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如何優(yōu)雅地拒絕你不想?yún)⒓拥臅h？
它出現(xiàn)在你的信箱了：有人邀請你參加一個你真的不想?yún)⒓拥臅h。這也許是因?yàn)樗鼣D占了你的日程表中所剩不多的一個空檔。又或者你在這個時段已經(jīng)有約，而你必須決定要拒絕它們中的一個。不管是什么理由，有時候你真的必須拒絕參加會議的邀請。
怎么決定應(yīng)該拒絕參加會議?
你的第一個挑戰(zhàn)，就是決定應(yīng)該拒絕哪一些會議。此時加入些許的紀(jì)律，將會有長遠(yuǎn)的效益。你要建立一套標(biāo)準(zhǔn)，幫助你決定是否參加會議，并且要堅持你的標(biāo)準(zhǔn)。
評估這次會議的價值
首先，評估這次會議的價值。這次會議是否涉及了某些又重要，又及時，又值得的事項(xiàng)?它是否目的和議程都明確，讓它能夠成功?是否有什么背景資料能夠提前提供給參與者?適當(dāng)?shù)娜耸欠癖谎�，讓會議能夠取得有意義的進(jìn)展?如果邀請函上并沒明確標(biāo)示這次會議的價值，那么你在決定是否參加之前，先以一些開放式的問題回應(yīng)：
“可否提供關(guān)于議程的其它信息?”
“我們在這個問題上正處于決策過程的哪個階段?”
“我應(yīng)該如何為這次討論做準(zhǔn)備?”
確定你是不是參加會議的正確人選
如果這次會議很明顯是值得的話，你的下一道問題，就是你是不是參加會議的正確人選。 這些課題是不是在你的崗位的管轄之內(nèi)?你是否具有相關(guān)的專門知識來參與這次談話?對于這次會議所要做的決定，你是否資歷太高或是資歷不足?如果你在質(zhì)疑你被邀請的原因，就要向會議的主辦人溝通，才來回應(yīng)：
你想要我在這次會議中做出什么貢獻(xiàn)?
我的部門還有誰會參加?
我將會代表什么人?
決定這次會議是不是你此時的優(yōu)先考量
最后，如果你相信這次會議將會有價值，而你又能為其中的討論做出貢獻(xiàn)，你就要決定這次會議是不是你此時的優(yōu)先考量。這次會議對你的職責(zé)有多重要?這個問題在你當(dāng)前的其它職責(zé)當(dāng)中處于什么位置?你的貢獻(xiàn)將會有多獨(dú)特?你的位置是否有更好的替代人選?
要是你不能符合以上三則標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中的任何一則，那么，你就可以拒絕參加會議，但是你得謹(jǐn)慎行事。
如何優(yōu)雅地拒絕?
即使你不參加她的會議，你還是要讓她感到你有團(tuán)隊(duì)精神，而且也能積極地做出貢獻(xiàn)。以下有幾個選擇可以參考：
我是否能夠完全阻止這次會議?
要是你相信這次會議無法取得成功，從而違反了第一個標(biāo)準(zhǔn)，你就要花些時間與主辦人討論你的顧慮。那個人可能會駁斥你的話語，但是你也有可能引發(fā)以下兩個正面結(jié)果的其中一個：這次會議要么能夠得到更好的定位，要么被取消了。你可以試試以下的其中一個做法：
“依照我們今年的優(yōu)先事項(xiàng)，這是一個很有趣的話題。我不敢肯定我們準(zhǔn)備好有效地討論這個話題。我們可不可以先將這次會議延后，讓工作團(tuán)隊(duì)取得多一點(diǎn)的進(jìn)展，才來進(jìn)行會議?”
“我很期待針對這一個課題做一些決定。按照會議的邀請函，生產(chǎn)部看起來沒有參與這次會議。我想等到生產(chǎn)部的人愿意參與，要不然，我們就無法做出任何決定�！�
“根據(jù)邀請函上的信息，這次會議似乎只是為了提供資料。我們是否可以發(fā)出一篇概要，而不是舉行會議?”
我能推薦另一個人嗎?
如果這次會議很重要，卻因?yàn)槟悴皇沁@個任務(wù)的正確人選，從而違反了第二個標(biāo)準(zhǔn)，那么你可以試著推薦另一個人。記得要花些心思找出正確人選，這樣才不會讓你看起來是在推卸責(zé)任。你可以試著提出這些選擇：
“你對我的看法有興趣，我實(shí)在榮幸。我不相信自己最有資格討論這個課題。我查了一下，發(fā)現(xiàn) Pat 似乎會有相關(guān)的背景。你會介意邀請 Pat 而不邀請我嗎?”
“這是一項(xiàng)決策的會議，因此，我認(rèn)為我們的團(tuán)隊(duì)由我的經(jīng)理來代表，較為合適�！�
“謝謝你邀請我參加這次會議。我認(rèn)為我在這個時候沒有必要參加這次會議。如果可以的話，我想提名 Jose 作為我的代表。”
我能預(yù)先作出貢獻(xiàn)嗎?
如果這次會議違反了第三個標(biāo)準(zhǔn)(你認(rèn)為這個課題很重要，而你又可以加入獨(dú)特的價值，但是你的日程和優(yōu)先事項(xiàng)無法容納這次會議)，你就有了機(jī)會預(yù)先作出貢獻(xiàn)。先花幾分鐘整理一些筆記，再向主席或者一位合適的參與者做個簡報。這么做比起參加整個會議更有效率。你可以對主辦人這么回應(yīng)：
“這將會是一場重要的討論。我雖然不能參加，但是我會找一些時間來分享我的想法，讓你能夠在討論的時候提出來。”
“我很抱歉不能參加這次會議。要是我提前幫你做準(zhǔn)備的話，不知道你能不能在會議上發(fā)表我的想法?”
我能參加會議的一部分嗎?
要是議程上的至少一個事項(xiàng)符合了你的三個標(biāo)準(zhǔn)，但其它事項(xiàng)卻違反了至少一個標(biāo)準(zhǔn)，那么你可能可以選擇只參加會議的一部分。你可以用以下的其中一個說法回應(yīng)：
“謝謝你的邀請。參與品牌重塑的討論對我來說非常重要。我目前還有其它的一些優(yōu)先考量，因此，這個事項(xiàng)完畢之后，我就得失陪了�！�
“我們能不能將品牌重塑的討論移到議程上的第一個事項(xiàng)?我無法參加整個會議，但是我很想針對那個事項(xiàng)作出貢獻(xiàn)�！�
不管你做出什么選擇，你是在試著做三件事。第一，為人們標(biāo)榜出你在刻意地使用時間。第二，分享你不參與會議的原因，讓會議主辦人能夠了解。第三，嘗試去達(dá)到主辦人的需求，盡管你采用的方式和他們所預(yù)期的方式不同。
這一開始可能會是一種文化沖擊，但是那些一周內(nèi)參加35小時的會議，忙得不可開交的人，很快就會佩服你的紀(jì)律。你只要記得，當(dāng)你發(fā)出邀請函的時候，也要向拒絕你的邀請的人表現(xiàn)同樣的禮貌!
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