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企業(yè)公司會議記錄的規(guī)范
會議記錄是一種實(shí)用文體,是由負(fù)責(zé)記錄的人員把會議的基本情況、發(fā)言和決定等事項(xiàng)記錄下來,是會議情況的真實(shí)反映。做好會議記錄,不僅可以為會后進(jìn)一步研究問題、總結(jié)工作提供重要的原始依據(jù)和材料,而且可以為日后查考提供重要依據(jù)和憑證。為認(rèn)真貫徹落實(shí)黨的xx大提出的“集體領(lǐng)導(dǎo)、民主集中、個(gè)別醞釀、會議決定”的原則,進(jìn)一步完善企業(yè)內(nèi)部議事和決策機(jī)制,現(xiàn)將規(guī)范會議記錄工作有關(guān)事項(xiàng)通知如下:一、自XX年1月開始,由總公司政工處向各單位配發(fā)專用會議記錄本。各單位召開行政領(lǐng)導(dǎo)班子會議、支部委員會會議時(shí),必須采用統(tǒng)一配發(fā)的會議記錄本做好有關(guān)會議記錄。
二、各單位要將本單位所召開的比較重要的會議,如涉及企業(yè)管理、職工分房、晉級、福利發(fā)放、人事變動(dòng)等與職工利益密切相關(guān)的重大事項(xiàng)的會議,按要求將會議主題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項(xiàng)等如實(shí)記錄在案。
三、各單位會議記錄本使用完后,持用完的會議記錄本到總公司政工處換領(lǐng)新的會議記錄本,各單位用完的會議記錄本由政工處存檔備查。
四、會議記錄的注意事項(xiàng)。
1、項(xiàng)目要完整。
⑴會議組織情況:要寫明會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人、記錄人等。如出席、列席、缺席人數(shù)較多時(shí),也可只寫主要人物、部門和總的出席、列席、缺席人數(shù)。
⑵會議內(nèi)容:由會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項(xiàng)等組成。會議記錄的結(jié)尾沒有固有程式,標(biāo)注“散會”、“結(jié)束”、“完”等均可。
2、要客觀、準(zhǔn)確、真實(shí)、完整。
⑴記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的政治責(zé)任心,以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意,重要的意思應(yīng)記原話,特別是重要會議和重要發(fā)言,應(yīng)記原話,不得任意取舍增刪,斷章取義,不得添加記錄者的觀點(diǎn)、主張。
⑵會議的主要情況,發(fā)言的主要內(nèi)容和意見,必須記錄完整,不要遺漏。記錄的詳細(xì)與簡略,要視具體情況而定。一般地說,決議、建議、問題和發(fā)言人的觀點(diǎn)、論據(jù)材料等要記得具體、詳細(xì)。一般情況的說明,可抓住要點(diǎn),略記大概意思。
3、做好記錄整理工作。
⑴要實(shí)事求是,完整準(zhǔn)確反映會議全貌。忠實(shí)于講話人、發(fā)言人的原意,盡可能用原話,原話意思不完整的,可以作一些技術(shù)上的加工,但不能隨意做內(nèi)容和意思上的增減和刪改。
⑵要做到層次分明,段落清楚,語句通順,文字準(zhǔn)確,字跡清晰易認(rèn),不要過于潦草,不要使用自造的簡稱或文字。
⑶沒有聽清楚或發(fā)言者表達(dá)不清的地方,會后要及時(shí)找有關(guān)人員核對。
五、會議記錄的技巧。
做好會議記錄,速度要快,要認(rèn)真聽取別人的發(fā)言,做到一快、二要、三省、四代。
一快:即書寫運(yùn)筆要快,記得快。
二要:即擇要而記。就記錄一次會議來說,要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想,與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄。就記錄一個(gè)人的發(fā)言來說,要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論,論證過程可以不記。就記一句話來說,要記這句話的中心詞,修飾語一般可以不記。但要注意上下句子的連貫性。
三。杭丛谟涗浿姓_使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分,比如“但是”只記“但”;省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組,句子的后半部分,畫一曲線代替,省略引文,記下起止句或起止詞即可,會后查補(bǔ)。
四代:即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法?捎眯沾嫒豢捎霉P畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字;可用漢語拼音代替生詞難字;可用外語符號代替某些詞匯等等。但在整理時(shí),均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。
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