委員會檔案管理制度

　　隨著社會不斷地進步，我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準則。到底應(yīng)如何擬定制度呢？以下是小編精心整理的委員會檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

委員會檔案管理制度1

　　一、業(yè)委會檔案內(nèi)容

　　(一)《業(yè)主大會議事規(guī)則》、《管理規(guī)約》、《專項維修資金管理規(guī)約》文本;

　　(二)業(yè)主委員會、業(yè)主大會會議記錄、紀要;

　　(三)業(yè)主委員會、業(yè)主大會作出的決議、決定等書面材料、公示、公告及圖片、照片;

　　(四)各屆業(yè)主委員會備案證等材料;

　　(五)業(yè)主清冊及聯(lián)系方式;

　　(六)訂立的物業(yè)服務(wù)合同以及共有部分利用形成的協(xié)議;

　　(七)與物業(yè)服務(wù)企業(yè)之間業(yè)務(wù)往來的文件;

　　(八)業(yè)主和使用人的書面意見、建議書;

　　(九)維修資金收支情況清冊、賬目公告文本及審計報告;

　　(十)公共收益收支情況清冊、帳目公告文本及審計報告;

　　(十一)經(jīng)業(yè)主大會表決審定的改建、重建建筑物及其附屬設(shè)施的方案;

　　(十二)其他涉及到業(yè)主共同利益的有關(guān)材料。

　　二、業(yè)委會檔案的形成

　　檔案資料包括一切文字資料，影像資料和實物;委員同意簽字的各類原始文件和蓋章文本或復(fù)印件。

　　三、檔案使用后需及時移交

　　業(yè)委會各委員在工作當(dāng)中形成的文件在使用完畢后應(yīng)及時移交檔案管理人員。

　　四、檔案由專人管理

　　本屆業(yè)委會由業(yè)委會秘書責(zé)檔案管理工作。檔案管理人員要忠于職守、自覺遵守檔案管理制度，做好檔案收集、整理、歸檔工作。

　　五、檔案借閱實行登記制度

　　不可將檔案借離業(yè)委會辦公室，借閱完畢后要及時歸放至檔案柜原存放位置。由于借閱人原因造成文件損毀的.，由借閱人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

　　六、檔案分類保管

　　檔案管理人員按照保管期限或類別項目進行保管，并應(yīng)排列有序，柜門上鎖。

　　七、檔案的移交

　　新一屆業(yè)委會選舉產(chǎn)生后，在十日內(nèi)辦理檔案移交手續(xù)，同時做好移交清單，交接雙方應(yīng)當(dāng)面按移交清單逐一清點清楚。拒不履行正常移交義務(wù)的，新一屆業(yè)主委員會可以請求街道辦事處督促移交，公安機關(guān)協(xié)助督促移交。

委員會檔案管理制度2

　　為保存小區(qū)物業(yè)管理中的資料、檔案，根據(jù)相關(guān)法規(guī)，制定本管理辦法。

　　第一條 業(yè)主委員會需要保存的資料、檔案包括，“各種小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度”“各種會議記錄和決議”“各種法律法規(guī)文本”“各種公示、公告、通知”“各種合同”“相關(guān)部門下發(fā)的文件”“業(yè)主委員會物品說明、保修書、登記表”“活動中心物品資料、登記表”“業(yè)主委員會接訪登記表”和其他業(yè)主（代表）大會同意的.各種文本資料和電子文檔。

　　第二條 文本資料、檔案要在文件柜內(nèi)分類、編號存檔，電子文檔要進行備份。

　　第三條 常務(wù)秘書負責(zé)接收、催要經(jīng)辦人所持的資料，并進行整理、存檔。

　　第四條 文本資料必須按照保密等級進行保存，業(yè)主資料為最高等級，禁止對外查閱。

　　第五條 因為資料保管人個體原因造成業(yè)主資料出現(xiàn)丟失、外泄事件的，業(yè)委會必須追究其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；責(zé)任人是業(yè)委會委員的立刻終止其委員資格，并扣除其所有補助；責(zé)任人是秘書的立刻將其開除，扣發(fā)當(dāng)月薪水。

委員會檔案管理制度3

　　第一條 所有檔案資料，由業(yè)主委員會指定專人負責(zé)保管。

　　第二條 各種檔案資料應(yīng)分類進行登記、編號，妥善保管。

　　第三條 檔案室設(shè)在物業(yè)樓二層。

　　第四條 檔案資料主要包括：

　�。ㄒ唬└黝悤�議記錄、紀要；

　�。ǘ�）業(yè)主大會、業(yè)主委員會作出的決議、決定等書面材料；

　�。ㄈ�）各屆業(yè)主委員會產(chǎn)生、備案的材料；

　　（四）山莊內(nèi)所有建筑物產(chǎn)權(quán)清冊及業(yè)主聯(lián)系方式；

　�。ㄎ澹┯喠⒌奈飿I(yè)管理服務(wù)合同；

　�。�六）山莊標識，有關(guān)法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)往來文件；

　�。ㄆ撸�業(yè)主和使用人的書面意見、建議書；

　�。ò耍┚S修資金收支情況清冊；

　�。ň牛�會議錄音、錄像、照片等；

　�。ㄊ�）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗收資料；

　　（十一）設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護保養(yǎng)等技術(shù)資料；

　�。ㄊ�二）物業(yè)工程驗收和質(zhì)量保修文件，物業(yè)使用說明文件；

　　（十三）物業(yè)管理所必需的其他資料，包括物業(yè)交費統(tǒng)計表、物業(yè)經(jīng)營開支統(tǒng)計表、物業(yè)服務(wù)人員花名冊等；

　�。ㄊ�四）其它有關(guān)材料。

　　第五條 委員因工作需要須查閱檔案資料，并認真填寫檔案查閱單，不得將資料帶出檔案室。

　　第六條 業(yè)主查閱檔案資料，須經(jīng)兩名業(yè)委會委員簽字同意，并辦理查閱手續(xù)，不得將資料帶出檔案室。

　　第七條 查閱檔案的`委員和業(yè)主應(yīng)尊重業(yè)主的隱私權(quán)，依法保守秘密，若泄密依法承擔(dān)全部責(zé)任。

　　第八條 因管理不當(dāng)，發(fā)生檔案資料遺失或殘缺，檔案管理人員的應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并賠償由此產(chǎn)生的損失。

　　第九條 本制度經(jīng)業(yè)主委員會會議通過，按照《議事規(guī)則》第二十六條公示后生效。

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