會議資料

     舉行會議必須要印刷一些宣傳品及會議資料，用來告知會議的訊息以及會議期間提供與會者開會所需的相關資料之用，甚至也可以在會后留存建檔參考使用。

     一、印刷項目

     1．會前：

     （1）大會專用信封、信紙。

     （2）宣傳品--海報、會議通知、報名表。

     2.會期間：

     （1）大會節(jié)目手冊。

     （2）其他：名牌、與會證書、感謝狀、晚宴邀請卡、餐券。

     （3）論文摘要集／與會者名冊。

     依照會議規(guī)模及大會預算，以上有些項目可調整增減，例如：如果沒有很多經(jīng)費可以不用印制信封信紙；但如果籌備時間很長而經(jīng)費足夠的話，也有主辦單位印制第二次甚至第三次會議通知，用以提醒參加人員并加強宣傳。

     二、會前使用的印刷品

     會前的準備工作需要用到很多的印刷品，一來可以統(tǒng)一大會形象，二來可以同時開展做宣傳。

     1.信封、信紙

     先請一家合作良好的印刷設計公司設計符合大會主題的cis（含大會logo、字體、色系等），依照這個大會識別系統(tǒng)（cis）去延伸設計其他相關印刷品，如此不但所有大會的印刷品有一致的整體感，甚至大會會場布置物，如指示海報、眉目板等也可使用這個cis，加強與會人員印象。接著，就可以設計大會信封／信紙，當然現(xiàn)在大多使用電腦發(fā)信或e-mail聯(lián)絡相關事宜，但是有些正式函件或報告仍然使用大會信紙，而且寄發(fā)會議通知也必須使用信封。最好設計兩種尺寸的信封，可分別用來寄信件及會議通知之用。

     2.宣傳品

     需要印刷的宣傳品包括：a．海報。b.會議通知（宣傳小冊）。

     三、印刷設計與制作

     1.封面（海報、會議通知）

     a.會議名稱、1ogo。b．日期和地點。c．主辦單位--由誰主辦。d．摘要--簡單介紹內(nèi)容或主題。e．大會標語。

     2.內(nèi)容（會議通知）

     詳述會議內(nèi)容，特別強調重要的演講人及講題，并對講員和講題詳細介紹，以鼓勵大家參加，主題要醒目，要讓讀者信服這個會議是有價值的，引起回響，大致內(nèi)容如下：

     a．時間、日期和地點。b．會議名稱。c．主辦單位及協(xié)辦單位，或指導單位。d．大會籌備委員會名單及秘書處。e．主題。f．會議主人邀請函。g．誰應該參加和為什么。h．暫定會議日程表。i．演講人名字、職稱。j．會場簡介。k．報名費用（包括內(nèi)容）。l．報名表。m．住宿資料。n．眷屬活動和相關旅游資料。o．特別活動。p．教育學分。

     三、印刷設計與制作

     3.設計大會宣傳小冊（會議通知）

     設計一份實用又精美的會議通知，除了可以吸引注意，還可以讓與會者留存，不僅用來宣傳，還可在將來讓人們律津樂道。