會議管理規(guī)定

會議管理規(guī)定

1. 目的: 為規(guī)范會議管理，提高會議質(zhì)量,特制定此辦法；

2. 適用范圍:公司全體成員；

3. 會議原則：樹立簡明、高效之會風(fēng)。

3.1布置工作講標(biāo)準(zhǔn)（工作事項(xiàng)責(zé)任人完成時(shí)間進(jìn)度檢查）；

3.2檢查工作問過程(完成過程匯報(bào)總結(jié)與檢討)；

3.3匯報(bào)工作講結(jié)果(總結(jié)與結(jié)論評價(jià)與調(diào)整)；

3.4請示工作講方案(存在問題點(diǎn)與建議)；

3.5回憶工作講感受(成績與借鑒檢討).

4.參會原則：

4.１專題會議內(nèi)容所涉及的部門，至少有一名負(fù)責(zé)人到會；

4.２資源性問題會議及對公司重要政策的調(diào)整必須有總監(jiān)及以上人員參會；

4.３對公司的政策性宣導(dǎo)會議需公司中層以上干部參與；

4.４會議采取簽到制；

4.５總裁可視會議重要性決定是否例席，如需總裁出席會議，需提前與總裁秘書約定。

5.職責(zé)：

5.1主持人：會前資料準(zhǔn)備與會議召集；會中對會議效果的推進(jìn)與會議進(jìn)程控制；會后資料發(fā)放范圍確定與共享，并對落實(shí)事務(wù)予以跟蹤，直至關(guān)閉；對會務(wù)負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；

5.2組織與會務(wù)：受主持人領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)會議前、中、后期的協(xié)助工作；具體負(fù)責(zé)會議準(zhǔn)備（會場、人員）、簽到整理并對參會情況予以通報(bào)、會議紀(jì)要整理與發(fā)放等；

5.3參會人員：會前準(zhǔn)備；會中積極參與；會后就會議精神向下

作宣導(dǎo)，對落實(shí)事項(xiàng)向下作布署；

5.4稽核與跟進(jìn)：檢查各項(xiàng)會議執(zhí)行情況；對會議決議與精神的貫徹予以稽核；對會中布置任務(wù)的完成與問題的關(guān)閉進(jìn)行檢查與稽核；并對稽核結(jié)果及時(shí)予以通報(bào)。

6. 分類:會議按層級與范圍分公司、部門兩級，兩級會議按性質(zhì)再細(xì)分為例會、專題會、緊急會議，部門不設(shè)專題會。

6.1例會：

6.1.1定義：有固定的召開頻率，內(nèi)容涉及公司經(jīng)營、管理、服務(wù)領(lǐng)域；

6.1.2公司與部門的例會統(tǒng)一交由目錄管理員(總裁辦秘書)列入公司《例會名錄》進(jìn)行管理�！独龝�名錄》的不定期調(diào)整由總裁辦組織商榷并及時(shí)公布；

6.1.3已列入《例會名錄》部門例會，部門對其調(diào)整與取締擁有建議權(quán)，以聯(lián)絡(luò)單方式說明理由，由總裁辦核準(zhǔn)后，由目錄管理員統(tǒng)一調(diào)整后公布；部門新增的例會,請知會目錄管理員統(tǒng)一調(diào)整后及時(shí)公布；會務(wù)主持人員按《例會名錄》要求如期召集會議.

6.1.4《例會名錄》的定期調(diào)整由總裁辦每年年未組織一次,并依評估結(jié)論作調(diào)整,次年年初由總裁辦公布當(dāng)年《例會名錄》，并對上年度各部的執(zhí)行作情況匯報(bào)。

6.1.5《例會名錄》常設(shè)信息點(diǎn)有:會議名稱、召開頻率與時(shí)間、會議內(nèi)容(主題、議程)、主持人、與會人員、會務(wù)等。

6.1.6公司、部門的例會會議紀(jì)要或決議必須抄送總裁辦備案。

7.專題會：凡因解決公司經(jīng)營、管理、服務(wù)等領(lǐng)域的重要問題或事務(wù)，需涉及二個(gè)以上部門間（不含的二個(gè)）溝通與協(xié)調(diào)，可由提案人向總裁辦秘書申請，由總裁辦確認(rèn)后統(tǒng)一安排與組織。

8.會議要求:

8.1前期準(zhǔn)備：

8.1.1除緊急會議外，其它會議至少提前二個(gè)工作日由會務(wù)將相關(guān)資料及開會通知發(fā)至各與會人員，以便會前做好思考與信息收集;

8.1.2通知內(nèi)容：應(yīng)將會議名稱、主持人、具體時(shí)間(開起與結(jié)束)、地點(diǎn)、與會人員、會議主題與議程(例會名錄中已作記錄的不再要求，專題會議此信息必不可少)詳細(xì)告知與會人員。

8.1.3會務(wù)應(yīng)于開會前十分鐘準(zhǔn)備好會場及開會時(shí)的演示資料；各參會人員進(jìn)入會議室前應(yīng)準(zhǔn)備好相關(guān)資料（并攜帶，避免中途準(zhǔn)備資料而干擾會議）。

8.2紀(jì)律要求：

8.2.1會議原則上不允許請假,如有特殊情況（緊急任務(wù)或銷假中）須提前報(bào)請會議主持人批準(zhǔn),并授權(quán)其職務(wù)代理人參加會議，否則視同缺席；

8.2.2與會人員按時(shí)參加會議，不得遲到、早退或缺席，否則分別處以20元/次（遲到、早退）和30元/次（缺席）罰款；

8.2.3會議中，與會人員手機(jī)應(yīng)調(diào)至震動(dòng)；如因接聽電話干擾會議，經(jīng)主持人提出拒不改正的，罰款３0元/次。

8.2.4會議中，嚴(yán)禁大聲喧嘩,統(tǒng)一聽從會議主持人安排,發(fā)言

不得偏離議題或帶有人身攻擊；經(jīng)主持人指出拒不改正的，處50元/次罰款。

8.2.5會議結(jié)束后，由會務(wù)處理會議場所的整理，并且關(guān)閉設(shè)施與空調(diào)、燈，否則對會務(wù)人員處20元/次；

8.2.6會議相關(guān)人員（主持人、組織者、與會人員、記錄員、會議中落實(shí)的工作事務(wù)負(fù)責(zé)人）應(yīng)按本規(guī)定履行職責(zé)

會議管理規(guī)定第2頁

，否則視為怠于履行工作，視情節(jié)輕重處50-200元罰款。代理人怠職責(zé)任由授權(quán)人承擔(dān)；未傳答造成的怠職責(zé)任由傳答人承擔(dān)。

8.2.7會議主持人、稽核與跟蹤員、部門負(fù)責(zé)人對違紀(jì)人員可在此規(guī)定范圍內(nèi)行使處罰權(quán)提報(bào)權(quán)，經(jīng)綜合管理部復(fù)核后作通報(bào)，并在當(dāng)月工資核算中予以引用。

8.3會議組織要求:

8.3.1會議主題、議程、持續(xù)時(shí)間由會議主持人統(tǒng)一控制,與

會人員應(yīng)圍繞主題按發(fā)言和參與討論，嚴(yán)防偏離主題。

8.3.2會議原則上按既定的時(shí)間召開，如遇特殊情況，經(jīng)會議

主持人決定，由會務(wù)提前10分鐘將推遲信息及調(diào)整后具體的召開時(shí)間（或取消信息）通知與會人員。例會不得取消，如延期，需將延期召開理由以聯(lián)絡(luò)單方式報(bào)備總裁辦，以此作為對執(zhí)行會議的考核依據(jù)。

8.3.3會議講究高效：

8.3.3.1避免懸而不決：屬與會人員權(quán)責(zé)內(nèi)事務(wù)，應(yīng)當(dāng)場解決，以會議結(jié)果（會議紀(jì)要或會議決議）的共享來關(guān)閉問題點(diǎn)；權(quán)責(zé)內(nèi)無法決策的（如資源問題、權(quán)限問題），主持人也應(yīng)在會議中明確解決思路，并依此落實(shí)推進(jìn)責(zé)任人，并擬制完成時(shí)間、安排任務(wù)的追蹤與稽核人，以確保會中的布置事項(xiàng)在會后得到落實(shí)。

8.3.3.2避免決而不行：與會人員于會后一個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)將會議精神傳達(dá)或上報(bào)至部門相關(guān)人員（主持人對此有特別要求的，依主持人要求），會議主持人應(yīng)指導(dǎo)會務(wù)人員（記錄員）于會議結(jié)束后２個(gè)工作日內(nèi)將會議決議或會議紀(jì)要發(fā)至與會人員和相關(guān)部門。如涉及工作布置的會議，會后相關(guān)人員應(yīng)按會議中確定的進(jìn)度如期完成，不事先提出困難并獲得會議主持人同意（同時(shí)知會稽核、跟進(jìn)人）、又不如期完成的，視為怠于完成工作。

8.3.3.3承前啟后、循序見進(jìn)：例會中有涉及工作任務(wù)分配的，議程中必須設(shè)置“上次會議布置事項(xiàng)進(jìn)度匯報(bào)”環(huán)節(jié)；例會中涉及工作計(jì)劃的，議程中必須設(shè)置“上期計(jì)劃的達(dá)成情況匯報(bào)”環(huán)節(jié)。

9.會議文化（六問）：

9.1我們今天的行動(dòng)準(zhǔn)備好了嗎?

9.2會議內(nèi)容事前檢討過了嗎?

9.3要發(fā)言的意見都準(zhǔn)備好了嗎?

9.4為了使討論活躍你準(zhǔn)備好了嗎?

9.5起點(diǎn)開始,正點(diǎn)結(jié)束了嗎?

9.6會議結(jié)果滿意嗎？

9.7會議結(jié)果共享了嗎?

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