辦公室文書工作技巧

一、確認反饋階段的技巧

確認就是接受任務，反饋就是匯報交付。在戰(zhàn)爭中，每當指揮員布置完任務，接受者都要當面復述一遍，即使戰(zhàn)斗最激烈的時刻也是如此。

只有這樣，才能確保執(zhí)行者全面準確地領會指揮員的戰(zhàn)略意圖，避免差錯。

秘書接受領導任務后，同樣需要復述確認復述有助于秘書對任務加深理解，領導也能從秘書的復述中及時發(fā)現自己的疏漏或秘書在理解上的偏差。諸如，領導布置任務后，秘書應以最精煉的語言將任務復述確認后再去執(zhí)行;接到一個會議通知電話，秘書應當向授話人復述一下電話內容;以傳真、郵件等非面對面方式向某人傳遞信息后，秘書應主動向對方確認是否收到，是否完整清楚，有無疑問等。

確認時需要注意的細節(jié)，如果領導布置的工作內容很簡單，秘書可以直接去做;如果領導布置的工作內容較多，秘書就需要復述一遍，復述時要精煉、條理，同時可加入自己的理解，準備采取的方法等;如果接到電話，除了記錄、復述，還要想到領導可能會問的問題，因此要問清對方的姓名、電話號碼。

一項任務完成后秘書要及時向領導匯報，反饋工作的進度和結果。這也是贏得領導信任的基本途徑。

反饋時需要注意的細節(jié);反饋有緩急之分，一項工作的完成情況是否必須立即反饋領導，不是憑秘書的感覺，而是看領導對這件事的關注程度和這件事本身的緊爭程度。如領導會后要趕著去拜訪一個重要客戶，這時秘書應該立即落實車輛并把車型車號、�？康攸c、司機姓名、手機號碼等信息傳遞給領導。如果秘書沒有履行反饋職能，領導找不到車，便是秘書的失職。

反饋還需要注意時機場合。如果不是很急迫的事，應在領導不忙或坐車、閑聊時匯報。反饋時語言應簡練，要突出結果淡化過程，切忌將匯報變成表功或訴苦，可像聊天一樣，將領導需要掌握的信息傳遞過去。

二、實施落實階段的技巧

在實話落實階段，秘書應掌握兩這方面的要點。

1、不忘事、不誤事、做好事

秘書工作無小事。要做到不忘事，可以做這樣一些工作;把文件夾分成“已處理”、“待辦”、“臨時”三種并貼上不同顏色的標簽;對重要文件加鎖保管并及時處理;準備一本記事本，每天下班前記錄次日要做的事，根據輕重緩急逐項完成;對重要性事務、周期性事務要提前記錄。

不誤事的秘訣是分清事情的輕重緩急，做事講究次序。時間管理學把要做的事情分成重要且緊急，不重要但緊急，重要但不緊急，不重要也不緊急幾類。辦公室工作有受支配、制約的部頒(上司委派的或部門分配的工作)，也有自己支配的部分(職責內的日常工作)。秘書要有科學明確的工作計劃，包括工作目標、內容步驟、方法、標準、完成時間等。要根據輕重緩急決定工作次序，有條有理地進行。受制約的工作置于前，自己支配的工作置于后;重大工作優(yōu)先考慮集中精力做;日常工作分散做。整段時間用于處理復雜的需連續(xù)進行的工作如擬寫文件;零星時間用于處理簡單的可間斷的工作，如處理信件、查閱資料;還要善于控制諸如接待來訪、聯(lián)系電話等工作的時間彈性。

秘書應養(yǎng)成記錄工作時間使用情況的習慣，如每周用于擬稿、接待、聯(lián)絡、參加會議等所占的時間，以便適當調整優(yōu)化，進一步提高工作效率。

不忘事與不誤事都為做好事服務的，把每件事情做好才是秘書工作的最終目的。做好事要善于抓大放小，做好重要的事情，要用80%的精力做20%重要的事情，用20%的精力做80%不太重要的事情。

20%重要的事情主要指該項工作完成的質量可能會對公司、部門、領導產生重大的影響，或對秘書本人的成長產生重大的影響。做好重要的事情，秘書必須樹立精品意識，力求盡善盡美，杜絕各類疏漏和低級錯誤;還要處理好質量與效率的關系，既要保證在規(guī)定時間內完成工作，又要克服片面追求效率而犧牲質量的做法。

對80%不太重要的事情要善于借助外力，如果可能可以授權下屬;要善于合理利用時間，性質相同或相近的工作可以集中處理，如打電話、處理文件等;要善于利用歷史資料進行處理，如把常用范本分門別類予以存檔。

2、準確、及時

如果我們分析出錯的原因就會發(fā)現，辦公室工作最容易出錯的常常是職能交叉環(huán)節(jié)，即兩個人(或部門)的結合部。杜絕出席的辦法之一，就是將自己的職責范圍擴大，即在遞交工作或任務時，如果將隨之實生的責任比作“接力棒”就要確�！敖恿Π簟边f交到下一名隊員手中時不落地。

秘書接受任務時，首先要分清是否是屬于自己職責范圍，是否是領導交辦的事。若是，就應無條件保質保量地做好;若不是，就應明確告知對方事情的辦理程序和方法。秘書應做好該做的事，也要對不該做的事說“不”，要藝術性地學會拒絕。這不僅可以幫助對方掌握辦事規(guī)律，承擔應負的責任，也可以保證全局工作的順利進行。但秘書還應該明白，不該做的事并不等于“可以不做的事”，在分清職責的前提下，要善于幫助他人、與人合作、互助互通，學會平衡各種人際關系。

如果事情不涉及法律、道德、規(guī)則等因素，分清職責后要有選擇地做。下列三類事秘書不應介入;第一，要你做的事已超出了你的能力所及，也就是說答應下來的事就應力爭做好;做不好不如不做，不要幫倒忙。第二，分內的事已經令你無暇他顧，也就是說不要種了別人的地荒了自己的田。第三，你的介入于事無補。

準確是不失誤，及時是不耽誤。及時就是在每一時間內內完成應該做的工作。秘書不要過多強調領導或工作本身所要求的最后期限，因為秘書隨時會接受新的任務，這時雙重的工作會帶來過大的壓力，最終使工作無法達到應有的質量。領導也隨時可能將工作的最后期限提前，使你措手不及。領導一般考慮的不是離最后期限你還有多少時間，而是在此前已經給了你多少時間。

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