進出口貿易公司內部控制中存在的問題及對策

摘要:隨著經濟全球化對各行各業(yè)帶來的影響,貿易也呈現一體化的趨勢,對加快國民經濟健康、迅速、持續(xù)的發(fā)展意義重大。但是,我國進出口公司相應的內部控制卻還處于起步階段,在很大程度上制約了企業(yè)發(fā)展。本文闡述了內部控制的內涵,分析了進出口貿易公司內部控制中存在的問題,提出了完善進出口公司內部控制之對策。 　　 關鍵詞:進出口貿易;內部控制;風險控制;內部審計 　　 　　 隨著社會經濟迅猛發(fā)展,為了使自身仍然能夠在競爭日益激烈的市場環(huán)境下立于不敗之地,企業(yè)實施內部控制是必由之路。內控制度逐漸變成對一個企業(yè)的業(yè)務活動、經營活動成敗與否的衡量準則。企業(yè)出現的不合法經營、會計信息偏離事實以及經營失敗等現象很大一部分原因都是因為缺乏內控機制或者內控機制未能發(fā)揮其應有的效能。由于進出口公司也不例外,因此,對進出口公司內控機制進行研究,發(fā)現其存在的不足并且提出改進策略具有深遠而重要的意義。 　　 一、內部控制的內涵 　　 企業(yè)內部控制即企業(yè)自身為了確保業(yè)務以及經營活動行之有效以及資產的完整性以及安全性,及時發(fā)現、防止或者糾正舞弊以及錯誤,力保會計信息完整性、合法性以及真實性而有針對性的在企業(yè)內部所制定并且執(zhí)行的一系列程序、措施以及政策。內部控制最重要的目標即將虛假會計信息降到最低水平,確保資產得以完整以及安全,內控之基本目標是盡其所能幫助企業(yè)實現其經營目標。公司治理旨在確保公司按照正常軌道高效運行,防止經理或者董事等代理人對股東利益造成損害。公司只有使治理制度不斷完善,才能夠為企業(yè)實現其目標提供有力保障。構成一個完整的內控機制的要素應當和管理者對企業(yè)所采取的運營方式緊密相聯,并且和管理過程息息相關,具體來說,包括控制活動、內部監(jiān)督、風險評估、控制環(huán)境、信息以及溝通。實施內控的基本途徑為:預算控制、成本控制、審計控制、實物控制、風險控制、授權批準以及組織規(guī)劃控制等。 　　 二、進出口貿易公司內部控制中存在的問題 　　 (1)內部控制機制不夠完善 　　 進出口貿易公司所制定的內控制度能夠對財務以及進出口業(yè)務環(huán)節(jié)里特別摘要的控制環(huán)節(jié)進行有效控制,在公司運行、經營以及發(fā)展中起著十分重要的作用。但是,由于思想上并未對內部控制有足夠的認識,使得內控機制還不夠健全,某些操作仍然沿襲著以往的習慣做法,并未形成有條理、有系統的規(guī)章制度,缺乏固定的、科學的流程。而各種制度以及條例是使內控機制得以落實的根本保障,如果制度自身就不夠完善、科學、可行,內控機制就僅僅是一紙公文,成為擺設而無法發(fā)揮內控的實效,這對企業(yè)長足發(fā)展以及日臻完善無疑是一種障礙。 　　 (2)內控觀念較為淡薄 　　 由于會計業(yè)務不斷發(fā)展,為了在市場經濟浪潮中得以穩(wěn)步發(fā)展,有力預防金融風險,我國陸續(xù)出臺了一系列會計制度。但是有些進出口公司會計人員卻缺乏必要的法律意識,業(yè)務操作并未遵循應有的規(guī)則,缺乏責任感以及事業(yè)心,輕易相信他人,認為同事之間應當相互信任以至于不講原則,將自己業(yè)務上對應的各種密碼以及口令等都全部告知他人,相互之間都對彼此的業(yè)務以及公司財務狀況了如指掌,使得內控機制的建立與對應的考核之間相互脫節(jié);更有甚者使得內控機制僅僅停留在紙面上,并未真正貫徹執(zhí)行,形同虛設,有令不禁以及有章不循現象較為嚴重;少部分公司更是忽視內部控制,并未建立對應的機制,使得業(yè)務流程無章可循,具有較大的隨意性。此外,有些公司管理者也缺乏必要的內控意識,這樣就使的公司所建立起來的內控制度并不嚴格,并未形成一種良好的公司內控的氛圍。上述種種情況都可能使公司面臨不同程度的風險。 　　 (3)對業(yè)務流程缺乏有效控制 　　 進出口貿易公司對應的業(yè)務流程主要涵蓋進出口前相應的準備、對進出口合同進行商討、報驗以及備貨、信用證的改正、審證以及催證、租船訂倉、辦理報關以及保險、議付等一系列環(huán)節(jié)。但是就目前而言,我國大多數進出口貿易公司并未針對上述流程制定相應的內控規(guī)則,難以對這些流程進行有效、準確的控制,不僅不利于交易順利完成,使經營目標難以按照預期實現;甚至可能給對方可乘之機,利用對方國家嚴苛的法規(guī)條文造成貿易壁壘,抑或提出某些不合理要求,致使我方蒙受大額賠償損失。進出口貿易公司相應的業(yè)務流程控制不力主要體現在以下方面。 　　 第一,單證管理較為薄弱。單證管理決定了索賠、議付以及進出口合同相應的履行方式等環(huán)節(jié)能否順利實施,是公司對應的進出口流程中至關重要的一個環(huán)節(jié)。但是當前很多公司對單證管理并不嚴格而且非常松懈,較為普遍的存在著傳遞不快、職責不明、報關不嚴、流程不暢、處置不當等問題,造成業(yè)務流程缺乏應有的控制,給進出口貿易造成了巨大風險。 　　 第二,業(yè)務人員全程包辦整個流程。進出口業(yè)務自身對應的整個流程和那些制造業(yè)有所區(qū)別,制造業(yè)各個環(huán)節(jié)分別對應著各自的操作人員,而進出口業(yè)務往往是將所有業(yè)務以及整個流程全部交由相關人員,這些包辦行為使得公司流程、訂單、客戶等資源載體日益呈現出個人化特征,使得公司不得不過分依賴業(yè)務人員,而缺乏對業(yè)務流程應有的約束以及控制。 　　 第三,對國際結算方式缺乏嚴格的控制。進出口貿易中,國際上常見的結算方式為銀行保函、匯款、備用信用證、信用證以及托收等,而信用證為舉足輕重的方式,由改證、審證以及催證等環(huán)節(jié)組成。但是,很多公司并未對上述環(huán)節(jié)實施嚴格控制,因此難以覺察訂立信用證過程中對方設置的某些陷阱條款以及軟條款,使進出口公司時常蒙受信用證欺詐帶來的損失。 　　 (4)風險控制缺失 　　 很多進出口公司對風險缺乏有效管理以及控制,表現為風險信息滯后、分散、缺失,風險決策的方法以及機制落后,且交易決策具有較大的盲目性以及隨意性,缺乏科學、積極、可行、有效的規(guī)避風險對應的措施,財務、經營等部門之間互相沖突、互相脫節(jié)。因為管理措施滯后以及管理手段落后,使不少公司遭受了不必要的風險損失。 　　 三、強化進出口公司內部控制的對策 　　 (1)強化內部審計工作 　　 在公司各級工作人員中,審計人員對內控占有特殊而又至關重要的地位。公司內部審計作為內控機制的組成部分,發(fā)揮著對內控機制其他環(huán)節(jié)進行監(jiān)控之重要作用�，F代公司管理中,內部審計者肩負著新的使命以及職責。所以,審計部門對應的工作不再僅限于監(jiān)督公司內控是否得以落實,同時還應當協助組織經營軟控制環(huán)境,協助內控機制設計。管理者應當營造一種積極、健康的組織文化,促使員工在業(yè)務活動中自覺向職業(yè)道德以及辦事標準看齊。進出口公司應當采取積極措施盡量完善其內控制度,對境內外相關結構經濟管理以及財務活動定期的監(jiān)督、評價以及檢查,建立重要經濟指標對應的偏離預警報告機制。為了使財務監(jiān)督切實有效,對境外機構對應的管理人員的離職,實施離任經濟責任對應的審計,而對某些對外合作項目以及合同等,實施單項審計,監(jiān)督、評估機構所設立的內控機制是否具有可行性以及是否行之有效,努力健全內控機制,確保公司圓滿完成其預期的目標。 　　 (2)對業(yè)務流程加強控制 　　 強化對業(yè)務程序的控制在很大程度上影響到進出口貿易公司所制定的內控機制是否行之有效。業(yè)務進出口業(yè)務持續(xù)時間長、環(huán)節(jié)復雜并且風險大,所以,公司必須強化對業(yè)務各個環(huán)節(jié)的控制,從根本上改變所有業(yè)務都有業(yè)務人員全程包辦的局面,減少交易決策不科學的盲目性以及主觀性。如,在出口業(yè)務中,針對出口前一系列準備工作、辦理保險、租訂船艙、簽訂合同、報關儲運、收匯核銷、合同磋商、安排生產等環(huán)節(jié),公司應當將其所對應的責任層層落實,明確規(guī)定其相應的工作流程、工作要求、責任部門以及不同環(huán)節(jié)間互相協調以及銜接等事項,如對逾期卻未退稅或者未核銷的報告和相應處理措施予以明文要求,制定防范套匯、逃匯、騙匯以及騙取出口退回等一系列措施。確保交易進行井然有序,擺脫公司對相關業(yè)務者過分依賴,對交易實施有效管理以及控制。 　　 (3)健全內控制度 　　 制定內控機制旨在確保公司內部相應的經濟業(yè)務能夠依據既定計劃順利落實,防止公司內部易于出現的舞弊行為或者差錯,使會計資料保持完整與真實。第一,使憑證流轉流程規(guī)范化,加大內部牽制力度。財務管賬時,對審核、開票、記賬、經辦以及審批收付款等財務工作進行嚴格分離。對于收款憑證,財務人員應當開票之后再審核,之后收款,最后記賬和制單。對支出憑證來說,應當報批之后再經辦,經審核以及審批之后付款,最后將其交由會計人員進行記賬以及制單。第二,對授權批準進行控制。行之有效的內控制度必然會對所有經濟業(yè)務予以相應的授權,尤其是在貨幣資進出口貿易公司內部控制中存在的問題及對策金支出方面一定不允許超出審批權限,必須得到領導審批才能夠允許那些大額資金以及貨幣支出,使資金以及貨幣流動完整并且安全。第三,內部會計機制必不可少。對會計記錄準確性以及完整性、會計憑證予以明確規(guī)定。對內部會計職責、具體分工、權限以及組織形式明確規(guī)定,規(guī)范報表、復核賬簿、審計憑證的方法。 　　 (4)強化風險管理 　　 進出口公司對應的風險具有復雜性以及多樣性,且滲透于業(yè)務流程的方方面面,因此,風險控制對進出口公司完善內控機制十分必要。首先,對風險控制點予以準確確定,做到有的放矢;其次,建立合理的風險評估機制,一是為客戶建立資信檔案,甄別優(yōu)質客戶,保證交易安全,為進出口交易打好基礎;二是為業(yè)務交易建立跟蹤檔案,規(guī)范審核合同之流程;三是建立完善的風險預警體系,及時發(fā)現,及早預防。再次,主動采取措施,積極防范風險,重點在于對合同予以嚴格評審,對合同條款中的細則進行推敲,對其理解進行理性評審。 　　參考文獻: 　　[1]歐秀英. 中小外貿企業(yè)的內部控制問題分析[J]. 商場現代化, 2008,(16) . 　　[2]桂未名. 外貿企業(yè)內部控制建設應關注的幾個問題[J]. 國際商務財會, 2008,(12) . 　　[3]鄭興鐸. 完善外貿企業(yè)內部控制的思考[J]. 財會通訊, 2001,(10) . 　　[4]嚴繼平. 外貿企業(yè)內部控制問題探析[J]. 當代經濟(下半月), 2006,(08) . 　　 (作者單位:廣西桂林市豐華進出口貿易有限責任公司)

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