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[薦]公司會議管理辦法
為保證公司各類會議規(guī)范、有序地進行,加強會議紀律,提高會議質(zhì)量和效率,制定本辦法。
一、適用范圍
總經(jīng)理辦公會、部門會議、專題性會議等會議。
二、會議原則
1、精簡:盡量縮短會議時間,能合并的會議盡可能合并召開;
2、高效:召開會議應(yīng)具備必要性,注重實效,主題鮮明,準備充分;
3、務(wù)實:重點放在集中精力研究和解決實際問題上;
4、節(jié)約:凡涉及經(jīng)費開支的會議應(yīng)厲行節(jié)約,嚴禁鋪張浪費。
三、會議分類
1、總經(jīng)理辦公會
1.1、主要是傳達、落實相關(guān)決議,議定公司各項重大經(jīng)營決策和重大經(jīng)營活動的實施方案,研究確定一段時期的工作重點和重點事項等;
1.2、會議由總經(jīng)理或總經(jīng)理指定的人員主持,參會人員為總經(jīng)理、分公司負責(zé)人、部門經(jīng)理等人員;
1.3、會議原則上于每周五上午召開。有下列情形時可隨時召開:總經(jīng)理提出時;總經(jīng)理認為必要時;重要經(jīng)營事項需立即決定時;突發(fā)事件需要處理時等方面;
1.4、會議由辦公室進行會議記錄并整理出會議紀要,報總經(jīng)理審核后按規(guī)定發(fā)送和存檔。
2、部門會議
2.1、會議主要任務(wù)是傳達、落實公司有關(guān)決議和決定,討論本部門的工作,檢查近期工作落實情況,總結(jié)工作中存在的問題,提出改進措施,制訂有關(guān)工作計劃等;
2.2、會議參加人員為本部門所有人員及因工作需要而特邀參會的人員;
2.3、視部門工作情況隨時召開,每月不少于一次,會議時間控制在一小時以內(nèi);
2.4、會議由部門負責(zé)人或指定的主管主持,并有專人負責(zé)會議記錄,報部門領(lǐng)導(dǎo)審核后在部門內(nèi)部下發(fā)。
3、專題性會議
3.1指由相關(guān)部門或人員組織的、旨在解決專項工作問題的會議;
3.2會議的召集部門或召集人根據(jù)工作職責(zé)來確定;
3.3會議召集人根據(jù)工作需要,在請示上級后,再確定會議時間、地點、參加人員;
3.4會議召集人負責(zé)會前準備、過程督導(dǎo)、專項工作收尾等工作。
四、會議程序
會議由召集人或部門提前一天通知參會人員,并做好會前準備工作。具體包括以下幾項:
。1)會議通知:
包括時間、地點、內(nèi)容、主持人、參會人員、議程及要求等事項。
。2)會前準備:
包括會場布置、會議材料準備、落實參會人員等。
(3)會議簽到:
召集人應(yīng)于會議開始前十分鐘到達會場,并做好會場檢查工作。參會人員必須提前五分鐘到場并簽到,會議簽到由會議召集部門或指定專人負責(zé)。
(4)會議控制:
會議主持人負責(zé)控制整個會議進程,把握會議的方向和時間,保證會議效率和質(zhì)量,完成會議任務(wù)。
。5)會議記錄:
參會人員做好相應(yīng)的會議記錄,會議召集部門或指定專人負責(zé)相關(guān)會議記錄的收集、整理和歸檔。
(6)會議結(jié)束:
會議召集部門負責(zé)會場清理工作,如清理雜物、關(guān)閉設(shè)備電源、桌椅歸位等會場收尾工作。
五、會議紀律
1、未經(jīng)會議主持人同意,不得談?wù)撆c會議議程無關(guān)的事項;
2、無故遲到、早退、缺席或委托他人參會的,會前須履行請假手續(xù)并說明原因;
3、會議期間參會人員應(yīng)將通訊工具調(diào)成靜音或震動,嚴禁做與會議無關(guān)的事情;
4、參會人員會間不得隨意走動、無故打斷別人的發(fā)言或?qū)λ诉M行人身攻擊;
5、保持會場清潔,不得亂扔垃圾;
6、參會人員對會議內(nèi)容的秘密事項有保密的義務(wù)。
凡違反上述規(guī)定的,視情節(jié)輕重程度,給予相應(yīng)的行政或經(jīng)濟處罰。
六、附則
本辦法自發(fā)布之日起開始實施,解釋權(quán)歸行政綜合部。
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