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公司檔案管理流程

時間:2024-10-16 20:24:40 資料大全 我要投稿
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公司檔案管理流程(通用9篇)

  檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱,也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。以下是小編整理的公司檔案管理流程,僅供參考,大家一起來看看吧。

公司檔案管理流程(通用9篇)

  公司檔案管理流程 篇1

  一、目的:

  為加強和規(guī)范公司檔案管理,建立起良好的檔案運行管理制度,提高檔案利用效率及品質(zhì)。

  二、檔案整理:

  編碼:由綜合部統(tǒng)一編碼。(見附件一)

  備注:如遇有新增文件或遺漏文件,各個部門需及時進行預(yù)先的統(tǒng)計與整理,最后匯總到綜合部門進行統(tǒng)一的編碼。

  整理方法:由綜合部整理出‘范本’,各部門則按‘范本’對各自部門的文件進行整理。(見附件一)

  備注:如在整理的方法上有更好的建議,請及時聯(lián)絡(luò)綜合部門進行修正。

  檔案歸檔:

 。1)、原則上每一項工作一結(jié)束,就需將所有的相關(guān)資料送至檔案室進行歸檔。

 。2)、對于正在進行的各項工作所涉及的文件,各部門應(yīng)作好‘預(yù)先歸檔’工作,整理方法與‘范本’雷同。

  外來文件的收發(fā):

  由檔案室進行統(tǒng)一接收,并作好登記、存檔,再分發(fā)到各個職能部門,各部門在接收到資料時也應(yīng)作好相應(yīng)的登記與歸檔。

  備注:原則上檔案室均保留原稿,如有特殊情況需保留復(fù)印件需在‘文件收發(fā)記錄表’(見附件三)上的備注欄上注明。

  檔案資料的發(fā)行:

  如因工作上的需要,有些部門需備有相關(guān)檔案資料,此時應(yīng)填寫‘檔案資料發(fā)行申請表’(如附件四)并經(jīng)核準(zhǔn)后再由檔案室統(tǒng)一發(fā)行。

  備注:

 。1)、當(dāng)有新的檔案資料時,檔案室應(yīng)及時進行更新、回收、發(fā)行等工作。

 。2)、各種發(fā)行檔案資料需蓋有‘檔案發(fā)行章’才能生效,嚴(yán)禁私自對各種發(fā)行的檔案進行復(fù)印。

  印章管理:

  閩泰、泰爾隆、博泰三個檔案專用章,并各分設(shè)‘受付’、‘發(fā)行’、‘作廢’三枚印章蓋在文件背面,執(zhí)照等證件除外),

 。1)所有的檔案資料需蓋有‘受付’章——紅色

 。2)發(fā)行的檔案資料需蓋有‘發(fā)行’章——蘭色

 。3)對于過期或失效的檔案應(yīng)改有‘作廢’章——蘭色

 。4)檔案的‘受付’、‘發(fā)行’、‘作廢’應(yīng)做相關(guān)的履歷(如附件五)。

  檔案的`使用審批程序:

 。〞、技術(shù)資料手冊、宣傳資料除外)

 。1)查閱:在檔案室現(xiàn)場查閱,不得帶離。A:查閱本部門檔案:查閱人填申請表→部門負責(zé)人審批。B:查閱非部門檔案:

  ①B級檔案查閱:填申請表→部門負責(zé)人審批→檔案相關(guān)部門的負責(zé)人審批

 、贏級檔案查閱:填申請表→部門負責(zé)人審批→檔案相關(guān)部門的負責(zé)人審批→公司負責(zé)人審批(副總→總經(jīng)理)(注:證件、合同等關(guān)系到公司運營等相關(guān)證件需經(jīng)總經(jīng)理審批,其余只需副總審批即可)

 。2)借閱:只限于B級檔案。A:程序:填申請表→部門負責(zé)人審批B:時間:三天,如續(xù)借則需再次填寫申請表。

 。3)復(fù)印、摘抄:A:程序:填申請表→部門負責(zé)人審批→公司負責(zé)人審批

 。4)備注:A級檔案即機密檔案;B級檔案即是A級檔案除外的普通檔案。

 。5)“檔案使用申請表”詳見附件六。

  書籍、技術(shù)資料、宣傳資料的使用程序的

  (1)借閱:只需在登記表上(如附件七)作相關(guān)的登記。

 。2)領(lǐng)用:只限于宣傳資料,但也需在‘宣傳資料領(lǐng)用登記表’上登記(如附件八)。

  備注:在統(tǒng)計過程中發(fā)現(xiàn)各部門均有合同、標(biāo)書、到貨、代理、授權(quán)、協(xié)議等清單復(fù)印件,此資料的整理方法待原件全部整理完畢后,再進行統(tǒng)一的收集、整理、發(fā)行。

  公司檔案管理流程 篇2

  一、目的

  加強文件檔案管理,規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

  二、適用范圍

  適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

  三、術(shù)語和定義

  1、檔案:指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活

  動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦

  盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

  2、檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

  四、職責(zé)

  1、行政人事部:

  1)負責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,并負責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理;

  2)建立健全公司檔案管理制度,指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況;

  3)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料;

  4)負責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的'全過程,確保公司檔案的安全;

  5)提高檔案信息的利用效率,促進信息傳遞和溝通;

  6)負責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。

  2、其他各部門相關(guān)人員:

  1)負責(zé)在工作變動時,做好或協(xié)助移交工作,并及時通知行政人事部;

  2)向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件;

  3)負責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔;

  4)財務(wù)部負責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料;

  3、各部門檔案主管人員

  公司檔案管理流程 篇3

  一、總則

  1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。

  2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

  3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

  二、文件材料的收集管理

  1、公司指定專人負責(zé)文件材料的管理。

  2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

  3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

  三、歸檔范圍

  1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。

  2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

  3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

  4、本公司與有關(guān)單位簽訂的'合同、協(xié)議書等文件材料。

  5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

  6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

  四、歸檔要求

  1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

  2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

  3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。

  4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

  5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

  6、案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

  五、檔案管理人員職責(zé)

  1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

  2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

  3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

  六、檔案的利用

  1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

  2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。

  3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責(zé)任。

  4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

  5、必須愛護檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

  6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。

  7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

  七、本制度即日起開始執(zhí)行。

  公司檔案管理流程 篇4

  檔案保管制度

  一、綜合檔案室負責(zé)全院檔案(不含人事檔案)的管理工作,有關(guān)部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。

  二、實行科學(xué)管理,檔案庫房內(nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng),編號科學(xué)規(guī)范、查找方便。

  三、定期對檔案進行檢查、修復(fù)、整理,保持整潔完好。

  四、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備,室藏檔案必須賬物相符。

  檔案借閱制度

  一、查閱檔案時,首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。

  二、查閱檔案只限于有關(guān)內(nèi)容,任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。

  三、如因工作需要借出檔案時,要辦理借閱手續(xù),用完后按期歸還,不得轉(zhuǎn)借他人使用。對所借的.檔案妥善保管,不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復(fù)制,要經(jīng)檔案室同意,重要內(nèi)容須經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)。在借閱期間發(fā)生的一切問題,一律由借閱人負責(zé)。

  四、醫(yī)院檔案主要供本院利用,院外單位或個人需查閱時,應(yīng)持介紹信,重要內(nèi)容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)后,方可查閱。

  檔案立卷歸檔制度

  一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料,均列為歸檔范圍。

  二、各部門兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全,按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后,再編排頁號,填寫卷內(nèi)目錄,擬出案卷標(biāo)題,裝訂。

  三、編號抄目要嚴(yán)肅認真,案卷標(biāo)題要簡明扼要,正確反映卷內(nèi)內(nèi)容,由檔案室統(tǒng)一書寫。

  四、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,規(guī)格統(tǒng)一,書寫規(guī)范,字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫,也不能用復(fù)寫紙復(fù)寫。對不符合要求的要返工重制。

  五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)。

  檔案鑒定與銷毀制度

  一、對檔案要認真進行鑒定,確無保存價值或保管期滿的檔案,可確定銷毀。

  二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進行。在院辦公室主任的主持下,由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組,負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作。

  三、經(jīng)過鑒定,需要銷毀的檔案,必須編造銷毀清冊,經(jīng)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可銷毀。

  四、銷毀檔案時,必須由二人以上在指定地點監(jiān)銷,監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章,并注明銷毀方式和日期。

  五、銷毀檔案清冊要妥善保管,并將所銷毀檔案在目錄中注銷。

  檔案庫房管理制度

  一、檔案庫房門窗牢固,及時關(guān)閉上鎖。鑰匙要專櫥保管,不準(zhǔn)隨身攜帶。

  二、非本室工作人員不得擅入庫房,因工作需要進入庫房時,必須有本室人員陪同。

  三、庫房要配備好“六防”設(shè)施(防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光),庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。

  四、庫房內(nèi)櫥具排列要整齊合理,要經(jīng)常打掃和擦拭,保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。

  五、做好室內(nèi)外溫濕度記錄,除濕,降溫。

  公司檔案管理流程 篇5

  一、文書檔案歸檔制度

  1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

  2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

  3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。

  4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。

  5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

  6.重要文件如部門需用可進行復(fù)印,但原件必須歸檔。

  7.機關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

  二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

  1.認真學(xué)習(xí)專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護黨和國家利益,工作盡職盡責(zé),自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

  2.負責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

  3.負責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

  4.負責(zé)檔案庫房各項制度的落實。

  5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認真總結(jié)經(jīng)驗,為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

  三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

  1.各部門配備一名兼職檔案員,負責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

  2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認真負責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時完成兼管檔案的任務(wù)。

  3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

  4.嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案管理制度。

  5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。

  四、部門立卷制度

  1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

  2.各部門兼職檔案員,負責(zé)對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

  3.兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的`規(guī)章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質(zhì)量。

  五、檔案保管制度

  1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負責(zé)檔案的保管工作。

  2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。

  3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。

  4.庫房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

  5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。

  6.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。

  7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入,隨時關(guān)好庫房門窗,確保安全。

  六、檔案保密規(guī)則

  1.檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅持原則,認真執(zhí)行各項制度。

  2.凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。

  3.查閱檔案時,不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進入檔案室。

  4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進公共場所和其他場所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時交給檔案管理部門。

  5.對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

  七、檔案借閱制度

  1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。

  2.凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時歸還。

  3.借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

  4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

  5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查,確認檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。

  6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

  八、其他

  解釋權(quán)歸公司行政人事部。

  公司檔案管理流程 篇6

  第一條為加強公司行政事務(wù)管理,理順公司內(nèi)部關(guān)系,使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,提高辦事效率,特制定本規(guī)定。

  第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

  第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

  第四條檔案管理要指定專人負責(zé),明確責(zé)任,保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級檔案必須保證安全。

  第五條歸檔范圍:

  1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

  2、本公司的請示與上級機關(guān)的`批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

  3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

  第六條檔案的借閱與索。

  1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

  2、借閱檔案必須愛護,保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,凡屬密級檔案,必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制,一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

  3、歸還檔案時,檔案管理人員要嚴(yán)格檢查,如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的,要追究借閱者責(zé)任,并及時報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

  第七條檔案的銷毀:

  1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

  2、若按規(guī)定需要銷毀時,必須編制《檔案銷毀清冊》,屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,一般內(nèi)部檔案,須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對清楚后方可銷毀。

  3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單,由專人監(jiān)督銷毀。

  公司檔案管理流程 篇7

  1、公司檔案管理部門,設(shè)置檔案專管崗位,由專人全權(quán)負責(zé)。

  2、文書結(jié)案后,原稿由檔案專員歸檔,經(jīng)辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業(yè)務(wù)處置須要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應(yīng)經(jīng)檔案管理主管引導(dǎo)批準(zhǔn)后妥為保留,檔案管理部門以影本歸檔,原稿用畢后仍應(yīng)送檔案管理部門歸檔并換回影本。

  3、檢討文件的本文及附件是否完全,如有短少,應(yīng)即追查歸入。

  4、文件的處置手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。

  5、與本檔案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的'文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

  6、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

  7、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

  8、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。

  公司檔案管理流程 篇8

  第一章總則

  為建立健全公司檔案工作,規(guī)范檔案管理,更好地為企業(yè)提高經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟效益服務(wù),根據(jù)國家有關(guān)法規(guī),結(jié)合公司具體情況,制定本制度。

  第一條公司檔案是指公司在各項經(jīng)營和管理活動中形成的全部檔案總和,包括工程建設(shè)監(jiān)理、工程技術(shù)咨詢、財務(wù)管理、勞動工資、行政管理、董事會等方面形成的檔案資料。

  第二條公司檔案工作是維護公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的組成部分。

  第三條公司檔案工作采取集中統(tǒng)一管理。

  第二章文件材料的形成和歸檔

  第四條公司經(jīng)營和管理活動中形成的文件材料(含膠片、照片、錄音、錄像和磁卡等)由責(zé)任人積累、整理后歸檔。

  第五條文件材料歸檔的基本要求

  1.歸檔的文件材料必須完整。

  2.歸檔的'文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司工程建設(shè)和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。

  3.歸檔材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律。

  4.歸檔文件必須編制目錄。

  第六條文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面:

  1.建設(shè)行政主管部門來文。

  2.董事會會議紀(jì)要、決議及監(jiān)理公司內(nèi)部規(guī)章制度。

  3.監(jiān)理咨詢合同、協(xié)議。

  4.向政府有關(guān)主管部門的報告或復(fù)文。

  5.與監(jiān)理項目有關(guān)的業(yè)主、承建商的來文及復(fù)文。

  6.按監(jiān)理項目形成的監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)檔案、監(jiān)理工作總結(jié)。

  7.有關(guān)公司人事管理檔案。

  8.公司經(jīng)營業(yè)務(wù)檔案。

  9.公司會議紀(jì)要及決議。

  10.其他。

  第七條歸檔時間

  1.工程項目及科研項目,在項目告一段落或項目完成后,責(zé)任人應(yīng)在14日內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,交檔案管理部門歸檔。

  2.各類文件材料歸檔一式一份,重要文件及自制文件應(yīng)將原件歸檔。

  3.公司工作人員因公外出學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議收集得到的文件材料,要按照歸檔范圍的規(guī)定,及時交檔案管理部門歸檔。

  4.文件材料的形成、積累、整理和移交歸檔是各部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任。

  第八條公司檔案管理部門要對公司各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。

  第三章檔案管理

  第九條檔案實行分類管理,檔案分類要遵循文件材料的形成規(guī)律,并且便于保管利用。

  第十條公司檔案分類

  1.工程監(jiān)理及咨詢類

  2.財務(wù)管理類

  3.人事管理類

  4.行政文書類

  5.董事會類

  第十一條檔案鑒定

  檔案保管期限分永久、長期、短期三種,其確定保管期限的基本原則是;

  1.對公司有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存。

  2.對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

  3.符合國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定。

  第四章檔案利用

  第十二條檔案借閱手續(xù)

  1.檔案管理部門應(yīng)建立《借閱檔案登記簿》

  2.借閱檔案應(yīng)向檔案管理員說明其利用目的,并在登記簿加以記載,由檔案管理員提供服務(wù)。

  3.借閱涉及公司秘密的檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意,方可借閱。

  4.未經(jīng)總經(jīng)理同意,不得向非公司人員提供檔案。

  第十三條公司合同檔案由合同管理人員統(tǒng)一管理,不得隨意讓他人查閱或帶出公司,若確因工作需要須查看或帶出公司,必須經(jīng)合同統(tǒng)管機構(gòu)批準(zhǔn),并出具借條,注明合同類型、編號方可借走,完后即時歸還。

  第十四條非檔案管理人員不得擅自提取檔案。

  公司檔案管理流程 篇9

  1、局辦公室是公文處理的管理機構(gòu),主管本機關(guān)的公文處理工作。

  2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負責(zé)該項目工作的科(股)室起草,局辦公室負責(zé)審核把關(guān),登記編號后報局長或局長授權(quán)的主管副局長簽發(fā)。

  3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對后,由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。

  4、積極推行辦公自動化,除公文和較大型綜合材料、外,一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔(dān)。

  5、凡需打印的材料,須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長同意,明確印制數(shù)量、完成時限后,交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機室工作人員辦理,并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。

  6、收到上級機關(guān)或交辦的'公文,由辦公室提出擬辦意見,報局長批示,按照批示意見送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任部門辦理。

  7、辦公室負責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。

  8、公文辦理完畢后,由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔、個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

  9、辦公室對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。

  10、文書人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導(dǎo)下,全面負責(zé)文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

  11、收受文件后,一般性文件由辦公室主任簽批,重要文件由主管常務(wù)副局長簽批,然后按簽批順序傳遞、承辦。

  12、文件收受及傳閱要及時,一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢,兩天之后文件未傳完時,文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件,辦公室必須當(dāng)時送達相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),及時落實。

  13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時準(zhǔn)確科學(xué)有效。

  14、嚴(yán)把印信使用關(guān),發(fā)文時必須由分管局長同意,然后由局長簽批后才可打印并使用公章,平時使用公章,必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長簽字后方可使用,并做好公章使用登記,介紹信使用必須由辦公室主任簽批。

  15、文書要嚴(yán)格執(zhí)行借閱,保密等項規(guī)章制度。

  16、除屬名信外,公務(wù)信件均由文書拆閱,重要信函,由主任或主管常務(wù)的副局長簽轉(zhuǎn)。

  17、一般業(yè)務(wù)性工作,各科自行建檔保管,重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理,辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔,統(tǒng)一管理。

  18、年末文件歸類做到科學(xué)、及時、有序、各類卷分類科學(xué),有利用價值。

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