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標準化辦公程序的若干管理規(guī)定
一、 文書處理程序：
目的：為進一步增強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，尺度文件的收集、收拾、破卷、歸檔程序，以堅持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的保護企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史面貌，記載企業(yè)的業(yè)績，為企業(yè)開拓經(jīng)營供應服務。
參考文件：總公司《檔案管理方式》、《經(jīng)濟檔案管理辦法》（××字[XX]第111號）
附 件：《檔案庫房管理制度》
《檔案補充修改制度》
《檔案借閱及檔案資料復印軌制》
《檔案鑒定與燒毀制度》
《檔案的統(tǒng)計制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經(jīng)濟檔案內容及義務分工》
（一） 收文：
1、上級機關下發(fā)的文件資料，應由綜合辦及時候類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時督促催收。
2、綜合辦收到文件后，應依照iso14001及ohsas18001的有關程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立刻辦，不得積壓。
3、文件由公司領導批辦后，按有關批示及時轉交承辦部門簽收辦理，并將承辦結果及時反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。
4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù)，加速公文運行，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字，并及時送還綜合辦。
5、波及多少個部門合辦（合閱）的文件，要按公司領導的批示見解交由主辦部門組織辦理，并負責在辦完后立卷歸檔。
6、嚴格保密制度，按照文件的密級加強管理，按照文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門和個人不得喪失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應立即逐級上報，嚴肅處理。
（二） 發(fā)文：
1、鋼結構工程分公司公文文號重要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、披發(fā)等，均要有相應人員簽字。
3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件，均按業(yè)務性質歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經(jīng)本部室負責人核稿報呈公司領導簽發(fā)。如需其余部室會簽的文件，由主管部室會同相關部室會簽，會簽后再報公司領導簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一請求的格式，使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙，書寫清楚，并連同手稿、附件，經(jīng)公司領導簽發(fā)后，由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印散發(fā)。
5、文件、資料、報表的打印，要嚴厲按有關規(guī)定辦理，主管部室負責校正，公文應在最后打印打字員、校訂員的姓名。
6、發(fā)文后，原稿連同附件交還主管部室，由專人負責保留、催辦、立卷和歸檔。
（三） 歸檔：
1、 公司設立檔案室，設備專職檔案管理員，其它各部室設立兼職檔案職員（各部室材料員、內業(yè)），檔案室歸口綜合辦。
2、 歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。
（1） 收集：對經(jīng)核查已齊全的收發(fā)文件由檔案室輔助立卷部門判斷立卷范圍，刪除不需歸檔文件。
（2）整理：遵照文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案室?guī)椭鞑渴覍獨w檔文件進行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產(chǎn)經(jīng)營類、建造工程類、設備儀器類、科學技能類、建筑設計類、人事檔案類。
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