檔案知識之歸檔文件的整理原則

　　歸檔文件的整理原則

　　遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，

檔案知識之歸檔文件的整理原則

。文件的形成有其自身的規(guī)律和特點。不同的機關(guān)，盡管其職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍各不相同，但各項職能活動總是存在著各方面的聯(lián)系，所形成的文件之間必然有一定規(guī)律，這種規(guī)律也就是文件之間有機聯(lián)系的具體表現(xiàn)。文件之間的這種聯(lián)系既能反映出機關(guān)職能活動的歷史面貌，同時也符合人們查找利用檔案的心理預(yù)期，為檢索提供了線索。因此，進(jìn)行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

　　區(qū)分不同價值。不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，而是要依照國家有關(guān)規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價值，劃定不同保管期限。

　　便于保管和利用。這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。“便于保管和利用”既是歸檔文件整理的出發(fā)點，也是最終目的。

　　歸檔文件的分類方法是如何的?

　　歸檔文件可以采用年度----機構(gòu)(問題)----保管期限或保管期限----年度----機構(gòu)(問題)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

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　　實驗室人員技術(shù)檔案管理

　　人員技術(shù)檔案涉及的人員信息比較多，許多實驗室經(jīng)常遺漏部分信息;或者管理不到位，出現(xiàn)信息更新不及時和管理繁瑣的現(xiàn)象。完整地保存和科學(xué)地管理實驗室的人員技術(shù)檔案，做好檔案管理，需要做好以下幾點：

　　完善制度

　　實驗室人員技術(shù)檔案管理應(yīng)有歸口部門，配有專(兼)職人員負(fù)責(zé)，并規(guī)定其職責(zé)，建立和健全人員技術(shù)檔案管理制度和相關(guān)的作業(yè)程序，做到職責(zé)明確，實施有章可循：

　　(1)科學(xué)管理人員技術(shù)檔案，承辦人員技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等工作。

　　(2)遵守保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。

　　(3)保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和提出復(fù)制。

　　內(nèi)容充分

　　CNAL-CL01：2006《檢測和校準(zhǔn)實驗室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》之5.2.5條款規(guī)定：“實驗室應(yīng)保留所有技術(shù)人員(包括簽約人員)的相關(guān)授權(quán)、能力、教育和專業(yè)資格、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗的記錄，并包含授權(quán)和/或能力確認(rèn)的日期，

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《檔案知識之歸檔文件的整理原則》(http://m.dameics.com)。這些信息應(yīng)易于獲得。”實驗室人員信息除了上述規(guī)定以外，還應(yīng)包括人員的學(xué)歷、身份基本信息和獎懲、升遷、考核等，人員涉及的資料比較多，除了以文件形式、證書形式存在外，有些并沒有以書面形式存在，還需要收集和完善。因此，設(shè)計和編制《人員登記冊》，包含實驗室人員需求的所有信息，以此為綱領(lǐng)性資料，其他證書、文件資料為附件，不僅便于登記管理和核查，而且便于統(tǒng)一管理、不遺漏人員信息資料，還對保持信息的充分性起到重要作用。

　　實施有效

　　實驗室人員技術(shù)檔案的管理工作要有效實施，

　　(1)登記應(yīng)詳實。實驗室應(yīng)建立所有人員的技術(shù)檔案，對檔案進(jìn)行編號、分類、編目。管理人員根據(jù)《人員登記冊》的內(nèi)容收集相關(guān)信息，詳實登記�！度藛T登記冊》也可以利用計算機進(jìn)行信息化管理，以電子文本形式存檔，便于查閱。

　　(2)更新應(yīng)及時。實驗室人員有經(jīng)常獲得培訓(xùn)和繼續(xù)教育的機會，因此，專業(yè)技能會逐漸提升，上崗項目也會增加，而《人員技術(shù)檔案》是人員整體情況的綜合反映，所以要及時更新。實驗室人員應(yīng)把參加培訓(xùn)的信息、培訓(xùn)結(jié)果以及其他個人的相關(guān)信息變更及時通知檔案管理人員。

　　(3)保管應(yīng)到位。實驗室人員技術(shù)檔案應(yīng)履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)，由管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。檔案存放場所還要經(jīng)常保持清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜，防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)�等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時修補和提出復(fù)制。

　　(4)核查應(yīng)定時。實驗室應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，檔案管理人員每半年應(yīng)全面檢查、清理一次，做到賬檔一致。

　　(5)更改應(yīng)規(guī)范。實驗室人員技術(shù)檔案中的內(nèi)容如有更改，應(yīng)按程序文件的要求實行更改，注明更改人的簽名，切勿涂改。重要的文件更改還需有文件更改通知單。

　　(6)銷毀應(yīng)造冊。凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。

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