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談行政辦公信息管理的現(xiàn)狀及問題
談行政辦公信息管理的現(xiàn)狀及問題
信息是工作賴以開展的前提，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，信息是工作改革創(chuàng)新發(fā)展的保障�，F(xiàn)如今，工作中書寫文稿、打印、存儲(chǔ)、傳送等操作，很大程度上利用了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)手段，但是目前沒有一個(gè)高效的信息管理平臺(tái)，妨礙了信息的集中保存和及時(shí)共享，不便于加工利用，是制約信息化進(jìn)一步拓展應(yīng)用的瓶頸。就當(dāng)前辦公現(xiàn)狀及存在的問題分析如下：
（一） 文件信息在各工作人員的電腦中分散存儲(chǔ)，很難做到完整，也不利于共享和保管。在辦公過程中，只是將紙質(zhì)檔案、卷宗按規(guī)定進(jìn)行了集中存檔，還有大量的電子文稿，圖片、錄音、錄像等有價(jià)值工作信息文件，需要長久保管和應(yīng)用。目前，信息文件存放在每個(gè)人員各自的電腦上或U盤中，甚至很隨意存儲(chǔ)在一個(gè)文件夾內(nèi)。對一個(gè)單位或一個(gè)部門是一種分散型的、不安全的信息管理狀態(tài)，不能夠做到及時(shí)充分的共享信息資源，不利于協(xié)作辦公，也不保證能夠長久的保管。如果遇到工作人員調(diào)動(dòng)崗位、升遷、離職等情況時(shí)，不利于交接，也容易丟失。
（二） 文件信息在上下級(jí)之間、部門之間、人員之間多數(shù)是人工方式流轉(zhuǎn)。工作中除了標(biāo)準(zhǔn)公文處理以外，還存在大量的日常的事務(wù)處理。這些橫向或縱向的部門之間、上下
級(jí)之間和人員之間的事務(wù)，平時(shí)靠上門遞交、傳真、電話等方式進(jìn)行。文檔信息的存儲(chǔ)本身是電子格式，卻使用手第一文庫網(wǎng)工方式傳送，還需要做打印、復(fù)印工作，不僅浪費(fèi)紙張和時(shí)間，也增加了勞動(dòng)強(qiáng)度，有時(shí)人員之間還相互干擾工作。除此之外，人員都在各自的部門辦公，信息卻不能實(shí)時(shí)溝通和使用；作為領(lǐng)導(dǎo)無法及時(shí)的掌握一線的一手信息，信息了解不夠全面、及時(shí)，也不利于決策工作。
（三） 由于手工方式辦公，造成信息的不連續(xù)性，零散資料很難相互關(guān)聯(lián)。一件工作事項(xiàng)涉及多部門、多人員，事前、事中、事后會(huì)形成各種形式資料，紙質(zhì)材料應(yīng)按卷宗方式進(jìn)行保管，同樣電子信息材料也需要以卷宗形式存儲(chǔ)。目前工作中存儲(chǔ)這些材料隨意性大，一般是按時(shí)間推移，流水性的存放在電腦中，很難將一件工作的材料捆綁在一起存放，這樣既不能閱覽整體事件的全貌，也不能反映前后形成歷程。
（四） 工作信息不能實(shí)時(shí)獲取，不利于領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督工作，不利于為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面的信息。工作中上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要及時(shí)了解下級(jí)的工作狀態(tài)，以及每項(xiàng)工作的進(jìn)展情況。目前只能靠下級(jí)匯報(bào)的方式被動(dòng)的接收工作信息，做不到自主實(shí)時(shí)的獲得全方位信息，因此不能及時(shí)掌握每個(gè)人工作狀態(tài)，每件事的進(jìn)展程度，不能全面反映一個(gè)單位、一個(gè)處室的整體工作，不利于自我監(jiān)督和領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控，不利于一件事的督辦完
成，不利于領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面的信息。
（五） 檔案資料及文檔信息收集不齊全、存放不統(tǒng)一，不能實(shí)時(shí)共享，直接造成檢索難，查閱不方便。紙質(zhì)資料不易翻閱，即便是電腦中的電子文件，也是依靠人工記憶去查找，不能快速定位，常常發(fā)生應(yīng)用時(shí)確不能找到的尷尬現(xiàn)象。以手工方式采集、傳遞、接收、歸檔資料信息，容易造成內(nèi)容殘缺不全，影響了資料信息的完整性、真實(shí)性和連續(xù)性。往往是“拿出來一攤，翻起來一片，查起來沒法”，根本不能適應(yīng)信息化發(fā)展的要求。
以上五種情況是客觀存在的，是現(xiàn)有辦公條件造成的，隨著時(shí)代發(fā)展，新科技不斷進(jìn)步，應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)手段，需要建設(shè)一個(gè)安全、可靠、高效的信息網(wǎng)絡(luò)和電子化辦公管理系統(tǒng)解決當(dāng)前的問題。
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