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文書檔案管理辦法
文書檔案管理辦法1
關(guān)鍵詞：辦公室；文書檔案；管理；利用
文書檔案作為單位的重要歷史憑證，做好文書檔案管理和利用，是充分發(fā)揮人社局辦公室參謀助手作用必不可缺少的重要一個環(huán)節(jié)。近年來，隨著檔案事業(yè)飛速發(fā)展，以及單位文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平的不斷提高，文書檔案管理和利用工作發(fā)揮著越來越重要的作用。所以，結(jié)合我就自身工作實踐及思考，就如何做好人社局辦公室文書檔案管理和利用談幾點體會。
1加強文書檔案工作的基礎(chǔ)條件
文書檔案作為局工作的重點之一，領(lǐng)導(dǎo)要高度重視辦公室文書檔案的管理，充分認識文書檔案管理在單位發(fā)展建設(shè)中的重要作用，為文書檔案工作提供組織保障、人員保障和物資保障。要隨著單位的發(fā)展，不斷加大檔案管理硬、軟件設(shè)施的投入，配備檔案管理所需硬、軟件設(shè)施，加強文書檔案室的硬、軟件建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施，為文書檔案工作提供人力、物力、財力保障，此目的是為充分保障文檔案管理工作的順利開展。
2提高文書檔案管理人員素質(zhì)
常言道：“好馬要配好鞍”，文書檔案管理工作固然重要，文書檔案管理工作需要配備業(yè)務(wù)技術(shù)強、政治思想好、綜合素質(zhì)硬的固定管理人員，選派工作細心、耐心、有責任心的黨員同志或黨性較強的其他工作人員負責文書檔案工作。同時，文書檔案管理員要突破那種僅僅作為檔案“收集員”、“保管員”的狹隘觀念，主動為人社局領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供可靠依據(jù)，為業(yè)務(wù)發(fā)展、科研提供依據(jù)，為人社局的精神文明建設(shè)和發(fā)展建設(shè)服務(wù)。要做到這些，光要有愛崗敬業(yè)、耐心細致的工作態(tài)度還不夠，還必須系統(tǒng)學(xué)習《檔案法》、《檔案法實施辦法》等系列法律法規(guī)，按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)和自身素質(zhì)修養(yǎng)。
�。ㄒ唬┘訌娭R修養(yǎng)。現(xiàn)代文書檔案管理人員首先必須具備豐富的專業(yè)基礎(chǔ)知識和較為廣泛的社會科學(xué)與自然科學(xué)知識，可充分利用各級組織的檔案法規(guī)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、網(wǎng)絡(luò)教育和個人自學(xué)等手段進行檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習，也要自覺地、全面地加強知識修養(yǎng)，拓寬知識面，學(xué)習新技術(shù)和相關(guān)領(lǐng)域的知識，開闊視野，增長技能，為單位提供精準的、豐富的、真實的具有較高價值的原始資料，努力讓由自己經(jīng)手、處理的文字材料，形成具有較高水平和利用價值的文書檔案。
�。ǘ┘訌娂寄苄摒B(yǎng)。檔案是一門專業(yè)性很強的'工作，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計到提供利用、進行編研等都有一整套的完整理論和工作方法，檔案人員要注重自我完善，熟練地掌握計算機理論知識和操作技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。同時，還必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本室所藏的檔案信息提供給利用者，還要引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
�。ㄈ┘訌娐殬I(yè)修養(yǎng)。文書檔案人員直接管理和掌握著文書檔案內(nèi)容，了解人社局文書檔案的秘密，因此，必須要求檔案管理人員具備過硬的職業(yè)素質(zhì)，較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識。不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，使由自己經(jīng)手的事件件件有頭有尾，手續(xù)清楚，保證檔案的齊全完整，而且還要防止“無形”儲存在頭腦中的秘密泄露。
�。ㄋ模┘訌娬涡摒B(yǎng)。文書檔案管理工作是一項復(fù)雜且細致的工作，從檔案的收集到科學(xué)整理、安全保管、價值鑒定、登記統(tǒng)計、提供利用等，都需要文書檔案管理人員付出艱辛的勞動，是一項既平凡又單調(diào)、乏味、枯燥的工作。要做好檔案工作，文檔人員就必須具備忠于職守、任勞任怨、不辭辛苦、一絲不茍、無私奉獻的品德修養(yǎng)和過硬的政治素質(zhì)，要甘于寂寞，樂于平凡，甘當無名英雄。
3強化文書檔案質(zhì)量管理
�。ㄒ唬﹪栏駡�(zhí)行檔案管理標準。文書檔案管理員要通過認真學(xué)習歸檔文件整理操作規(guī)范，按要求建立案卷目錄和統(tǒng)計臺賬，以科學(xué)的原則和方法對檔案進行收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用。結(jié)合人社局實際，擬定相應(yīng)工作計劃和制度，采取強有力的有效措施，規(guī)范檔案管理工作。
�。ǘ┘訌姍n案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)。文書檔案管理人員除積極參加檔案部門組織的理論學(xué)習和業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，還應(yīng)經(jīng)常到各科室對兼職檔案管理人員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過邊學(xué)習、邊實踐，參加檔案部門組織的培訓(xùn)學(xué)習，不斷提高人社局文書檔案管理質(zhì)量。要突出重點，規(guī)范文書檔案行文和移交管理。指導(dǎo)各科室認真按文書檔案規(guī)范行文，各科室、各部門文書檔案移交時應(yīng)嚴把質(zhì)量關(guān)。按照有關(guān)標準對上交歸檔的檔案認真逐一檢查，凡檔案不符合要求的科室，均要求兼職檔案人員一起隨檔入庫負責達標。
�。ㄈ┘訌娢臅鴻n案安全管理。按檔案管理的時限要求歸檔管理，規(guī)定查閱權(quán)限和程序，由專人負責認真做好查閱記錄，做好保密性工作，掌握調(diào)控好文書檔案室溫濕度，做好防火、防水、防潮、防盜、防蟲蛀等安全管理工作，真正為檔案管理工作上一把“安全鎖”。
4加強文書檔案開發(fā)利用
（一）認真編撰檔案信息資料。辦公室文書檔案看似簡單，但文書檔案管理工作人員要在工作中主動創(chuàng)新，不斷創(chuàng)新，展示在各級領(lǐng)導(dǎo)和社會各界的大力支持下，人社局全體干部職工共同奮斗的光榮發(fā)展歷程。例如，可組織編印《人社局組織沿革》、《從社局大事記》、《人社局榮譽匯編》、《人社局專題匯編》、《人社局制度匯編》等系列資料匯編。
�。ǘ┏浞掷脵n案信息資源。一是利用檔案信息資源向人社局及上級主管部門提供各種信息數(shù)據(jù)，為人社局管理決策和制訂規(guī)劃、計劃、工作總結(jié)、實施措施等提供真實可靠的檔案信息。二是利用檔案信息資源，為制定人社局工作質(zhì)量評價、科研、論文撰寫等提供信息資料。三是利用檔案信息資源，為經(jīng)濟責任審計、自查、項目建設(shè)和工作檢查等提供相應(yīng)的檔案資料。四是利用檔案信息資源，為機關(guān)事業(yè)單位人員提供相應(yīng)的文件資料。
文書檔案管理辦法2
醫(yī)院文書檔案肩負著醫(yī)院重要活動、重大事件原始資料收集、記載以及各級公文轉(zhuǎn)遞、分類、歸檔等工作，是醫(yī)院管理的有效憑證。同時，對醫(yī)院的文書檔案進行科學(xué)化的管理，能有效提高醫(yī)院的管理水平，有利于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。然而，目前大部分醫(yī)院對文書檔案管理重視程度仍不夠高，且在管理工作方面仍存在一些嚴重的問題需要有待解決。
一、醫(yī)院文書檔案管理工作所存在的問題
1、領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠高，檔案管理者意識淡薄
醫(yī)院大部分領(lǐng)導(dǎo)認為，醫(yī)院只要做好教學(xué)、科研等方面工作，就能獲得社會效益、經(jīng)濟效益的雙豐收。同時他們還認為，醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量好壞不會對醫(yī)院的發(fā)展造成嚴重的影響，且在文書檔案收集、整理方面，增加其人力、物力的投入將會得不償失。因此，在文書檔案管理方面，醫(yī)院投入經(jīng)費較少，設(shè)備陳舊，嚴重阻礙了文書檔案管理的發(fā)展。由于領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，導(dǎo)致部分檔案管理者對醫(yī)院文書檔案管理缺乏法律知識、管理意識，在他們看來，醫(yī)院的文書檔案管理工作就是將醫(yī)院來文進行收集、整理而已，無任何技術(shù)含量。
2、檔案管理人員素質(zhì)低
目前，多數(shù)醫(yī)院將文書檔案交由醫(yī)院辦公室人員進行管理。然而，醫(yī)院辦公室人員由于工作比較忙，加之沒有足夠的精力和時間來管理文書檔案，致使大量的資料因不能及時收集、整理而積壓過剩。而對于從事檔案管理方面的人員而言，由于自身并非專業(yè)性管理人才，且學(xué)歷水平低，相關(guān)專業(yè)知識、技能欠缺，因而不具備檔案管理工作的基本素養(yǎng)，進而影響文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時，醫(yī)院在文書檔案管理人員培訓(xùn)方面的機會較少，致使檔案管理者思想較為傳統(tǒng)，依舊停留在以往的管理模式上，且法律意識不高，不能滿足新時展的需要。
3、無健全的文書檔案管理制度
目前，我國醫(yī)院文書檔案管理一般設(shè)置醫(yī)院辦公室里面。然而，由于以往檔案設(shè)置管理存在一些嚴重的問題，導(dǎo)致患者病例資料、醫(yī)院文書資料散落于各個科室里面，這種管理方式對檔案的'綜合利用開發(fā)造成了嚴重的影響，出現(xiàn)管理松散、檔案使用率低等現(xiàn)象，這種現(xiàn)象致使醫(yī)院各部門之間相互推諉，不利于醫(yī)院對文書檔案的管理。
二、改進措施
1、增強醫(yī)院檔案管理者意識
醫(yī)院的文書檔案管理對醫(yī)院的管理具有非常重要的作用，故醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)特別重視文書檔案管理工作，尤其是要意識到醫(yī)院文書檔案管理工作對于醫(yī)院管理的重要性，進而有利于提高文書檔案管理人員對檔案管理的意識。同時，醫(yī)院管理人員要充分重視文書檔案管理者，如此方能增強醫(yī)院的文書檔案管理工作，并有助于完善醫(yī)院文書檔案管理制度。另外，要貫徹落實醫(yī)院文書檔案管理制度，以促進醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)范性、標準性，進而有利于提高文書檔案管理水平。另外，醫(yī)院文書檔案管理工作主要是為醫(yī)院相關(guān)人員、患者提供相關(guān)資料。隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用于醫(yī)院管理工作中，因而需要醫(yī)院檔案管理者不斷提高自身的綜合素質(zhì)水平，同時還要學(xué)會運用計算機技術(shù)對文書檔案進行管理，便于相關(guān)管理人員資料查詢的同時，還能顯著提高文書檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。因此，醫(yī)院檔案管理者要提高自身的服務(wù)意識，堅持做好文書檔案收集、整理、歸檔工作，便于為醫(yī)院的使用者和相關(guān)管理者提高較為便利的服務(wù)。
2、提高醫(yī)院檔案管理者的綜合素質(zhì)
想要提高醫(yī)院文書檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率，并充分提高醫(yī)院的社會效益、經(jīng)濟效益，就必須提高檔案管理者的綜合素質(zhì)、專業(yè)知識技能。醫(yī)院文書檔案管理工作不僅影響著醫(yī)院的管理水平，而且還影響著醫(yī)院的發(fā)展。因而醫(yī)院需健全相關(guān)規(guī)章制度，并充分做好文書檔案管理方面的工作，這有利于促進醫(yī)院的發(fā)展，具有非常重要的作用。同時，檔案管理者的綜合素質(zhì)也能對醫(yī)院檔案管理水平造成嚴重影響，因而醫(yī)院要設(shè)置對檔案管理者考核、培訓(xùn)方面的項目，進而有助于提高其綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，使醫(yī)院檔案管理者適應(yīng)新時代的管理方法，能運用電子技術(shù)對醫(yī)院文書檔案進行管理，以提高其檔案管理工作的質(zhì)量和效率，有助于促進醫(yī)院不斷發(fā)展。
3、健全文書檔案管理制度
檔案管理制度內(nèi)容較為廣泛，如建立檔案保管、利用以及檔案歸檔范圍等制度，這些制度都應(yīng)該納入醫(yī)院考核方法和崗位責任制當中。由于醫(yī)院文書檔案管理工作具有獨特性，因而需要建立符合醫(yī)院實際的管理模式。目前，多數(shù)檔案管理機構(gòu)并不是設(shè)立獨立的科室，因而在文書檔案管理方面沒有自，大多數(shù)處于被動狀態(tài)。
三、結(jié)語
各醫(yī)院應(yīng)加快標準化建設(shè)步伐，積極努力創(chuàng)造條件，除此之外，還需要國家檔案主管部門的大力支持，使醫(yī)院檔案標準化建設(shè)更上一個臺階，以順應(yīng)時展的步伐。
文書檔案管理辦法3
為了加強z師范大學(xué)附屬中學(xué)文書類檔案（以下簡稱文書檔案）業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實現(xiàn)文書檔案工作的規(guī)范化，不斷提高科學(xué)管理水平，有效地為學(xué)校工作和社會服務(wù)，依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》和《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學(xué)校實際，制定本管理方法。
一、文書檔案歸檔和不歸檔范圍
凡是學(xué)校在黨務(wù)、行政、外事、出版、設(shè)備等管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表等文件材料，均屬文書檔案。
（一）歸檔范圍
1、反映學(xué)校管理職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料。主要包括黨務(wù)、行政、出版、外事、設(shè)備五個系統(tǒng)職能活動的內(nèi)容，具體范圍見附表。
2、本校工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料。
3、本校需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料。
4、其他對本校工作具有查考價值的文件材料。
�。ǘ┎粴w檔范圍
1、上級機關(guān)普發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)供參閱、不辦的文件材料，征求意見未定稿的文件。
2、重份文件。
3、無參考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿。
4、無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性來信、電話記錄。
5、本校負責人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的'文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料。
6、同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。
7、下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。
8、未生效的合同、協(xié)議書。
二、文書檔案工作崗位責任制
�。ㄒ唬┎块T分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)職責
1、組織本部門人員學(xué)習檔案法規(guī)，執(zhí)行學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入議事日程，定期研究檔案工作。
2、加強同檔案室聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔檔案的質(zhì)量。
3、對文秘工作人員和兼職檔案人員，提出檔案工作的具體要求，幫助他們解決工作中的實際困難。
�。ǘ└鞑块T兼職檔案人員職責
1、負責本部門文件材料的收集工作。
2、按文書材料的歸檔范圍，負責形成與積累階段各環(huán)節(jié)的文件材料并及時向檔案室移交。
3、做好存放在本部門的文件材料的裝訂、分類、編目、登記、保管、利用等工作。
三、文書材料的歸檔流程
（一）形成與積累
1、年初各部門布置工作時，同時布置形成積累文件材料的任務(wù)。
2、部門兼職檔案員按文書檔案歸檔范圍和保管期限表分別積累文件材料，并定期進行整理。
3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡模糊或易褪變的文件材料應(yīng)予復(fù)制。
4、部門產(chǎn)生的文件材料，一般整理一份送檔案室，一份自存檔。
�。ǘ┱矸椒�
1、裝訂
歸檔文件材料應(yīng)按件裝訂，一般在左側(cè)裝訂，要求文件材料左、下側(cè)邊對齊。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文和復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。文件材料用不銹鋼釘或線裝訂，對破損的文件材料應(yīng)進行修補。
2、分類
分類方案：分年度──分二級類目──分保管期限
�。�1）分年度
先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件材料歸入其形成年度；跨年度的請示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度。
�。�2）分二級類目（分問題）
每個年度下按問題分類，一級類目是文書類檔案實體分類的最高層位，標識為“WS”。文書檔案劃分為二級類目的，其分類標識規(guī)定如下：
二級類目名稱標識代號
黨務(wù)WS11
行政WS12
外事WS13
出版WS14
設(shè)備WS15
�。�3）分保管期限
歸檔文件材料在二級類目內(nèi)劃分保管期限，分為永久、定期兩種，其中永久用“Y”表示，定期一般分為30年、10年，具體保管期限見附表。
3、排列
歸檔文件材料應(yīng)在二級類目下同一保管期限內(nèi)排列，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列，會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件材料可集中排列。
4、編號
歸檔文件材料按排列順序逐件編號。
5、編制歸檔文件目錄
歸檔文件材料應(yīng)依據(jù)檔號的順序編制歸檔文件目錄，其格式式樣如下表：
歸檔文件目錄
20xx—WS11—Y
件號，責任者，文號，題名，日期，頁數(shù)，備注
上述表中各項填寫要求如下：
件號：檔案室編件號；
責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者；
文號：文件的發(fā)文字號；
題名：文件材料標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[ ]”號；
日期：文件材料形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日；
頁數(shù)：每一件歸檔文件材料的頁數(shù)（需在對應(yīng)檔案實體件的最后一頁的右上角標注頁數(shù)），文件中有圖文的頁面為一頁；
備注：注釋文件需說明的情況。
6、裝盒
將歸檔文件材料按編號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不同保管期限的文件材料不得裝在同一盒內(nèi)。檔案盒統(tǒng)一使用由省檔案管理部門監(jiān)制的硬紙盒。
7、備考表
備考表置于盒內(nèi)文件材料之后，并填寫表內(nèi)項目內(nèi)容：
（1）盒內(nèi)文件情況說明填寫盒內(nèi)文件材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；
�。�2）整理人：負責整理歸檔材料文件的人員姓名；
�。�3）檢查人：負責檢查歸檔文件材料整理質(zhì)量的人員姓名；
（4）日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。
四、歸檔時間
文書材料于次年三月前，由文件材料形成和積累部門初步整理后送檔案室，由檔案室于六月底前整理歸檔并制作全引目錄。
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