久久99热66热这里只有精品,特黄特色的大片在线观看,亚洲日本三级在线观看,国产三级农村妇女在线,亚洲av毛片免费在线观看,哺乳叫自慰在线看,天天干美女av网

檔案管理制度

時(shí)間:2023-07-21 11:26:26 管理制度 我要投稿

【集合】檔案管理制度

  在社會(huì)發(fā)展不斷提速的今天,制度對(duì)人們來(lái)說(shuō)越來(lái)越重要,制度是維護(hù)公平、公正的有效手段,是我們做事的底線(xiàn)要求。我們?cè)撛趺磾M定制度呢?以下是小編收集整理的檔案管理制度,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。

【集合】檔案管理制度

檔案管理制度1

  一、檔案保管制度

  1、檔案實(shí)行專(zhuān)人管理,管理嚴(yán)格保管檔案箱、櫥鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開(kāi)啟檔案箱、櫥。

  2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。

  3、科學(xué)管理檔案,檔案查閱完畢,隨時(shí)歸還原處;檔案按保管期結(jié)合年代排列存放,資料按類(lèi)別排列存放。

  4、檔案箱、櫥進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào),自門(mén)口開(kāi)始從左至右,自上而下編號(hào),并插上查找案卷指引卡。

  5、維護(hù)檔案安全,每個(gè)箱櫥必須保持整潔,并放置防霉去蟲(chóng)劑。

  6、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)。

  二、檔案保密制度:

  1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守紀(jì)律,保守秘密,不得擅自擴(kuò)大檔案利用范圍,不得泄露檔案內(nèi)容。

  2、嚴(yán)格檔案借閱制度,健全手續(xù),做到萬(wàn)無(wú)一失。

  3、不利于保密的地方不得存放機(jī)密文件和資料。

  4、不得擅自摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容,不得私自將機(jī)密文件和檔案帶回家中和公共場(chǎng)所查閱。

  5、不在普通電話(huà)、明碼電報(bào)、通信中涉及檔案機(jī)密。

  三、檔案借閱制度

  1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經(jīng)本單位分管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可準(zhǔn)予查閱。

  2、本單位人員查閱涉入本單位機(jī)密的有關(guān)檔案,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

  3、查、借檔案者必須認(rèn)真填寫(xiě)借閱登記簿。

  4、查借檔案者要愛(ài)護(hù)檔案,不準(zhǔn)在卷內(nèi)涂改、勾畫(huà)、撕拆、抽取檔案。

  5、查閱檔案一律在本單位內(nèi)查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),限十天內(nèi)歸還,并辦理借閱登記手續(xù)。

  6、檔案歸還時(shí),檔案工作人員應(yīng)清點(diǎn)無(wú)誤后簽收,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要查明原因,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)處理。

  四、檔案鑒定制度:

  1、按期對(duì)檔案保管滿(mǎn)15年的短期檔案進(jìn)行鑒定工作。

  2、鑒定工作要在分管領(lǐng)導(dǎo)下的主持下,由分管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)人員、檔案人員組成鑒定小組,逐卷進(jìn)行鑒定,鑒定后要寫(xiě)出鑒定報(bào)告并注明鑒定日期。

  3、對(duì)鑒定后繼續(xù)保存的檔案要調(diào)整保管期限,并在備考表中注明鑒定時(shí)間、意見(jiàn),由小組負(fù)責(zé)人簽字。

  4、對(duì)鑒定后需要銷(xiāo)毀的檔案,必須辦理批準(zhǔn)手續(xù),寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,編制銷(xiāo)毀清冊(cè),報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  5、銷(xiāo)毀檔案時(shí)要有2個(gè)監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字蓋章,填上日期。

  五、檔案移交制度:

  1、檔案室應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向上級(jí)檔案館移交檔案。

  2、應(yīng)移交的檔案包括文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、會(huì)議檔案等各門(mén)類(lèi)、載體的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的全部檔案。

  3、檔案移交時(shí)應(yīng)將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。

  4、交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并在交接文據(jù)上簽字蓋章。

  5、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),也必須辦理上述移交手續(xù),并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)繁體字認(rèn)證后方可離開(kāi)崗位。

  六、檔案立卷歸檔制度

  1、本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成和使用的各種有保存價(jià)值的文件以及其它有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應(yīng)立卷歸檔。

  2、必須按本部門(mén)立卷歸檔分類(lèi)方案,將各種有保存價(jià)值的'文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。

  3、每年將有保存價(jià)值的文件材料,按照“年度——機(jī)構(gòu)——問(wèn)題”和文件形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,分類(lèi)準(zhǔn)確,合理組卷。

  4、立卷要做到書(shū)面材料規(guī)范,排列順序正確,目錄、頁(yè)碼清楚,標(biāo)量確切簡(jiǎn)明,保管期限劃分準(zhǔn)確,案卷裝訂整齊美觀(guān)。

  5、文書(shū)檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門(mén)類(lèi)檔案按有關(guān)規(guī)定按期歸檔。文書(shū)檔案應(yīng)在第二年十月前移交檔案室,其它門(mén)類(lèi)檔案的移交按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并履行簽字手續(xù)。檔案室對(duì)接帳的案卷要進(jìn)行質(zhì)量檢查,及時(shí)登記,編目上架。

  7、檔案室對(duì)文書(shū)檔案和其它門(mén)類(lèi)檔案的立卷工作進(jìn)行督促檢查與指導(dǎo)幫助。

  七、檔案統(tǒng)計(jì)制度:

  1、建立、健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作,準(zhǔn)確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。

  2、建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)工作和登記臺(tái)帳,做到數(shù)字準(zhǔn)確。

  3、堅(jiān)持做好檔案資料統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作,做好平時(shí)原始數(shù)據(jù)登記工作,注意積累統(tǒng)計(jì)資料。

  4、每年對(duì)全部檔案資料進(jìn)行全面檢查,并做詳細(xì)記錄。

  5、逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作完整性,統(tǒng)計(jì)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)化,統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化。

  八、檔案的開(kāi)發(fā)利用

  1、充分利用檔案為教育教學(xué)服務(wù)。

  2、查閱檔案時(shí)必須保持案卷整潔,嚴(yán)禁涂改。

  3、對(duì)檔案的利用要及時(shí)登記。

  九、檢查與考核

  1、檔案工作應(yīng)列入學(xué)校和各部門(mén)工作計(jì)劃,并列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍及工作標(biāo)準(zhǔn)。

  2、本標(biāo)準(zhǔn)由學(xué)校校長(zhǎng)室每學(xué)年進(jìn)行一次全面檢查,并作為考核有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員的依據(jù)。

檔案管理制度2

  檔案管理制度

  一、定期把各部門(mén)上交的具有保存、查考、利用價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄收進(jìn)檔案室。

  二、室藏檔案、資料要分類(lèi)單獨(dú)存放,檔案柜、架等要排列整齊、美觀(guān)。

  三、檔案的收進(jìn)、整理、利用要詳細(xì)統(tǒng)計(jì),并做到數(shù)字準(zhǔn)確、真實(shí)。

  四、查閱檔案要嚴(yán)格履行手續(xù),閱完經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后,及時(shí)入庫(kù)。對(duì)借出的'檔案要按期限及時(shí)歸還。

  五、室藏檔案、資料要每半年清點(diǎn)一次。

  六、要加強(qiáng)對(duì)檔案的安全工作,制定"八防",配齊防火、防盜、防蟲(chóng)等設(shè)備,室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,確保檔案資料萬(wàn)無(wú)一失。

  七、檔案室由檔案干部專(zhuān)人管理,查檔人員及其他人員不得隨便進(jìn)入。

  八、對(duì)應(yīng)該立卷歸檔的材料必須由幼兒園各部門(mén)收集齊全,并進(jìn)性整理,定期交檔案室集中統(tǒng)一管理,任何部門(mén)或個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

  九、歸檔范圍:凡是幼兒園工作活動(dòng)中形成的能反映本園工作活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件、材料、圖片等均屬歸檔范圍。

  十、歸檔時(shí)間:各部門(mén)應(yīng)在每學(xué)期放假前將本學(xué)期的文件材料收集齊全,按照歸檔要求整理好,移交幼兒園檔案室。交接雙方根據(jù)交接目錄清點(diǎn)校對(duì),并履行簽字手續(xù)。

  十一、歸檔要求:

  1、歸檔的文件材料要字跡清楚工整,一律使用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水書(shū)寫(xiě),禁用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、彩色筆、復(fù)寫(xiě)紙,普通打印、復(fù)印撰寫(xiě)和批示文件材料,必須用復(fù)印機(jī)復(fù)印,噴墨或激光打印機(jī)打印的正規(guī)影印件。

  2、歸檔的文件材料要保持他們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價(jià)值,科學(xué)的立卷、分類(lèi)、編目。

  3、檔案標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切,保管期限劃分準(zhǔn)確,便于保管和利用。

檔案管理制度3

  1產(chǎn)生目的

  為保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作,特制定本制度。

  2適用范圍

  適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

  3正文

  文件資料的收集

  收集范圍

  凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集,具體包括以下各項(xiàng):

  上級(jí)來(lái)文

  (1)上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;

  (2)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話(huà)、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。

  公司文件材料

  (1)會(huì)議文件,包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)稿等;

  (2)公司發(fā)布(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;

  (3)公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件,下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件;

  (4)公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;

  (5)反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專(zhuān)業(yè)文件材料;

  (6)公司檢查下級(jí)單位工作,調(diào)查研究形成的重要文件材料;

  (7)公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料(包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片等)、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;

  (8)公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料;

  (9)公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話(huà)記錄;從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書(shū)處理登記的文件材料;

  (10)公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料,公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料;

  (11)公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料;

  (12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

  (13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;

  (14)公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料;

  (15)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根;

  (16)公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè);

  (17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;

  推薦合同范本:

  (18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料;

  (19)公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等;

  (20)各種普查工作中形成的文件材料。

  收集中應(yīng)注意的問(wèn)題

  公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起收集立卷。

  正文和附件要同時(shí)收集。

  一般文件只存印本和完稿,其它底稿不必存檔,但特別重要的文件例外。

  作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁(yè)殘缺的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。

  有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見(jiàn)的文件處理單,應(yīng)隨文件一起存檔。

  有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)的文件,應(yīng)當(dāng)查明原因,采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊,沒(méi)有書(shū)面文件的,應(yīng)注明情況,并加蓋公章。

  用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫(xiě)的文件底稿,應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。

  經(jīng)多方查找,證明確實(shí)已丟失的文件,應(yīng)用公用信箋寫(xiě)上文件名稱(chēng),注明丟失原因,加蓋公章,替代所丟文件歸檔。

  立卷歸檔

  公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。

  文件材料的分類(lèi)

  應(yīng)先按文件材料的.重要性,在收藏時(shí)間上分為永久、長(zhǎng)期、短期三種,然后依據(jù)事先編好的立卷類(lèi)目,從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)。

  立卷分工

  各單位形成的文件,自行立卷;

  下級(jí)單位報(bào)來(lái)的重要的、批辦了的文件,由承辦單位立卷;

  上級(jí)單位頒發(fā)的專(zhuān)業(yè)性文件,由承辦單位立卷;非專(zhuān)業(yè)性文件,由辦公室立卷。

  歸檔

  各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢,交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的,由其職能部門(mén)負(fù)責(zé)管理)。

  各種文件、資料,按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,必須層次分明、編寫(xiě)頁(yè)碼、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。

  不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨(dú)立卷。

  卷必須整齊,底圖一律按要求存放,以便保管、查閱。

  檔案保管

  檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

  膠片、照片、磁帶要專(zhuān)柜密封保管,膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

  底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查,平放或卷放。

  庫(kù)藏檔案要定期核對(duì),做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

  檔案借閱

  借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛(ài)護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還。

  借出的檔案要注意保密,不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所,不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。

  借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)月,卻因工作需要到期不能歸還者,要說(shuō)明情況,辦理續(xù)借手續(xù)。

  歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記簿上及時(shí)注銷(xiāo)。

  凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

  底圖一般不予外借。

  檔案銷(xiāo)毀

  對(duì)于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件材料,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷(xiāo)毀。

  檔案統(tǒng)計(jì)

  銷(xiāo)毀秘密公文,應(yīng)進(jìn)行登記,有2人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷(xiāo)。

  要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

  除按上級(jí)主管部門(mén)的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外,還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。

  統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。

  對(duì)永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì),以便反映檔案的不同價(jià)值和庫(kù)存發(fā)展趨勢(shì)。

  檔案保密

  檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密,檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖,無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

  不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問(wèn)題。

  檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。

檔案管理制度4

  一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機(jī)密安全。

  二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行清交手續(xù)。

  三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。

  四、各類(lèi)規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話(huà)記錄、接待來(lái)訪(fǎng)記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

  五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。

  六、各類(lèi)承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門(mén)備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。

  七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部等業(yè)務(wù)部門(mén)按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。

  八、歸檔資料必須符合下列要求:

  ①文件材料齊全完整;

 、诟鶕(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

 、鄹鶕(jù)檔案內(nèi)容的'歷史關(guān)系,區(qū)別保存價(jià)值、分類(lèi)、整理、立卷,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,便于保管和利用。

  九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。

  十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定,提交檔案報(bào)告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。

  十一、加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。

檔案管理制度5

  1、目的

  為了規(guī)范人事檔案管理過(guò)程,實(shí)現(xiàn)人事檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一模式,從而提高檔案管理質(zhì)量,為人事運(yùn)用提供有效參考,特制定本制度。

  2、適用范圍

  佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部及各下屬分公司。

  3、原則

  統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則,確保檔案的齊整性和保密性;

  4、職責(zé)

  4.1本部人力資源職能部門(mén)

  4.1.1收集、整理、立卷、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經(jīng)理助理級(jí)(含)以上員工、人力資源管理人員、財(cái)務(wù)人員、(助理)秩序維護(hù)主任的人事檔案復(fù)印件。

  4.1.2負(fù)責(zé)所保管的員工檔案的借閱、移交和銷(xiāo)毀工作。

  4.1.3監(jiān)督各下屬分公司的人事檔案管理工作。

  4.2各下屬分公司人力資源職能部門(mén)

  4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服務(wù)中心A系列員工的人事檔案。

  4.2.2負(fù)責(zé)人事檔案的借閱、移交和銷(xiāo)毀工作。

  4.2.3監(jiān)督各物業(yè)服務(wù)中心的人事檔案管理工作。

  4.3各物業(yè)服務(wù)中心

  4.3.1收集、整理、立卷、保管各服務(wù)中心B系列員工的人事檔案。

  4.3.2負(fù)責(zé)B系列員工人事檔案的借閱、移交和銷(xiāo)毀工作。

  5、內(nèi)容

  5.1人事檔案管理流程

  5.2職位申請(qǐng)表、個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工勞動(dòng)合同、勞動(dòng)合同簽署聲明、體檢表、身份證、學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)資質(zhì)證書(shū)、驗(yàn)證證明、離職證明、規(guī)章制度培訓(xùn)確認(rèn)、發(fā)放工資的銀行卡、獎(jiǎng)懲記錄及各種簽批的人事異動(dòng)、薪資、培訓(xùn)等文件。

  5.3檔案編碼

  5.3.1檔案編碼按服務(wù)中心、部門(mén)、員工工號(hào)進(jìn)行編碼。

  5.3.2 E—HR系統(tǒng)中的員工工號(hào)為檔案編碼號(hào),假如水岸新都一秩序維護(hù)員員工工號(hào)為A。00012,則此員工檔案編碼號(hào)為:“水岸新都秩序A00012”。

  5.4檔案查閱權(quán)限

  5.4.1物業(yè)公司總經(jīng)理、本部人力資源職能部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管高管、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。

  5.4.2各分公司總經(jīng)理、人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的'檔案。

  5.4.3各服務(wù)中心負(fù)責(zé)人可查閱其下屬B系列員工的檔案。

  5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。

  5.5人事檔案借閱手續(xù)

  由借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)單》,報(bào)人力資源職能部門(mén)/分公司(服務(wù)中心)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)并備案。

  5.6檔案調(diào)動(dòng)

  跨公司調(diào)動(dòng),在接到有關(guān)通知文件后5個(gè)工作日內(nèi),由該員工原所在公司人力資源職能部門(mén)將該員工的檔案原件裝袋、貼好封條、并由封袋人簽名,填寫(xiě)《檔案移交清單》一式兩份,傳遞至被調(diào)住公司人力資源職能部門(mén)簽收,并返還一份由原公司人力資源職能部門(mén)備存。

  5.7離職員工檔案

  5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開(kāi)管理,按月整理統(tǒng)一存放,離職員工檔案保存期為該員工離職后2年,并確保資料完整無(wú)缺,離職人員檔案不得取回。

  5.7.2離職員工檔案滿(mǎn)2年后,由人事檔案管理員呈報(bào)《檔案銷(xiāo)毀審批表》,報(bào)人力資源職能部門(mén)負(fù)責(zé)人——人力資源職能部門(mén)分管高管——總經(jīng)理審批后,進(jìn)行粉碎處理。

  5.8嚴(yán)格人事檔案的收集、管理及保存,保持機(jī)密,檔案應(yīng)由人事管理員/主管保管。如出現(xiàn)檔案信息外泄,將追究人事檔案管理員及人事負(fù)責(zé)人、分管高管的責(zé)任。

  5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務(wù)中心移交的檔案后,必須檢查封條是否完好,按《檔案移交清單》進(jìn)行清點(diǎn)再存檔。

  5.10人事檔案的保管應(yīng)嚴(yán)格按照統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi),按服務(wù)中心、部門(mén)、工號(hào)分類(lèi)存檔,目錄清楚、編列有序、裝訂規(guī)范。

  6、附則

  6.1本制度由物業(yè)公司本部行政及人力資源部修訂,解釋權(quán)歸本部行政及人力資源部所有,自頒布之日起執(zhí)行。

  6.2附件

  人事檔案資料封面

  人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請(qǐng)表

  人事檔案移交清單人事檔案銷(xiāo)毀審批表(B系列員工)

  佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部行政及人力資源部二○○九年八月四日

檔案管理制度6

  第一條社團(tuán)聯(lián)合會(huì)檔案是社團(tuán)聯(lián)合會(huì)歷史延革、工作開(kāi)展情況的真實(shí)記錄,是社團(tuán)聯(lián)合會(huì)決策、開(kāi)展工作的重要參考。第二條社團(tuán)聯(lián)合會(huì)檔案由相應(yīng)部門(mén)管理,實(shí)施檔案登記管理制度,定期進(jìn)行整理、歸檔和編目。

  第三條對(duì)于上級(jí)文件、外校來(lái)函及相關(guān)圖文資料等有保存價(jià)值的材料均作為檔案保存。

  第四條社團(tuán)聯(lián)各部的'部門(mén)工作計(jì)劃、工作總結(jié)、活動(dòng)情況及時(shí)以書(shū)面形式上交辦公室,并由辦公室(社團(tuán)資料檔案由秘書(shū)處管理,下同)整理后存檔。辦公室作好每一次會(huì)議記錄,整理后存檔作為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)會(huì)議記錄。

  第五條加強(qiáng)與各社團(tuán)及其管理機(jī)構(gòu)的聯(lián)系,并對(duì)他們的工作計(jì)劃、活動(dòng)開(kāi)展情況、任務(wù)執(zhí)行情況等建立專(zhuān)門(mén)檔案。第六條加強(qiáng)對(duì)各社團(tuán)的檔案管理,各社團(tuán)的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、活動(dòng)開(kāi)展情況,以書(shū)面或表格形式及時(shí)上交各分管常任理事,并由各類(lèi)別社團(tuán)工作委員會(huì)整理后交秘書(shū)處檔案人員存檔。

  第七條社團(tuán)聯(lián)合會(huì)各部人事、各社團(tuán)人事及社團(tuán)負(fù)責(zé)人推薦表,社團(tuán)負(fù)責(zé)人任命表,社團(tuán)負(fù)責(zé)人檔案表,社團(tuán)干部考查表,社團(tuán)干部考查考核表,社團(tuán)干事考核表,社團(tuán)理事會(huì)登記表,社團(tuán)會(huì)員登記表等一并整理,單獨(dú)存檔作為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)系統(tǒng)人事檔案檔。

  第八條社團(tuán)聯(lián)合會(huì)各部、各社團(tuán)每月必須及時(shí)上交每月帳目開(kāi)支表,由經(jīng)費(fèi)審查部核實(shí)并存檔作為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)系統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案。

  第九條各部門(mén)須認(rèn)真整理并妥善保管檔案,借用相關(guān)檔案的須經(jīng)得相應(yīng)部門(mén)同意,辦理手續(xù)后方可借用。

  第十條其它各部、社團(tuán)及個(gè)人必須妥善保管并及時(shí)歸還所借檔案資料,檔案借閱期不得超過(guò)一周。

  第十一條主席團(tuán)有權(quán)對(duì)檔案管理工作不定期進(jìn)行檢查。第十二條本制度解釋權(quán)歸__x學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會(huì),自通過(guò)之日起生效。

檔案管理制度7

  一、檔案是國(guó)家的寶貴財(cái)富,企業(yè)各門(mén)類(lèi)檔案本身具有機(jī)要性質(zhì),因此,檔案部門(mén)和工作人員,必須遵守保密制度,履行保密手續(xù),嚴(yán)格遵守保密十條原則,確保檔案的`安全。

  二、凡是利用檔案,必須經(jīng)檔案人員提供,任何人不得直接動(dòng)用。

  三、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù),限期使用,按期返還,返還檔案要認(rèn)真檢查核對(duì),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)追查。

  四、利用絕密、機(jī)密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專(zhuān)利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料,須嚴(yán)格履行審批手續(xù),未經(jīng)批準(zhǔn)的,嚴(yán)禁提供利用。

  五、外單位查閱檔案,需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門(mén)批準(zhǔn)。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件,統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴(yán)格按照審批手續(xù)提供,任何單位和個(gè)人一律無(wú)權(quán)外供。對(duì)于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者,必須追查責(zé)任,對(duì)于嚴(yán)重?fù)p害國(guó)家和我公司利益者,要依法追查刑事責(zé)任。

  六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷(xiāo)毀的檔案資料,統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收,統(tǒng)一銷(xiāo)毀,其他任何單位和個(gè)人一律無(wú)權(quán)處理或自行銷(xiāo)毀。

  七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件,應(yīng)立即報(bào)告,及時(shí)追查。八、不允許傳抄、自行翻印機(jī)密文件和帶密級(jí)的檔案材料。

  九、不允許將機(jī)密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴(yán)禁攜帶機(jī)密文件、檔案資料游覽、參觀(guān)、探親、訪(fǎng)友,出入公共場(chǎng)所。

  十、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),堵塞漏洞嚴(yán)防失密、泄密發(fā)生。

檔案管理制度8

  為加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案和違紀(jì)人員檔案的管理,保證機(jī)關(guān)檔案的安全和合理利用,特制定本制度。

 。ㄒ唬C(jī)關(guān)文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)重要的機(jī)密材料,涉檔人員應(yīng)牢固樹(shù)立保密保衛(wèi)意識(shí),確保機(jī)關(guān)檔案的安全。

 。ǘn案管理人員要嚴(yán)格遵守保密制度。不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷(xiāo)毀檔案;不得擅自提供檔案或向他人泄露檔案內(nèi)容;不得擅自將無(wú)關(guān)人員帶入檔案室。

 。ㄈ┍3执鏅n地段的'清潔,嚴(yán)禁在檔案柜旁存放不利安全的物品,嚴(yán)禁在檔案室吸煙。經(jīng)常檢查防盜、防火、防潮、防蛀設(shè)施,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。

  (四)查閱借用檔案,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意。外單位查閱檔案,須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并填寫(xiě)《查閱檔案申請(qǐng)表》,同時(shí)由查閱檔案單位負(fù)責(zé)人和本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)后,方可查閱。查檔人員只能查閱經(jīng)同意查閱的檔案材料,不得在檔案材料上圈畫(huà)、涂改,不得拆換、抽取、增添檔案材料,未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制、抄錄和拍照檔案材料。本機(jī)關(guān)檔案一般不外借,特殊情況經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后可以借用,但必須嚴(yán)格手續(xù),加強(qiáng)管理,借閱單位必須妥善保存,不得轉(zhuǎn)借、毀損,借用時(shí)間一般不得超過(guò)一個(gè)月。(五)機(jī)關(guān)檔案管理由辦公室負(fù)責(zé)。文書(shū)檔案管理按照縣檔案主管部門(mén)的要求辦理,原則上時(shí)限在10年以上的文書(shū)檔案應(yīng)移送縣檔案館保存。機(jī)關(guān)各室立卷歸檔的文書(shū)檔案,除需要移送機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一管理的外,其余的檔案由各室自行保存。

  (六)檔案管理人員工作如有變動(dòng),應(yīng)認(rèn)真做好檔案及相關(guān)資料的移交工作。

檔案管理制度9

  1.幼兒園檔案資料實(shí)行分層收集、分類(lèi)整理,檔案室集中管理制度。

  2.各部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案資料收集、分類(lèi)、整理,學(xué)期末移交檔案室,由檔案員統(tǒng)一歸類(lèi)、整理、裝訂,檔案室保存。

  3.園長(zhǎng)負(fù)責(zé)人事檔案、全園性保教資料;業(yè)務(wù)副園長(zhǎng)負(fù)責(zé)教職工隊(duì)伍建設(shè)檔案;保教主任負(fù)責(zé)教師業(yè)務(wù)檔案、教科研工作資料;班長(zhǎng)負(fù)責(zé)各班保教活動(dòng)資料;總務(wù)主任、保健醫(yī)、會(huì)計(jì)等分別負(fù)責(zé)相關(guān)部門(mén)檔案資料。

  4.檔案員學(xué)期末負(fù)責(zé)全園檔案的移交登記工作,按時(shí)歸類(lèi)、整理、裝訂文字檔案,及時(shí)存儲(chǔ)、編輯園內(nèi)各類(lèi)電子檔案,并裝柜妥善管理。

  5.凡借閱檔案者,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并嚴(yán)格遵守檔案借閱制度,認(rèn)真履行借閱手續(xù),檔案員要嚴(yán)格把好保密關(guān),管理各種檔案資料。

  業(yè)務(wù)檔案管理制度

  1.幼兒園為全園教師建立個(gè)人業(yè)務(wù)檔案,由檔案員統(tǒng)一保管。

  2.業(yè)務(wù)檔案存放能反映教師業(yè)務(wù)水平的`有關(guān)資料。包括:教師業(yè)務(wù)檔案登記表、教科研成果論文、教育教學(xué)專(zhuān)題總結(jié)、各種獲獎(jiǎng)作品及榮譽(yù)證書(shū)復(fù)印件、年度考核表、優(yōu)秀教案或課例、教育活動(dòng)設(shè)計(jì)等資料。

  3.教師業(yè)務(wù)檔案登記表、年度考核表,一般職員業(yè)務(wù)檔案登記表、年度考核表由副園長(zhǎng)、保教主任填寫(xiě);總務(wù)、后勤人員的業(yè)務(wù)檔案、考核表由總務(wù)主任填寫(xiě);中層以上干部業(yè)務(wù)檔案、年度考核表由園長(zhǎng)填寫(xiě)。

  4.教師在學(xué)期末將各種表冊(cè)填寫(xiě)好,各種資料收集全上交各部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核、填寫(xiě)后移交檔案員歸檔。

  5.借閱其他教師業(yè)務(wù)檔案,須經(jīng)副園長(zhǎng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù);查閱自己業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案員同意,一般情況不帶出檔案室。

檔案管理制度10

  一、根據(jù)歸檔范圍,應(yīng)歸檔的文件資料一律歸案存放。

  二、學(xué)校設(shè)有檔案專(zhuān)用庫(kù)房、檔案櫥。

  三、庫(kù)房堅(jiān)固,有鐵窗欄、窗簾,能夠防盜。

  四、學(xué)校有檔案工作分管校長(zhǎng)、主任,由專(zhuān)職人員管理檔案。

  五、要求管理人員不得擅自提供、抄錄、復(fù)制保密文件。

  六、要求管理人員不該說(shuō)的機(jī)密不說(shuō),不出賣(mài)保密文件。

  七、不得擅自損壞、銷(xiāo)毀、涂改保密檔案。

  八、如有泄密行為,依法律追究刑事責(zé)任。

檔案管理制度11

  一、 目的:

  為使學(xué)校人事檔案管理與利用有章可循,特制定本規(guī)則。

  二、 內(nèi)容:

  1、歸檔制度

 。1)對(duì)資料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔要求。

  (2)按照資料屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的`具體位置。

 。3)將資料放入檔案,并輸入資料庫(kù)。

  2、核查制度

  檢查核對(duì)一般定期進(jìn)行。但突發(fā)事件之后或?qū)τ行n案發(fā)生疑問(wèn)之后也要進(jìn)行檢查核對(duì)

  3、保衛(wèi)制度

  (1)、指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案保管。

  (2)、備齊必要的存檔設(shè)備。

 。3)、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。

  (4)、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。

  4、 統(tǒng)計(jì)制度

 。1)人事檔案的數(shù)量。

 。2)人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。

 。3)檔案整理和保管情況。

 。4)檔案及設(shè)備利用情況。

  5、 轉(zhuǎn)遞制度

  檔案轉(zhuǎn)遞一般由工作調(diào)動(dòng)等原因引起,

 。1)取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;

 。2)填寫(xiě)人事檔案轉(zhuǎn)遞記錄;

 。3)按發(fā)文要求包裝、密封

  6、借檔制度

 。1)由有關(guān)單位部門(mén)開(kāi)具介紹信,說(shuō)明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章。

 。2)其次,人事檔案部門(mén)按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料;

 。3)證明材料由人事處審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。

檔案管理制度12

  第一條安全工作檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分,反映了當(dāng)時(shí)學(xué)校安全工作情況,為今后開(kāi)展工作提供參考資料和文獻(xiàn)。建立學(xué)校安全工作檔案管理制度,完善學(xué)校安全工作檔案,對(duì)于促進(jìn)學(xué)校安全工作規(guī)范化、制度化具有重要意義。

  第二條學(xué)校安全工作檔案臺(tái)帳堅(jiān)持實(shí)事求是原則,客觀(guān)全面地反映本單位安全工作的開(kāi)展情況。

  第三條學(xué)校安全工作檔案管理由安全領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室負(fù)責(zé)。各部門(mén)組織開(kāi)展的`安全工作必須做好記錄,并及時(shí)上交學(xué)校安全領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室,學(xué)年末統(tǒng)一交檔案室整理保管。第四條安全工作檔案要有統(tǒng)一的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn),將文件材料分門(mén)別類(lèi)歸檔。

  第五條學(xué)校安全工作檔案一般應(yīng)保存三年,重要的作長(zhǎng)期保存。

  第六條學(xué)校安全工作檔案內(nèi)容主要包括:(一)學(xué)校安全工作組織機(jī)構(gòu)及人員;(二)學(xué)校安全工作規(guī)章制度;(三)學(xué)期安全工作計(jì)劃和總結(jié);

  (四)學(xué)校簽訂的安全工作責(zé)任書(shū)留底以及教職工安全工作考核情況;

  (五)有關(guān)安全工作的各類(lèi)文件;(六)研究安全工作的會(huì)議記錄;

  (七)學(xué)校安全法制宣傳教育活動(dòng)的方案、實(shí)施過(guò)程記錄等相關(guān)材料;

 。ò耍┌踩ぷ鳈z查、隱患排查和專(zhuān)項(xiàng)整治的工作方案、排查情況記錄、治理結(jié)果記錄等。

  (九)突發(fā)事故應(yīng)急預(yù)案以及演練情況記錄;

 。ㄊ⿲W(xué)校教職工安全培訓(xùn)材料;

 。ㄊ唬⿲W(xué)校發(fā)生的各類(lèi)安全事故以及調(diào)查處理結(jié)果記錄;

 。ㄊ⿲W(xué)校安全設(shè)施建設(shè)及安全經(jīng)費(fèi)投入情況;

  (十三)心理問(wèn)題學(xué)生、行為問(wèn)題學(xué)生、特殊體質(zhì)學(xué)生檔案;

  (十四)學(xué)生接送車(chē)相關(guān)材料;

 。ㄊ澹┥霞(jí)布置的各類(lèi)安全工作完成情況、上報(bào)的材料留底。

檔案管理制度13

  一、檔案人員崗位責(zé)任制

  1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專(zhuān)業(yè)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守,遵守紀(jì)律,積極參加各級(jí)各類(lèi)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),并經(jīng)考核取得崗位資格證書(shū)。

  2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》,貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家及本系統(tǒng)(行業(yè))有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章,認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對(duì)造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的,要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定,追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

  3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作,了解本單位各類(lèi)文件材料的形成過(guò)程,掌握分類(lèi)方法、歸檔范圍和保管期限。

  4、切實(shí)做好檔案的收集、分類(lèi)、整理、編目工作,保證檔案的齊全完整,提高案卷質(zhì)量,力爭(zhēng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

  5、同鑒定小組其他人員一同定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行鑒定,對(duì)已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析,對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),造具銷(xiāo)毀清冊(cè),寫(xiě)出鑒定分析報(bào)告,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷(xiāo)毀。

  6、保持庫(kù)房的整潔衛(wèi)生,檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作,堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況,經(jīng)常核對(duì)檔案資料,做好記錄,及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故,保證檔案的完整與安全,最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。

  7、編制科學(xué)的檢索工具,全面熟悉室藏情況,積極主動(dòng)地提供檔案資料,做好咨詢(xún)服務(wù)工作和檔案利用工作,嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記,注意搜集利用效果和信息反饋,編制利用效果實(shí)例和檔案信息。

  8、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源,利用室藏檔案編寫(xiě)一些有價(jià)值的檔案資料,以滿(mǎn)足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。

  9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會(huì)、單位工程驗(yàn)收會(huì)、初步竣工驗(yàn)收會(huì)、竣工驗(yàn)收會(huì)等活動(dòng),認(rèn)真接收上述活動(dòng)形成的應(yīng)該歸檔的文件材料,并整理歸檔。

  10、做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作,建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,及時(shí)、準(zhǔn)確地向檔案管理部門(mén)填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。

  11、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時(shí),還要對(duì)單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

  二、檔案保管制度

  1、收進(jìn)、移出檔案和資料,必須認(rèn)真清點(diǎn),嚴(yán)格履行交接手續(xù)。

  2、保管檔案和資料,必須使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒,并排列有序,便于查找。

  3、檔案資料庫(kù)房必須堅(jiān)固,必須裝備鐵門(mén)、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防塵、防鼠、防太陽(yáng)光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。

  4、隨著氣候變化,做好庫(kù)房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié),并適時(shí)進(jìn)行除濕或除塵工作,以防檔案霉變。

  5、檔案資料庫(kù)房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開(kāi),但要相對(duì)集中,便于管理。

  6、庫(kù)房專(zhuān)管人員進(jìn)出庫(kù)房,應(yīng)隨手關(guān)門(mén)上鎖,非專(zhuān)管人員,不得隨意進(jìn)入庫(kù)房。

  7、必須定期檢查、清點(diǎn)庫(kù)藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)、褪變、破損或帳物不符時(shí),必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案資料者,按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。

  8、檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí),必須將所保管的檔案和資料清點(diǎn)移交,否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

  三、檔案復(fù)制制度

  1、要遵循保密原則,凡涉及保密的檔案不得復(fù)制。

  2、復(fù)制檔案中的內(nèi)容,須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意,由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。

  3、破損的檔案,檔案員要及時(shí)修改和復(fù)制。

  4、對(duì)利用較多的檔案,可復(fù)制數(shù)份,以利用使用,并保護(hù)原檔案,減少檔案的磨損。

  四、檔案查借閱制度

  1、本著方便工作、滿(mǎn)足利用的原則,檔案資料一般不予借出,須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。

  2、本處有關(guān)科室因工作需要須借閱檔案,原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實(shí)要借出的檔案,必須經(jīng)分管處長(zhǎng)簽批,方可辦理借閱手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過(guò)一周。

  3、外單位來(lái)查找利用檔案者,一律憑單位介紹信,經(jīng)本處領(lǐng)導(dǎo)簽字同意,有關(guān)部門(mén)派人陪同,方可查閱。

  4、借閱者不準(zhǔn)在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫(huà),不準(zhǔn)涂改撕毀,不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方,更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。

  5、查閱檔案時(shí),禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。

  6、借閱者歸還檔案時(shí),應(yīng)填寫(xiě)利用效果信息反饋,認(rèn)真履行交接簽字手續(xù),如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象,按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責(zé)任。

  五、檔案庫(kù)房管理制度

  為了加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理,做好檔案的保管和保護(hù)工作,確保檔案的完整與安全,特制定本制度。

  1、保持庫(kù)房?jī)?nèi)清潔衛(wèi)生,整齊美觀(guān),堅(jiān)持不定期查庫(kù),并認(rèn)真做好記載。

  2、注意庫(kù)房安全。庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物。進(jìn)出庫(kù)房隨時(shí)關(guān)門(mén)上鎖,不允許非庫(kù)房管理人員進(jìn)入庫(kù)內(nèi)。

  3、定時(shí)測(cè)量記錄庫(kù)內(nèi)溫度。要求庫(kù)內(nèi)溫度控制在14—24℃,相對(duì)濕度控制在45—60%范圍內(nèi),并注意做好空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)的定時(shí)開(kāi)關(guān)工作。

  4、搞好庫(kù)內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲(chóng)、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。

  5、遇有特殊情況,及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門(mén)報(bào)告,保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)不受破壞。

  六、檔案立卷歸檔制度

  1、歸檔范圍

  凡是本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實(shí)物以及上級(jí)印發(fā)需要本單位長(zhǎng)期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。

  2、歸檔時(shí)間

 。1)各項(xiàng)管理工作形成的文件材料,各科室應(yīng)在工作完成后及時(shí)向綜合檔案室移交。

  (2)堤防建設(shè)工程在立項(xiàng)之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時(shí)間移交給綜合檔案室。

  (3)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案,由財(cái)務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊(cè),保管一年后移交給綜合檔案室。

  3、歸檔要求

 。1)歸檔的文件材料一般一式一份,本單位發(fā)文、基建項(xiàng)目檔案一式貳份,堤防建設(shè)項(xiàng)目檔案按上級(jí)要求制定份數(shù)。

 。2)自己撰寫(xiě)的歸檔文字材料,必須用碳素墨水和黑墨水書(shū)寫(xiě),禁止圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě),粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護(hù)要求。

  (3)歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚,便于利用。

  (4)歸檔的文件材料必須層次分明,符合形成規(guī)律。

 。5)歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映各職能部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中真實(shí)內(nèi)容的歷史過(guò)程。

  4、歸檔手續(xù)

  移交檔案時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù),填寫(xiě)檔案移交登記表,一式兩份,經(jīng)清點(diǎn)無(wú)誤,雙方簽字后,各自保管一份,以備查找、負(fù)責(zé)。

  七、“三納入”、“四參加”制度

  1、將檔案工作納入到堤防處工作計(jì)劃,領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、崗位責(zé)任制中。

  2、堤防處有關(guān)會(huì)議要有檔案部門(mén)或?qū)#妫┞殭n案人員參加。

  3、工程項(xiàng)目建設(shè)、科研、設(shè)備安裝、調(diào)試等業(yè)務(wù)活動(dòng)要有專(zhuān)(兼)職檔案人員參加。

  4、科技項(xiàng)目的鑒定,有檔案專(zhuān)職人員參加。

  5、基建、設(shè)備、科研成果驗(yàn)收活動(dòng)有檔案專(zhuān)職人員參加。

  檔案人員參加以上活動(dòng)中帶回的圖片資料,必須及時(shí)登記和整理,分類(lèi)立卷歸檔,不得作為私有,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),從嚴(yán)處罰。

  八、檔案史料編研制度

  1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開(kāi)發(fā)、利用的職能部門(mén),編研工作是檔案室的一項(xiàng)重要工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)根據(jù)堤防處歲修、防汛、堤防管理過(guò)程中形成的檔案史料,堅(jiān)持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開(kāi)發(fā),以滿(mǎn)足各方面利用檔案史料的需要。

  2、根據(jù)堤防處各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作需要,檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、專(zhuān)題文件匯編等必須編寫(xiě)的檔案史料。

  3、深層次的編研工作,可根據(jù)堤防處的特點(diǎn),由檔案部門(mén)或組織專(zhuān)門(mén)寫(xiě)作班子集中進(jìn)行編寫(xiě)。

  4、編研的檔案史料,只限堤防處內(nèi)部使用,不得對(duì)外借閱和向社會(huì)公布。如確因工作需要,外借或向社會(huì)公布檔案資料時(shí),必須經(jīng)處分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可辦理手續(xù)。

  九、文書(shū)材料歸檔制度

  1、本單位形成的各種專(zhuān)業(yè)內(nèi)容、各種載體(紙張、膠卷、磁帶)、各種形式(如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等)各類(lèi)檔案均須及時(shí)送本機(jī)關(guān)綜合檔案室歸檔。

 。1)文書(shū)檔案,應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。

 。2)會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)于形成年度為單位,于決算批準(zhǔn)后,繼續(xù)在財(cái)會(huì)部門(mén)保存一年期滿(mǎn)時(shí),向綜合檔案室移交。

 。3)科技檔案,應(yīng)分別在一個(gè)科研課題、一個(gè)試制產(chǎn)品、一項(xiàng)工程或其他技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后及時(shí)歸檔。

 。4)其他各種專(zhuān)業(yè)檔案,均必須按其形成規(guī)律,遵守上級(jí)檔案部門(mén)或?qū)I(yè)部門(mén)的規(guī)定及時(shí)歸檔。

  2、凡屬本處職能工作所應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行及憑借指導(dǎo)本機(jī)關(guān)職能工作的,凡記述本處實(shí)際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)歷史面貌的文件(包括正式文件和一般文件材料)電報(bào)、圖紙(含底圖)圖表、報(bào)表簿冊(cè)(即各種登記簿、帳簿、名冊(cè))和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。

  3、歸檔工作,務(wù)須保證歸檔文件材料的種類(lèi)、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁(yè)數(shù)均須齊全完整。

  4、凡歸檔的文件材料,須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時(shí)按文件的保存價(jià)值(即永久、長(zhǎng)期、短期)組成保管單位(案卷)編目歸檔。

  5、歸檔文件材料中的文件與電報(bào)應(yīng)逐一分類(lèi)立卷。正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開(kāi)立卷。

  6、按年度歸檔的檔案(如文書(shū)、會(huì)議……檔案等),跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)一并歸入復(fù)文件,沒(méi)有復(fù)文的請(qǐng)示歸入請(qǐng)示年;跨年度的規(guī)劃歸入針對(duì)的第一年;跨年度的會(huì)議文件歸入會(huì)議開(kāi)幕年;非訴訟案材料,歸入結(jié)案年。

  7、卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責(zé)任者——問(wèn)題——時(shí)間排列,使同一文件的正件在前附件在后,印件在前定稿在后,重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后;非訴論案件卷,結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。

  8、卷內(nèi)文件,應(yīng)安排列順序逐件逐頁(yè)編所在頁(yè)號(hào)或件號(hào)。即:

  裝訂的卷,在有文字的每頁(yè)文件的下面右上角,背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁(yè)號(hào);

  不裝訂的卷,應(yīng)在每份文件首頁(yè)右上角加蓋檔號(hào)章,在章內(nèi)填上順序件號(hào);

  圖表和聲像材料,應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號(hào)。

  9、凡歸檔案卷,不論永久、長(zhǎng)期和短期保存價(jià)值,均須按規(guī)定格式逐卷填寫(xiě)內(nèi)文件目錄和備考表。

 。1)填寫(xiě)目錄時(shí),不得隨便改變和簡(jiǎn)化文件題名(即標(biāo)題);

 。2)對(duì)沒(méi)有題名或題名(如通知)不能反映文件實(shí)質(zhì)內(nèi)容的文件,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制;

 。3)對(duì)沒(méi)有責(zé)任者(即作者),年、月、日的文件,要考證清楚,補(bǔ)齊后填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);

 。4)會(huì)議記錄、應(yīng)填寫(xiě)每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容;

 。5)填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整;

  (6)填寫(xiě)卷內(nèi)文件的情況說(shuō)明,應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。無(wú)需說(shuō)明的卷,亦應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時(shí)間填上;

  (7)卷內(nèi)文件目錄置于卷首,備考表置于卷尾。

  10、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱(chēng)、身份(或職務(wù))及其活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和攝錄者。

  11、凡歸檔的文件材料,均須去掉訂書(shū)針、別針、大頭針……等金屬物;如有破損者,應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱;如有字跡擴(kuò)散褪變者,應(yīng)復(fù)制,復(fù)制件與原件一并歸檔。

  12、凡歸檔的文件、材料,均須裝訂。凡裝訂的案卷,須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾,卷內(nèi)文件依預(yù)先后排列的順序理齊,做到右、下側(cè)齊整;采直徑1—1。5毫米粗細(xì)的紗繩和用“三孔一線(xiàn)”裝訂法裝訂;凡不裝訂的案卷,應(yīng)用細(xì)線(xiàn)和縫紉機(jī)裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。

  13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄……等,必須符合檔案部門(mén)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,并按規(guī)定格式和要求填寫(xiě)清楚。

  14、歸檔案卷的標(biāo)題要簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,一般應(yīng)由卷內(nèi)文件的負(fù)責(zé)者(即作者)、內(nèi)容和名稱(chēng)等部門(mén)組成,對(duì)責(zé)任者簡(jiǎn)稱(chēng)的使用,要通俗易懂,保持一致。

  十、檔案移交制度

  1、國(guó)家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長(zhǎng)期保管檔案,本處必須按規(guī)定時(shí)間辦理移交手續(xù),并妥善保管交接憑證,還應(yīng)在檢索工具上注明。

  2、檔案工作人員調(diào)離工作后,必須辦完移交手續(xù)后,方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。

  3、對(duì)檔案收進(jìn)、移出、利用銷(xiāo)毀的情況要認(rèn)真登記,為統(tǒng)計(jì)和移交工作作好準(zhǔn)備。

  4、移交登記要本著實(shí)事求是的原則,既要有綜合性的報(bào)表,又要有詳細(xì)的明細(xì)表,要做到帳物相符、賬表相符。

  十一、會(huì)計(jì)檔案管理制度

  為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理與利用,根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,結(jié)合本單位實(shí)際,制定本制度。

  1、每年形成的會(huì)計(jì)檔案,包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料,均應(yīng)由財(cái)務(wù)科按歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè)。在會(huì)計(jì)年度終了后,暫由財(cái)務(wù)科保管一年,期滿(mǎn)后,編造清冊(cè)全部移交到綜合檔案室保管。

  2、檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)保持原卷、冊(cè)的封裝,個(gè)別需要拆裝、整理的,應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清職責(zé)。

  3、嚴(yán)格執(zhí)行安全保管制度,謹(jǐn)防損毀,不得失密和泄密。

  4、調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案,須由財(cái)務(wù)科長(zhǎng)陪同借閱。

  5、對(duì)保管期已滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案,由綜合檔案室提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),經(jīng)處檔案鑒定銷(xiāo)毀小組鑒定,編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)后,方可銷(xiāo)毀,監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字蓋章。

  十二、聲像檔案管理制度

  為了加強(qiáng)聲像(照片、錄相帶)檔案管理,更好地開(kāi)發(fā)和利用聲像檔案信息資料,特制定本制度。

  1、對(duì)聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保其完整、系統(tǒng)、安全,以備管理使用。

  2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。

  3、聲像檔案管理員應(yīng)隨時(shí)收集、征集零散的具有保存價(jià)值的照片、錄相帶。

  4、借閱聲像檔案,必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù),歸還時(shí)按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗(yàn)收。

  5、對(duì)收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。

  6、嚴(yán)格做好聲像檔案的保密工作。

  十三、實(shí)物檔案管理制度

  為了加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用實(shí)物檔案,按照《中華人民共和國(guó)檔案法》,特制定本制度。

  1、對(duì)實(shí)物檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,以備開(kāi)發(fā)和利用。

  2、實(shí)物檔案范圍包括:錦旗、匾牌、字畫(huà)、印章、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯。

  3、實(shí)物檔案的歸檔,要求保證實(shí)物的完整、整潔、干凈,注意防火、防潮、防塵。

  4、實(shí)物檔案的歸檔時(shí)間要求處屬各科室應(yīng)及時(shí)將實(shí)物檔案移交檔案室歸檔。

  5、實(shí)物檔案的借出,必須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按規(guī)定辦理借出手續(xù),如果展出,要對(duì)展出實(shí)物檔案定期進(jìn)行檢查。

  6、實(shí)物檔案如有破損,必須進(jìn)行認(rèn)真修復(fù)和技術(shù)加工,以延長(zhǎng)實(shí)物檔案壽命。

  7、建立實(shí)物檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度,每年檢查一次,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)解決。

  十四、檔案保密制度

  1、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國(guó)家保密法規(guī),遵守保密紀(jì)律,明確保密職責(zé),維護(hù)檔案的安全的完整。

  2、保密文件材料、檔案的密級(jí)劃分、變更和解密,必須按照國(guó)家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料,要妥善保管,絕密檔案要單獨(dú)保管。

  3、檔案庫(kù)房設(shè)施應(yīng)符合“八防”的要求,要安裝鐵門(mén)(防盜門(mén))鐵窗,凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對(duì)庫(kù)房的`安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

  4、不該說(shuō)的國(guó)家秘密不說(shuō),不該知道的國(guó)家秘密不問(wèn),不該看的國(guó)家秘密不看,不該記錄的國(guó)家秘密不記錄。

  5、不準(zhǔn)私自或在無(wú)保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷(xiāo)毀于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。

  6、不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件,應(yīng)履行審批手續(xù),并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽,不得抄錄和帶出,不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。

  7、不準(zhǔn)攜帶屬于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開(kāi)會(huì)、參觀(guān)、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪(fǎng)友和辦私事,如確因工作需要,須經(jīng)保密部門(mén)審查批準(zhǔn),同時(shí)指定專(zhuān)人保管。

  8、不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰?guó)家秘密。

  9、定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)報(bào)告。

  10、不準(zhǔn)隱瞞泄密事件,對(duì)于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報(bào)告,并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。

  十五、檔案鑒定銷(xiāo)毀制度

  1、成立檔案鑒定小組,鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng),成員由檔案人員及有關(guān)部門(mén)的人員組成。

  2、鑒定小組以專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩,以檔案的保管期限為依據(jù),及時(shí)組織對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。

  3、鑒定工作結(jié)束后,要寫(xiě)出鑒定報(bào)告,在保管單位備考表中注明鑒定意見(jiàn),由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期,對(duì)無(wú)保存價(jià)值需要銷(xiāo)毀的檔案及文件材料,要造出清冊(cè),提出銷(xiāo)毀報(bào)告,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并報(bào)送有關(guān)檔案部門(mén)備案,然后方可銷(xiāo)毀。

  4、對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案或文件材料,重新鑒定后,確有保管利用價(jià)值需要延長(zhǎng)保管期限的,應(yīng)重新規(guī)定保管期限,其保管期限從第一次鑒定的年限算起。

  5、經(jīng)過(guò)鑒定,對(duì)延長(zhǎng)保管期限的檔案或文件材料要重新組卷,要達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,檔案部門(mén)要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),責(zé)成有關(guān)科室或責(zé)任人負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

  6、銷(xiāo)毀檔案時(shí),監(jiān)銷(xiāo)人員不得少于2人,應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)派員在指定地點(diǎn)共同監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀以前,應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí),銷(xiāo)毀后要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

  7、銷(xiāo)毀檔案時(shí),必須注意保密,監(jiān)銷(xiāo)人員在檔案尚未安全毀掉時(shí)不得離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)。

  8、情況特殊的專(zhuān)門(mén)檔案另有銷(xiāo)毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  十六、檔案利用制度

  1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案,必須履行登記手續(xù),填寫(xiě)查借閱登記表和利用效果登記表,并將利用結(jié)果及時(shí)向檔案室反饋,任何人不得例外。

  2、外單位來(lái)查閱檔案資料的人員,必須持有單位介紹信,檢驗(yàn)查閱人員的身份和問(wèn)清查閱的目的、范圍,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

  3、查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查詢(xún),并保持安靜、衛(wèi)生,不得在室內(nèi)吸煙、喝水,以防損壞檔案。

  4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù),嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

  5、借閱檔案時(shí)間一般不超過(guò)3天,延長(zhǎng)時(shí)間需辦理續(xù)借手續(xù),最多不得超過(guò)7天,借用份數(shù)每人每次不得超過(guò)3份。

  6、借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全,不得在檔案上亂寫(xiě)亂畫(huà),不得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損,違者必究。

  7、借閱檔案歸還時(shí),檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn),仔細(xì)檢查,并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長(zhǎng)期離崗必須在離崗前,將所借檔案全部歸還,以利保管和利用。

  8、凡遇節(jié)假日特殊情況,檔案室有權(quán)隨時(shí)收回借出的檔案、材料,以利安全保密等工作。

  9、凡在借閱檔案過(guò)程中,造成案卷散失,污損或不歸還者,應(yīng)按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

  10、復(fù)制、抄錄檔案資料,要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對(duì)無(wú)誤,加蓋公章,方可有效。

  11、檔案人員應(yīng)根據(jù)本單位工作的特點(diǎn)按照室藏檔案的內(nèi)容、種類(lèi)和結(jié)構(gòu),編制科學(xué)的檢索工具和有參考價(jià)值的檔案資料,以提高檔案的查全率。

  十七、檔案統(tǒng)計(jì)制度

  1、檔案統(tǒng)計(jì)要符合《中華人民共和國(guó)統(tǒng)計(jì)法》及其他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章要求。

  2、檔案統(tǒng)計(jì)包括登記和統(tǒng)計(jì)兩個(gè)部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,檔案人吶喊要認(rèn)真細(xì)致地做好檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷(xiāo)毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計(jì),還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計(jì)。

  3、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與指標(biāo)要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性,不得隨意更改。

  4、統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確無(wú)誤,情況要真實(shí),結(jié)論要正確,各項(xiàng)數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě),字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。

  5、及時(shí)、準(zhǔn)確向檔案行政管理部門(mén)填寫(xiě)單位檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計(jì)表,統(tǒng)計(jì)表要由領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后方能上報(bào)或歸檔。

  6、堅(jiān)持做好溫濕度記錄、掌握庫(kù)房溫度變化情況,定期分析研究,采取科學(xué)的降溫去濕措施,使庫(kù)內(nèi)溫濕度控制達(dá)到國(guó)家和本省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

  7、檔案室要定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行歸納整理,定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的綜合、分析和研究,從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,糾正錯(cuò)誤,更好地認(rèn)識(shí)和了解機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀,掌握發(fā)展規(guī)律,分析發(fā)展趨勢(shì),提高管理水平。

檔案管理制度14

  一、集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)的全部檔案,做到專(zhuān)人、專(zhuān)室、專(zhuān)柜管理,任何人不得據(jù)為已有。

  二、加強(qiáng)庫(kù)房管理,防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等方面的工作,配置必須的保護(hù)設(shè)備。

  三、定期對(duì)室藏檔案保管狀況進(jìn)展全面檢查,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向分管指導(dǎo)匯報(bào),采取積極有效措施,保護(hù)檔案的`平安。

  四、認(rèn)真做好檔案的登記工作,做到目錄與室藏檔案相符。 五、定期對(duì)檔案進(jìn)展鑒定,準(zhǔn)確地?cái)喽n案的存毀,銷(xiāo)毀失去價(jià)值的檔案,由鑒定小組提出意見(jiàn),登記造冊(cè),經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,由二人在指定的地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo),制止擅自銷(xiāo)毀檔案。

  六、檔案人員調(diào)開(kāi)工作時(shí),必須在辦完檔案移交手續(xù)后,方可分開(kāi)崗位。

  七、因保管不善,造成檔案毀壞和喪失的,按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,追究責(zé)任。

檔案管理制度15

  一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求

  (一)工程檔案的歸檔范圍

  對(duì)于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng),記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀,具有保存價(jià)值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。(詳附件一)

  (二)歸檔文件的要求

  1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

  2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。

  3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書(shū)寫(xiě)工具。

  4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用 A4 規(guī)格歸檔。

  二、工程檔案的.管理機(jī)構(gòu)

  各工程部設(shè)資料員,主要負(fù)責(zé)本部門(mén)工程項(xiàng)目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗(yàn)收過(guò)程中程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗(yàn)收及移交。

  三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計(jì)

  (一)工程檔案的收集

  文件形成后,文件形成責(zé)任人(經(jīng)手人)必須于當(dāng)天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當(dāng)天登記入盒。

  (二)工程檔案的整理

  按照單位工程分部.com、分項(xiàng)工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類(lèi)排列。

  (三)工程檔案的立卷

  1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分。

  2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。

  3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。

  4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

  5、竣工圖按專(zhuān)業(yè)組卷。

  6、竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。

  (四)工程檔案的編目

  1、每卷單獨(dú)編號(hào),

  頁(yè)號(hào)從"1"開(kāi)始,案卷不宜超過(guò) 30MM;頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在單頁(yè)右下角,雙面書(shū)寫(xiě)的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。

  2、卷內(nèi)目錄:"序號(hào)"以一份文件為單位,"責(zé)任者"填文件的直接形成單位和個(gè)人,

  有多個(gè)責(zé)任者的,選擇兩個(gè)主要責(zé)任者,其余用"等"代替。"文件編號(hào)"填寫(xiě)工程文件原 有的文號(hào)或圖號(hào);"文件題名"填寫(xiě)文件標(biāo)題的名稱(chēng)。"日期"填寫(xiě)文件形成的日期。

  未按要求編目的,每項(xiàng)扣罰部門(mén)資料員 5 元。

  (五)工程檔案的裝訂

  案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線(xiàn)繩三孔左側(cè)裝訂法。

  (六)工程檔案的歸檔

  單位工程竣工驗(yàn)收完成后 30 日內(nèi),部門(mén)資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時(shí)歸檔的扣罰部門(mén)資料員 5 元。

  (七)工程竣工檔案移交

  工程竣工驗(yàn)收完成后 60 日內(nèi),部門(mén)資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時(shí)辦理移交的,扣罰部門(mén)資料員 5元。

  (八)工程檔案的索引(待討論工程代號(hào)、檔號(hào))

  工程代號(hào)由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號(hào)由工程檔案中心根據(jù)工程代號(hào)填寫(xiě)。

  案卷號(hào) 如:第 1 卷 1.1.1-1

  專(zhuān)業(yè)號(hào) 如:基建類(lèi) 1 為 1.1.1

  工程代號(hào) 如XX花園首期為 1.1

  樓盤(pán)代號(hào) 如XX花園代號(hào)為 1

  (九)工程檔案的保管

  工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng),保證工程檔案不被腐蝕。

  (十)工程檔案的統(tǒng)計(jì)

  工程檔案管理人員必須每月對(duì)收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),及時(shí)催促借閱到期文件的歸還。

  四、工程檔案保管期限

  保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期(具體詳附件一)

  1、永久:是指工程檔案需永久保存。

  2、長(zhǎng)期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

  3、短期:是指工程檔案保存 20 年以下。

  同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。

  五、工程檔案密級(jí)

  密級(jí)分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級(jí)的文件,應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。

  工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級(jí),

  監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級(jí)。

  六、工程檔案的借閱及銷(xiāo)毀

  按照集團(tuán)公司檔案管理制度執(zhí)行。

  本制度由部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門(mén)資料員,工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。

  七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)

【檔案管理制度】相關(guān)文章:

檔案管理制度07-01

檔案管理制度02-28

檔案管理制度10-25

檔案管理制度09-15

檔案保密管理制度09-06

檔案管理制度06-22

物業(yè)檔案管理制度03-31

文件檔案管理制度04-05

檔案室管理制度04-21

企業(yè)檔案管理制度04-29