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機關公文基本知識

時間:2024-07-20 15:36:37 秘書工作 我要投稿
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機關公文基本知識

一、含義

公文,即公務文書的簡稱,屬于應用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文,是指黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位為處理公務而形成的文字材料。狹義的公文,是指黨政機關處理公務時所使用的公文。

機關公文基本知識

二、分類

公文作為傳達和貫徹黨和國家的方針政策、聯(lián)系和處理各級機關公務的工具,體現(xiàn)著組織的意志,表達著組織的主張,顯現(xiàn)著組織活動的行為目的。因此,公文的種類和體式取決于公文的性質和公務活動的內容與方式。不同的文種反映著公文不同的內容與作用。各機關在擬制公文時,必須從實際需要出發(fā),根據(jù)本機關的職權范圍、所處地位與發(fā)文目的,正確使用文種。

公文按其行文方向,可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級機關向上級機關報送的公文,如請示、報告等。下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文,如決定、指示、公告、通知、通知、通報等。平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文,如函等。通知、公文紀要有時也可作為平行文。

公文按其時限要求,可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。公文內容有時限要求,需迅速傳遞辦理的,稱緊急公文。緊急文件可分為特急和急件兩種,緊急公文應隨到隨辦,時限要求越高,傳遞、辦理的速度也就要求越快,但要“快中求準”。隨著社會的發(fā)展,對公文的時效要求越來越高,即使常規(guī)公文,也應隨到隨辦,以提高辦文效率。

公文按其機密程度,可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。絕密、機密、秘密公文又稱保密文件,是指內容涉及黨和國家的機密,需要控制知密范圍和知密對象的文件。文件的密級越高,傳達、閱辦、保管的要求也越嚴。

根據(jù)國務院辦公廳1993年修訂發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定,公文種類主要包括:命令(令)、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。

三、公文的行文關系

(1)行文關系,是各級黨政機關、各個部門和單位之間的組織關系和業(yè)務關系在公文運行中的體現(xiàn)。機關部門、單位之間的相互關系,一般可分為同一系統(tǒng)上下級之間的相互隸屬關系,同一系統(tǒng)的平級機關之間以及同一機關各部門之間的平行關系,不同系統(tǒng)的機關、部門之間不相隸屬關系。行文關系是根據(jù)行文單位各處的隸屬關系和職權范圍確定的。

(2)建立正確的行文關系,遵守必要的行文規(guī)則,有助于機關、部門、單位維護正常的領導和管理,避免行文混亂,防止“公文旅行”,克服文牘主義,提高工作效率。一定的行文關系,規(guī)定和約束了公文按照一定的方向運行,通稱為行文方向。行文方向是行文關系的反映。行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中,根據(jù)組織關系和工作需要,可以采取逐級、多級、越級、直達、直接等不同的行文方式。

(3)遵照以下規(guī)則:按照職權范圍行文、按隸屬關系行文、一般應當逐級行文等。

(4)行文其他注意事項:主送與抄送應準確得當;一般應一文一事;準確把握聯(lián)合行文規(guī)定、公布公文如不另行文,應在公布時注明。

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