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申報(bào)材料等文檔撰寫規(guī)范
郵箱里收到全系幾十份優(yōu)秀團(tuán)員（團(tuán)干）申報(bào)材料，材料名稱多數(shù)皆為：“個(gè)人事跡”、“優(yōu)秀團(tuán)員申報(bào)表”，部分郵件從標(biāo)題到正文，看不出是哪個(gè)班級的哪個(gè)同學(xué)發(fā)來的。更有甚者，直接在郵件正文里寫個(gè)人事跡，沒有合理的分段，沒有排版，郵件標(biāo)題：無主題……這些都是優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀團(tuán)干啊，不是初次接觸電腦，初次給人發(fā)郵件吧……我的承受能力經(jīng)受無數(shù)次的考驗(yàn)。冷靜，深呼吸……
煩躁之余，列個(gè)此類材料撰寫的一般要求吧，希望能起到“格式刷”的作用。
申報(bào)材料撰寫的基本要求：
1、材料應(yīng)有標(biāo)題，可以設(shè)主、副標(biāo)題，格式居中。標(biāo)題一般可采用黑體，主標(biāo)題字號略大，可用三號，副標(biāo)題略小一些�？梢愿鶕�(jù)字?jǐn)?shù)多少和版面布局作適當(dāng)調(diào)整。
標(biāo)題樣例：張三同學(xué)“優(yōu)秀團(tuán)干部”申報(bào)材料；因?yàn)楦冻�，所以快樂—�?9新聞本1李四“雷鋒獎”申報(bào)材料；……諸如此類。
2、正文要求：宋體，小四，1.5倍行距，段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符。也可根據(jù)字?jǐn)?shù)和版面需要，作適當(dāng)調(diào)整。
3、標(biāo)點(diǎn)符號應(yīng)為中文（全角）狀態(tài)下輸入，如“、，。《》——……”而非英文半角狀態(tài)，如,.\"" 省略號不能打成。。。。。
4、規(guī)范書寫數(shù)字，正確區(qū)分使用漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的情況。同一詞匯在同一篇文檔中書寫應(yīng)統(tǒng)一，根據(jù)我校文檔樣式，年級和班級一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字，例如：09新聞本科1班，填表時(shí)，“年級”欄一般寫“09（級）”，而不寫“大一”。年份一般應(yīng)寫完整，如2012年，不要簡寫成12年。
5、評優(yōu)評先的申報(bào)材料一般使用第三人稱寫，正文語言不應(yīng)過于口語化。如果是要求提交個(gè)人小結(jié)、自薦材料，則用第一人稱。
6、申報(bào)材料一般采用“總—分—總”布局，正文部分首先簡要介紹姓名、年級專業(yè)班級、擔(dān)任職務(wù)等基本信息。
7、先進(jìn)事跡、個(gè)人小結(jié)等文檔采用word程序撰寫（后綴.doc），而非記事本（.txt），按照規(guī)范對文字、段落等進(jìn)行排版。
8、如果是從網(wǎng)上下載的表格（模板），填寫完個(gè)人信息后，保存時(shí)文檔應(yīng)重命名，可以按“班級-姓名-申報(bào)項(xiàng)目”格式命名，如“09新聞本1-張三-優(yōu)秀團(tuán)員申報(bào)材料”。文件名中應(yīng)包含個(gè)人信息，以區(qū)別于他人，從而便于接收方快捷地處理附件。
9、如是發(fā)送郵件，應(yīng)將文檔以附件發(fā)送，而非在郵件正文中直接撰寫申報(bào)材料。
10、曾獲榮譽(yù)填寫樣例，僅供參考：
2012年9月 獲 上海建橋?qū)W院 軍訓(xùn)“優(yōu)秀學(xué)員”稱號
2012—2012學(xué)年 獲 文化傳播系 “優(yōu)秀學(xué)生干部”稱號
2012年度獲 �！昂霌P(yáng)雷鋒精神優(yōu)秀學(xué)生”銅質(zhì)獎?wù)?/p>
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