、研究生入學(xué)前檔案。
2、黨團(tuán)檔案：加入黨團(tuán)組織的材料。
3、錄取檔案：研究生復(fù)試情況表、研究生錄取登記表、研究生入學(xué)體檢表、政審表。
4、學(xué)業(yè)檔案：在校期間研究生成績(jī)單、研究生開題報(bào)告、研究生中期考核表、學(xué)位申請(qǐng)與審批材料、畢業(yè)研究生登記表。
5、就業(yè)檔案：畢業(yè)研究生就業(yè)通知書。
6、學(xué)籍檔案：休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)及保留學(xué)籍等學(xué)籍異動(dòng)相關(guān)材料。
7、獎(jiǎng)懲情況材料：研究生在校期間受校級(jí)以上的榮譽(yù)證書復(fù)印件或電子掃描件（加蓋學(xué)院公章）、在研期間所受處分材料和解除處分材料。
第十一條歸檔要求：
1、檔案材料必須是辦理完畢的正式文件材料，材料中凡規(guī)定由組織審查蓋章的，必須加蓋公章，個(gè)人文字材料必須由本人簽字。材料必須真實(shí)、完整、文字清晰，對(duì)象明確，注明單位及時(shí)間。若移交材料不符合歸檔要求，移交部門應(yīng)按檔案管理規(guī)定重新辦理補(bǔ)交。
2、檔案材料應(yīng)使用規(guī)范的辦公用紙，文字須用碳素墨水或黑色中性筆書寫。涉及學(xué)生成績(jī)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等重要內(nèi)容需要更改的，在更改處須簽上經(jīng)辦人姓名并蓋公章。
3、歸檔材料應(yīng)使用原件，特殊情況存入復(fù)印件的，應(yīng)當(dāng)在復(fù)印件上注明原件保管單位并加蓋公章。
第四章檔案查閱與使用
第十二條因工作需要或組織發(fā)展查（借）閱研究生檔案，須攜帶相關(guān)單位出具的介紹信，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得借閱。
第十三條查（借）閱檔案時(shí)應(yīng)做好登記，查（借）閱人須嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案內(nèi)容不得涂改、添注、勾劃等；不得隨意抽取或增加檔案材料；不得損壞檔案材料。外借歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案目錄逐一核對(duì)材料，履行歸還手續(xù)。
第十四條研究生不得查閱本人檔案，不允許研究生在研期間因任何原因自提檔案。
第五章研究生檔案的轉(zhuǎn)遞
第十五條研究生檔案密封要求
1、在檔案密封前，研究生檔案負(fù)責(zé)人應(yīng)再次核對(duì)研究生檔案內(nèi)容，認(rèn)真填寫存根，存根左聯(lián)由學(xué)院自留備查，右聯(lián)放入研究生檔案中。
2、檔案密封時(shí)，需將檔案袋口壓實(shí)不留縫隙；密封后，在密封處加蓋密封專用章。
第十六條研究生的檔案的轉(zhuǎn)遞
1、每學(xué)期學(xué)校授予畢業(yè)生畢業(yè)證書一個(gè)月內(nèi)，研究生院會(huì)通知培養(yǎng)學(xué)院報(bào)送畢業(yè)生在研期間歸檔的所有材料，由研究生院負(fù)責(zé)郵寄研究生檔案。
2、對(duì)已落實(shí)就業(yè)單位并已簽訂就業(yè)協(xié)議書的畢業(yè)研究生檔案按畢業(yè)生《就業(yè)報(bào)到證》上的單位名稱寄送。
3、在規(guī)定的擇業(yè)期內(nèi)未落實(shí)就業(yè)單位的，學(xué)校將其檔案轉(zhuǎn)至戶籍所在地。
4、考取校外博士研究生的碩士研究生，其檔案轉(zhuǎn)至博士研究生錄取院校。
5、申請(qǐng)退學(xué)或開除學(xué)籍的研究生檔案，待學(xué)生本人辦理完離校手續(xù)后，其檔案郵寄該生戶籍所在地。
第十七條研究生院將檔案郵寄單號(hào)公布在研究生院網(wǎng)站上，為畢業(yè)生提供查詢服務(wù)。
第六章檢查監(jiān)督
第十八條研究生院每年定期組織各研究生培養(yǎng)單位進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作檢查，檔案工作人員要熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理紀(jì)律，確保研究生檔案管理工作的有序、規(guī)范進(jìn)行。
第七章附則
第十九條本辦法自公布之日起執(zhí)行，由研究生院負(fù)責(zé)解釋。
研究生會(huì)檔案管理制度2
檔案是研究生會(huì)工作考查的依據(jù)，是研究生會(huì)進(jìn)行調(diào)查研究、掌握材料、決定決策的一個(gè)重要方面。檔案通過(guò)對(duì)研究生會(huì)開展的`各種活動(dòng)提供依據(jù)和參考，記載活動(dòng)方案、成果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，保證研究生會(huì)工作不斷開拓創(chuàng)新，提高水平，豐富內(nèi)容。為加強(qiáng)研究生會(huì)檔案管理工作，特制定本管理制度。
一、活動(dòng)檔案的管理
1.由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行檔案管理，建立、健全、保管研究生會(huì)及各部檔案。
2.每學(xué)期開始各部向辦公室上交學(xué)期工作計(jì)劃。
3.每學(xué)期期末各部向辦公室上交學(xué)期工作總結(jié)。
4.各部舉辦活動(dòng)前,應(yīng)于活動(dòng)前一周將活動(dòng)申請(qǐng)表送交辦公室，由主席團(tuán)審閱批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。
5.各部于活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)將活動(dòng)總結(jié)上交辦公室備案。
6.辦公室應(yīng)注意保存一切具有審閱價(jià)值、參考價(jià)值、歷史價(jià)值、紀(jì)念價(jià)值的相片、文件、資料、實(shí)物等。
二、成員檔案的管理
為使研究生會(huì)內(nèi)部管理趨于科學(xué)化、規(guī)范化，促進(jìn)研究生會(huì)向更高層次發(fā)展，便于研究生會(huì)工作的順利進(jìn)行，研究生會(huì)為成員都建立《成員檔案》，由辦公室統(tǒng)一管理。
1.在成員進(jìn)入研究生會(huì)時(shí)開始填寫《研究生會(huì)成員檔案表》，直至退出研究生會(huì)，最后由辦公室存檔。
2.《研究生會(huì)成員檔案表》將詳細(xì)記錄成員在研究生會(huì)工作期間的工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)罰情況等。
3.《研究生會(huì)成員檔案表》見附錄。
三、《研究生會(huì)成員檔案表》的說(shuō)明
1.“面試結(jié)果”由成員進(jìn)入研究生會(huì)的相關(guān)負(fù)責(zé)人員填寫。
2.個(gè)人詳細(xì)資料（姓名、性別、個(gè)人簡(jiǎn)介等）由成員本人進(jìn)入研究生會(huì)時(shí)填寫。
3.“研究生會(huì)工作經(jīng)歷”一欄每學(xué)期填寫一次。其中“主席團(tuán)意見”分別由主席團(tuán)根據(jù)成員本學(xué)期內(nèi)的表現(xiàn)，并參考成員所在部門負(fù)責(zé)人意見填寫。
4.“獎(jiǎng)勵(lì)與處罰”由主席團(tuán)根據(jù)本人在研究生會(huì)中的具體情況填寫。
5.《成員檔案表》的收發(fā)、整理工作由辦公室負(fù)責(zé)。
研究生會(huì)檔案管理制度3
研究生檔案是研究生教育的重要?dú)v史資料，也是學(xué)校檔案管理的重要組成部分，為了做好研究生檔案的收集、整理、保存、利用等工作，特制定如下管理辦法。
第一條研究生檔案管理由分管研究生教育的院長(zhǎng)負(fù)責(zé)，由研究生教學(xué)秘書負(fù)責(zé)收集、整理和存檔。
第二條研究生檔案的分類及內(nèi)容
一、文件檔案
學(xué)院和研究部下發(fā)的以及本院制定的有關(guān)研究生教育的各種文件、通知。
二、本院導(dǎo)師檔案
導(dǎo)師有關(guān)情況（做成表格，包括年齡、職稱、發(fā)表論文情況、所帶專業(yè)、方向、所帶學(xué)生等基本情況。
三、復(fù)試檔案
復(fù)試人員名單；復(fù)試安排表；復(fù)試原始記錄；復(fù)試成績(jī)。
四、錄取檔案
每年度本院錄取學(xué)生名單及其研究方向。
五、培養(yǎng)方案檔案
本院年度培養(yǎng)方案及規(guī)劃。
六、課表檔案
每學(xué)期各年級(jí)課程表。
七、期中教學(xué)檢查檔案
學(xué)期例會(huì)工作安排及落實(shí)情況；課堂教學(xué)檢查及聽課記錄；研究生工作會(huì)議的原始記錄；學(xué)生座談會(huì)原始記錄；期中教學(xué)檢查總結(jié)。
八、成績(jī)檔案
研究生課程成績(jī)檔案由研究生學(xué)籍成績(jī)記載表、研究生學(xué)籍檔案袋、各門考試課程的試題、答卷本和成績(jī)單組成。
九、教學(xué)實(shí)踐檔案
每個(gè)研究生在校期間《教學(xué)實(shí)踐情況考核表》原件。
十、開題報(bào)告檔案
開題導(dǎo)師和專家名單；開題報(bào)告原始記錄；開題報(bào)告原件。
十一、預(yù)答辯檔案
答辯資格審查通過(guò)學(xué)生名單；預(yù)答辯委員會(huì)名單；答辯安排表；答辯原始記錄；原始評(píng)分及投票記錄。
十二、答辯檔案
答辯委員會(huì)名單；答辯安排表；答辯原始記錄（委員會(huì)成員及記錄者要簽名）原始評(píng)分及投票記錄；學(xué)位論文及答辯成績(jī)表。
十三、畢業(yè)生檔案
個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃；論文評(píng)閱書；開題報(bào)告；論文初稿；修改稿；學(xué)位申請(qǐng)書；總成績(jī)表（研究生部蓋章）；畢業(yè)生畢業(yè)論文的初稿、定稿（各一份）；本院畢業(yè)生名單、獲學(xué)士學(xué)位名單、畢業(yè)證號(hào)及學(xué)位證號(hào)（做成表格、研究生部蓋章）；每屆畢業(yè)生合影。
第三條研究生檔案由研究生教學(xué)秘書負(fù)責(zé)日常管理，其它人不得隨意查閱研究生教育檔案，確需查閱必須經(jīng)分管院長(zhǎng)批準(zhǔn)。
第四條凡需查閱研究生教育檔案的`，應(yīng)在檔案存放地查閱，一般不得帶出檔案存放地或拿回家查閱。
第五條研究生教學(xué)秘書應(yīng)保證檔案的完好，人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)應(yīng)在分管研究生工作的院長(zhǎng)監(jiān)督下做好檔案移交。
研究生會(huì)檔案管理制度4
碩士研究生的檔案，是研究生在校期間學(xué)習(xí)和品行的重要記錄。對(duì)研究生在校期間的檔案進(jìn)行管理是研究生教育的有機(jī)組成部分，也是研究生管理工作水平的重要體現(xiàn)。為使我校研究生的檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》及相關(guān)文件，特制定本暫行辦法。
一、基本原則
（一)凡在研究生教育、教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的'文字、圖表、聲像、電子材料等均屬研究生檔案。
(二）研究生檔案作為反映研究生教育、教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)的原始記錄，是研究生教育管理的重要組成部分。各有關(guān)單位必須充分重視研究生檔案的歸檔和管理工作，實(shí)行教育管理工作與檔案建檔工作同步進(jìn)行。
（三）研究生檔案應(yīng)根據(jù)其在教育、教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)中的形成規(guī)律，本著保持其有機(jī)聯(lián)系和便于利用、檢查的原則進(jìn)行歸檔。原則上同類材料組成一卷。
�。ㄋ模┭芯可鷻n案實(shí)行研究生處、系兩級(jí)管理體制，有關(guān)單位應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)研究生檔案的收集、整理、歸檔工作。
�。ㄎ澹n案材料質(zhì)料根據(jù)實(shí)際情況確定，但原則上應(yīng)存有紙質(zhì)和電子質(zhì)兩種文本。
二、歸檔要求
（一）所有研究生檔案按學(xué)科專業(yè)分類歸檔。
�。ǘ┛荚囋嚲肀４嬷裂芯可厴I(yè)離校后四年。
�。ㄈ┟繉W(xué)期考試結(jié)束后，任課教師須將試卷或課程論文、標(biāo)準(zhǔn)答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)送研究生所在系保存�？荚嚦煽�(jī)單一式兩份，一份交研究生所在系，一份交研究生處培養(yǎng)管理科。
�。ㄋ模└饔嘘P(guān)單位要定期檢查研究生教學(xué)檔案的歸檔和管理情況，對(duì)存在的問(wèn)題要及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)解決。
三、歸檔范圍
�。ㄒ唬┭芯可庁�(fù)責(zé)歸檔保管的研究生檔案
1．綜合類
�。�1）全校研究生基本情況表；
�。�2）學(xué)校和上級(jí)部門關(guān)于研究生教學(xué)管理工作的規(guī)章制度、質(zhì)量評(píng)估、通知、文件、記錄、總結(jié)等相關(guān)材料；
�。�3）研究生入學(xué)以前的檔案材料；
�。�4）研究生報(bào)考材料；
�。�5）全校研究生課程選用教材及必要的配套教材樣書；
�。�6）研究生畢業(yè)登記表
�。�7）畢業(yè)體檢表；
�。�8）其他需要?dú)w入研究生個(gè)人檔案的材料。
2.培養(yǎng)類
�。�1）學(xué)校關(guān)于制定研究生培養(yǎng)方案和教學(xué)計(jì)劃的原則及要求，各學(xué)科專業(yè)的研究生培養(yǎng)方案和教學(xué)計(jì)劃；
�。�2）全校研究生培養(yǎng)計(jì)劃完成情況審核表。
（3）研究生學(xué)籍表
�。�4）全校研究生課程安排表；
�。�5）全校研究生課程考試安排表。
�。�6）全校研究生課程學(xué)習(xí)成績(jī)單；
�。�7）全校研究生授課教師、指導(dǎo)教師師（含外聘）簡(jiǎn)介表；
（8）全校研究生實(shí)踐基地（合作育人單位）分專業(yè)簡(jiǎn)介表；
（9）全校研究生獲獎(jiǎng)證書復(fù)印件；
（10）全校研究生教育教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控材料。
3.學(xué)位類
（1）全校研究生學(xué)位論文成績(jī)表；
（2）全校研究生學(xué)位論文（含電子文本）；
（2）全校研究生學(xué)位申請(qǐng)書及有關(guān)材料。
（二）各碩士點(diǎn)單位（系部）負(fù)責(zé)歸檔保管的研究生檔案
1.綜合類
�。�1）本學(xué)科專業(yè)研究生基本情況表；
�。�2）黨員或團(tuán)員的組織材料；
�。�3）本學(xué)科專業(yè)研究生教育管理工作會(huì)議記錄；
�。�4）本學(xué)科專業(yè)研究生教學(xué)質(zhì)量自評(píng)材料；
�。�5）反映本學(xué)科專業(yè)課程改革與建設(shè)及管理的典型性經(jīng)驗(yàn)總結(jié)材料、教學(xué)研究論文、獲獎(jiǎng)材料復(fù)印件；
�。�6）本學(xué)科專業(yè)研究生在校期間科研成果統(tǒng)計(jì)表及成果復(fù)印件、證明材料等；
�。�7）本學(xué)科專業(yè)優(yōu)秀研究生教學(xué)成果獎(jiǎng)勵(lì)證書復(fù)印件；
�。�8）其他需要?dú)w入研究生個(gè)人檔案的材料。
2.培養(yǎng)類
�。�1）本學(xué)科專業(yè)研究生培養(yǎng)方案和教學(xué)計(jì)劃；
�。�2）本學(xué)科專業(yè)研究生培養(yǎng)計(jì)劃完成情況審核表；
�。�3）本學(xué)科專業(yè)研究生教學(xué)任務(wù)書和課程安排表；
�。�4）本學(xué)科專業(yè)研究生課程教學(xué)大綱；
�。�5）本學(xué)科專業(yè)研究生課程考試成績(jī)登記表；
�。�6）本學(xué)科專業(yè)研究生課程考試試題樣卷、標(biāo)準(zhǔn)答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)；
�。�7）本學(xué)科專業(yè)研究生課程考試試卷和課程論文；
�。�8）本學(xué)科專業(yè)研究生課程檢查材料、聽課記錄及質(zhì)量測(cè)評(píng)結(jié)果；
�。�9）本學(xué)科專業(yè)研究生個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃表；
�。�10）本學(xué)科專業(yè)研究生課程學(xué)習(xí)成績(jī)單；
（11）本學(xué)科專業(yè)研究生教學(xué)實(shí)踐考核表；
（12）本學(xué)科專業(yè)研究生社會(huì)調(diào)查考核表；
�。�13）本學(xué)科專業(yè)研究生學(xué)術(shù)活動(dòng)考核表。
3.學(xué)位類
�。�1）本學(xué)科專業(yè)研究生學(xué)位論文開題報(bào)告書；
�。�2）本學(xué)科專業(yè)研究生學(xué)位論文中期考核表；
�。�3）本學(xué)科專業(yè)研究生學(xué)位論文答辯與評(píng)審材料；
（4）本學(xué)科專業(yè)學(xué)位論文成績(jī)一覽表；
（5）本學(xué)科專業(yè)學(xué)位論文（含電子文本）。
四、研究生檔案的接收
（一）研究生錄取名單確定后，研究生處即向考生發(fā)出調(diào)檔函，調(diào)檔函應(yīng)直接寄發(fā)給考生本人。
�。ǘ┟磕晷律�9月入學(xué)后，研究生處對(duì)接收的研究生新生檔案進(jìn)行整理，并在9下旬分送各碩士點(diǎn)系部核查，各碩士點(diǎn)系部在10月上旬送到研究生處。
�。ㄈ┭芯可趯W(xué)期間的個(gè)人檔案，應(yīng)以系部為單位，分專業(yè)進(jìn)行管理。已整理完畢的研究生檔案用研究生處專用檔案盒裝好，并標(biāo)明檔案編號(hào)、所屬系部、專業(yè)、姓名，分類放入檔案柜中。
五、研究生檔案轉(zhuǎn)移
�。ㄒ唬┭芯可趯W(xué)期間，如有重大變動(dòng)（如轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、開除、出國(guó)、身故等），其檔案應(yīng)及時(shí)按有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)移或處理。
�。ǘ┭芯可厴I(yè)前半個(gè)月，各系部必須將研究生的檔案材料按專業(yè)分類并按順序整理裝袋，送交研究生處。研究生畢業(yè)離校2周內(nèi)，研究生處將整理裝封好的檔案材料按照《合肥學(xué)院研究生檔案材料目錄》進(jìn)行登記，完成研究生檔案的整理工作。
（三）畢業(yè)研究生檔案的寄送
1.畢業(yè)研究生離校，其個(gè)人檔案由研究生處按就業(yè)協(xié)議或調(diào)檔函所列地址，在畢業(yè)離校后2周內(nèi)以機(jī)要通信（或特快專遞）方式寄出。
2.畢業(yè)研究生未能按規(guī)定時(shí)間找到就業(yè)單位可以辦理暫緩就業(yè)，暫緩就業(yè)期間，根據(jù)本人申請(qǐng)并簽訂檔案代管協(xié)議，其個(gè)人檔案仍由研究生處保管，保管期限原則上為2年。
3.轉(zhuǎn)移畢業(yè)生檔案，應(yīng)通過(guò)機(jī)要通信途徑或派專人呈送，不得讓畢業(yè)生個(gè)人攜帶。
4.轉(zhuǎn)遞畢業(yè)研究生檔案，必須進(jìn)行登記，轉(zhuǎn)遞時(shí)應(yīng)附上檔案回執(zhí)，并要求接受單位收到檔案后寄回回執(zhí)。
六、研究生檔案的借閱
�。ㄒ唬┭芯可鷤�(gè)人不得借閱本人檔案。各系部查閱研究生檔案必須由所在系部研究生主管領(lǐng)導(dǎo)、研究生工作辦公室負(fù)責(zé)人查閱。檔案只能在檔案室內(nèi)借閱，無(wú)特殊原因，不得帶出檔案室。
（二）查閱檔案的單位或個(gè)人未經(jīng)同意不得擅自摘抄或復(fù)印檔案材料，確因需要從檔案中取證的，必須經(jīng)研究生檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能復(fù)制。
�。ㄈ└飨挡恐荒懿殚啽鞠挡康难芯可鷻n案。其它單位查閱研究生檔案，應(yīng)持相關(guān)單位介紹信，經(jīng)研究生檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。
（四）查閱檔案必須遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料；查閱者不得泄露或擅自對(duì)外公布檔案內(nèi)容，對(duì)違犯規(guī)定者，將視情節(jié)輕重，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》給予處罰。
（五）各系部應(yīng)盡量集中時(shí)間查閱研究生檔案。如有特殊情況需查研究生檔案，需提前預(yù)約并經(jīng)研究生檔案管理負(fù)責(zé)人同意。新生檔案在整理入檔完畢后對(duì)外開放。
�。┭芯可趯W(xué)期間如有單位借用研究生檔案材料，必須履行檔案借出和歸還登記手續(xù)。
七、附則
�。ㄒ唬┍巨k法由研究生處負(fù)責(zé)解釋。
�。ǘ┍巨k法自20xx級(jí)研究生入學(xué)后開始試行。
研究生會(huì)檔案管理制度5
第一章總則
第一條為適應(yīng)我校研究生教育綜合改革的需要，實(shí)現(xiàn)研究生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化，根據(jù)國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本辦法。
第二條研究生檔案是記錄和反映研究生個(gè)人經(jīng)歷的重要文字材料，是考察研究生本人學(xué)習(xí)、工作、生活和成長(zhǎng)情況的重要依據(jù)，研究生檔案管理是研究生教育和管理工作的重要組成部分。
第三條研究生院（研究生工作部）負(fù)責(zé)研究生檔案管理工作的指導(dǎo)監(jiān)督，各研究生培養(yǎng)單位負(fù)責(zé)研究生檔案的保存管理。
第二章擬錄取考生檔案的審核和整理
第四條擬錄取考生的檔案由研究生院（研究生工作部）負(fù)責(zé)簽收，根據(jù)研究生招生辦公室提供的擬錄取名單，按照考生所屬研究生培養(yǎng)單位和專業(yè)進(jìn)行分類整理。并于每年九月下旬移交至研究生培養(yǎng)單位。
第五條研究生檔案材料移交時(shí)，須填寫研究生院（研究生工作部）統(tǒng)一印制的《檔案移交登記單》，一式兩份，由交接雙方確認(rèn)核對(duì)后簽字，各執(zhí)一份。
第六條各研究生培養(yǎng)單位負(fù)責(zé)對(duì)擬錄取考生檔案進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括：
1.報(bào)考研究生前各個(gè)學(xué)習(xí)和工作階段的檔案材料是否齊全；
2.最后學(xué)歷與報(bào)考學(xué)歷是否一致；
3.相關(guān)黨團(tuán)材料是否齊全。
第七條各研究生培養(yǎng)單位須將擬錄取考生檔案審核情況反饋給研究生院（研究生工作部），審核不合格的考生檔案由研究生招生辦公室退回考生原單位，材料不齊全的要求考生補(bǔ)齊。
第八條審核合格的擬錄取考生檔案作為研究生入學(xué)前檔案材料，由所屬研究生培養(yǎng)單位負(fù)責(zé)管理和保存。
第三章研究生在校期間相關(guān)材料歸檔
第九條研究生檔案材料包括入學(xué)前檔案和在校期間歸檔的材料，研究生在校學(xué)習(xí)期間應(yīng)歸檔的材料包括以下內(nèi)容：
1.碩士研究生歸檔材料：黨、團(tuán)組織相關(guān)材料；攻讀碩士研究生入學(xué)登記表；碩士研究生登記表；成績(jī)單；授予學(xué)位證明書；畢業(yè)研究生登記表；就業(yè)通知書；入學(xué)體檢表；學(xué)籍異動(dòng)材料；推免生材料；獎(jiǎng)懲材料以及其它具有保存價(jià)值、應(yīng)予歸檔的研究生個(gè)人材料。
2.博士研究生歸檔材料：報(bào)考攻讀博士學(xué)位研究生登記表等考務(wù)檔案材料；博士研究生登記表；授予學(xué)位證明書；畢業(yè)研究生登記表；成績(jī)單；入學(xué)體檢表；學(xué)籍異動(dòng)材料；獎(jiǎng)懲材料以及其它具有保存價(jià)值、應(yīng)予歸檔的研究生個(gè)人材料；非定向博士研究生還應(yīng)包括就業(yè)通知書。
第十條研究生檔案材料歸檔的有關(guān)要求：
1.每份檔案袋上要列出研究生歸檔材料的具體目錄，詳細(xì)記載歸檔的主要材料。
2.研究生歸檔材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，完整清晰，凡規(guī)定由組織審查蓋章的，應(yīng)當(dāng)加蓋公章，規(guī)定由本人的簽字須由本人簽字。
3.檔案材料須用藍(lán)黑鋼筆或簽字筆填寫，嚴(yán)禁涂改、修補(bǔ)和其它技術(shù)處理。
第四章研究生檔案的查閱與使用
第十一條校外有關(guān)單位和個(gè)人因工作需要查閱研究生檔案的，應(yīng)當(dāng)由2人以上持單位組織、人事部門或公安、保衛(wèi)部門的.介紹信，出具有關(guān)身份證明，說(shuō)明查閱內(nèi)容及目的，方可在檔案管理人員在場(chǎng)的情況下查閱檔案，并按規(guī)定予以登記。
第十二條研究生檔案一般不予借閱，確因工作需要必須借閱的，應(yīng)當(dāng)由借閱單位出具證明，填寫《研究生檔案借閱審批表》，經(jīng)各培養(yǎng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。
第十三條研究生檔案借閱時(shí)間不得超過(guò)7天，若情況特殊需延期的，應(yīng)補(bǔ)辦借閱手續(xù)。外借檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案目錄核對(duì)材料，履行歸還手續(xù)。
第十四條查（借）閱研究生檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不得涂改、勾畫、標(biāo)記、抽出、撤換、銷毀檔案材料。未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自摘記、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。
第十五條研究生本人不得查閱個(gè)人檔案。確有極特殊原因需要復(fù)制本人相關(guān)檔案材料的，須由研究生本人提交書面申請(qǐng)，說(shuō)明需要何種證明材料和使用目的，經(jīng)各培養(yǎng)單位研究生檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按規(guī)定辦理。
第五章研究生檔案的轉(zhuǎn)遞
第十六條研究生畢業(yè)后，由各培養(yǎng)單位按照研究生院（研究生工作部）關(guān)于畢業(yè)生檔案封裝要求進(jìn)行整理、封存，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交給研究生院（研究生工作部），由研究生院（研究生工作部）通過(guò)中國(guó)郵政進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。
第十七條畢業(yè)派遣研究生檔案的轉(zhuǎn)遞依據(jù)為就業(yè)通知書；升學(xué)研究生檔案轉(zhuǎn)遞依據(jù)為錄取通知書或調(diào)檔函；在職研究生檔案的轉(zhuǎn)遞依據(jù)為其單位所開具的調(diào)檔函。
第十八條畢業(yè)研究生檔案若因特殊情況需個(gè)人提取的，須提供檔案接收單位調(diào)檔介紹信和提檔人有效身份證件。
第十九條在畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞完成3個(gè)工作日后，研究生院（研究生工作部）將檔案轉(zhuǎn)遞去向在研究生院網(wǎng)站學(xué)生管理欄目的最新動(dòng)態(tài)進(jìn)行公布，為畢業(yè)研究生提供查詢服務(wù)。
第二十條結(jié)業(yè)、肄業(yè)和中途退學(xué)的研究生檔案，各培養(yǎng)單位根據(jù)接收單位出具的接收證明材料報(bào)研究生院（研究生工作部），由研究生院（研究生工作部）統(tǒng)一進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。
第六章研究生檔案管理的檢查監(jiān)督
第二十一條研究生院（研究生工作部）要對(duì)各研究生培養(yǎng)單位研究生檔案管理工作進(jìn)行不定期檢查，確保研究生檔案管理工作的有序進(jìn)行。
第二十二條研究生檔案管理的相關(guān)工作人員要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理紀(jì)律，確保研究生檔案的連續(xù)、完整與安全。
第七章附則
第二十三條本辦法自公布之日起執(zhí)行，本辦法由研究生院（研究生工作部）負(fù)責(zé)解釋。
第二十四條本辦法自公布之日起，《東北財(cái)經(jīng)大學(xué)研究生檔案管理辦法》（東北財(cái)大研究生研發(fā)[2012]13號(hào)）同時(shí)廢止。
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