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檔案鑒定工作總結(jié)
檔案鑒定工作總結(jié)文書(shū)檔案鑒定工作一直是檔案館工作的難點(diǎn)，面對(duì)日益增多、價(jià)值參差不齊的館藏檔案，檔案工有無(wú)從下手之感。鑒定工作存在哪些難點(diǎn)呢﹖
1、 需鑒定數(shù)量浩大。產(chǎn)生原因?1進(jìn)館檔案質(zhì)量不高。由于種種原因，檔案界一直對(duì)館藏量津津樂(lè)道，衡量檔案館的規(guī)模以及達(dá)標(biāo)升級(jí)，館藏量均為主要條件之一，豐富館藏成為各檔案館追求的主要目標(biāo)。在增加館藏之際，一些不具進(jìn)館價(jià)值的檔案也悄然入館。因此，檔案館需要鑒定的已不僅僅是到期檔案，還有大部分冠以長(zhǎng)期、永久之名，卻無(wú)實(shí)際保存價(jià)值的檔案。?2檔案館未做到有計(jì)劃、經(jīng)常性地開(kāi)展鑒定工作，導(dǎo)致需要鑒定的檔案與日俱增。在庫(kù)房不緊張的情況下，鑒定工作并不十分迫切，況且鑒定工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，又難見(jiàn)成效，因此檔案館未將鑒定工作放到應(yīng)有位置，致使鑒定負(fù)擔(dān)越來(lái)越重。
2、鑒定程序復(fù)雜。目前，檔案采取的是案卷裝訂的方法，分厚卷皮及子母卷?小卷皮兩種。具體鑒定時(shí)，卷中若有不符合保管期限的文件，處理手續(xù)十分繁瑣：?1拆卷。將不需要繼續(xù)留存的文件剔出，并在卷內(nèi)文件目錄上注明;如剔除文件較多，則需要重新抄寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，然后再重新組卷。?2調(diào)整檔號(hào)。保管期限的調(diào)整、案卷的變化，需要重新編排檔號(hào)才能保證管理和利用。?3調(diào)整檢索工具。案卷目錄、全引目錄、專(zhuān)題目錄等檢索工具都需作相應(yīng)調(diào)整、更改。這種牽一發(fā)而動(dòng)全身的操作，令工作人員望而卻步。
3、鑒定標(biāo)準(zhǔn)難以掌握。文書(shū)檔案的鑒定，不同于專(zhuān)業(yè)檔案，如會(huì)計(jì)檔案保管期限劃分為5、15、25、永久等幾個(gè)級(jí)別，期限劃分得較明確，鑒定時(shí)便于操作。文書(shū)檔案內(nèi)容龐雜，涉及面廣，價(jià)值不易確定，在鑒定時(shí)困難較大。目前，鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)的是1987年頒布的《文書(shū)檔案保管期限表》，此保管期限表雖在多年的文書(shū)檔案立卷、接收、鑒定工作中起到了重要作用，但實(shí)踐證明，在保管期限的劃分方面還存在不足之處，不便于鑒定人員操作，影響了鑒定工作的開(kāi)展。
解決的對(duì)策有：
1、注重進(jìn)館質(zhì)量，少一些無(wú)價(jià)值檔案進(jìn)館。從某種義上講，檔案在進(jìn)館之前，已多次涉及到鑒定工作。一是檔案室人員在立卷、確定保管期限時(shí)的篩癬鑒定;二是檔案指導(dǎo)部門(mén)定期對(duì)案卷質(zhì)量檢查時(shí)涉及到鑒定;三是檔案館接收之前對(duì)案卷進(jìn)行的檢查。在這三個(gè)鑒定環(huán)節(jié)中，立卷鑒定環(huán)節(jié)是確保案卷質(zhì)量的關(guān)鍵，檔案局館的指導(dǎo)、檢查是進(jìn)一步保障。因此為保證檔案進(jìn)館質(zhì)量，應(yīng)提高立卷人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，在立卷環(huán)節(jié)就使保管期限劃分準(zhǔn)確;在指導(dǎo)檢查環(huán)節(jié)，應(yīng)將案卷質(zhì)量作為重點(diǎn)之一，及時(shí)監(jiān)督立卷人員改正問(wèn)題;在檔案館接收前的檢查環(huán)節(jié)，更應(yīng)當(dāng)注重檔案內(nèi)在質(zhì)量，特別是保管期限劃分正確與否，將無(wú)長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案解決在進(jìn)館之前。
2、改進(jìn)立卷方式，提高現(xiàn)代化管理水平。傳統(tǒng)的立卷方式存在一些不足之處，不利于檔案的鑒定?上文已有所涉及。改革立卷方式，便于文書(shū)檔案的立卷、接收、鑒定，已是勢(shì)在必行。以件為單位組卷并輔助以計(jì)算機(jī)管理的立卷方法，雖處于嘗試階段，僅其便于隨時(shí)剔除無(wú)保存價(jià)值文件的優(yōu)勢(shì)就是顯而易見(jiàn)的。這種立卷方式在鑒定時(shí)，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問(wèn)題。另外，利用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，在檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整時(shí)，可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作效率。
3、改革現(xiàn)行文書(shū)檔案保管期限表，便于鑒定操作。當(dāng)前鑒定工件依據(jù)的《文書(shū)檔案保管期限表》存在諸多對(duì)鑒定工作不利之處，應(yīng)進(jìn)行必要的改革。一是調(diào)整不合理的保管期限，如原保管期限表中，組織關(guān)系介紹信、下級(jí)報(bào)送文件、上級(jí)下發(fā)文件、提案類(lèi)等文件，保管期限劃分偏高，進(jìn)館后多數(shù)無(wú)人問(wèn)津，占據(jù)了庫(kù)房，又為鑒定工作增添了負(fù)擔(dān)。二是從檔案館角度制定文書(shū)檔案保管期限表。如果僅從一個(gè)單位角度劃定保管期限，必然會(huì)導(dǎo)致檔案館各全宗檔案的重復(fù)，影響檔案鑒定工作。如干部任免、各類(lèi)審批表、下級(jí)單位報(bào)送的年度以上的報(bào)表等，涉及單位都要移交進(jìn)館。這些問(wèn)題如不在立卷劃定保管期限時(shí)解決，進(jìn)館后依靠檔案館鑒定剔除，難度相當(dāng)大。三是保管期限劃定盡量明確。只有短期、長(zhǎng)期、永久界定保管期限，在鑒定時(shí)不易掌握。如長(zhǎng)期為16-50年，跨越年度如此之大，令鑒定人員無(wú)所適從。
4、在檔案館設(shè)立鑒定機(jī)構(gòu)，由專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)鑒定工作。主要是對(duì)館藏到期檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制定鑒定計(jì)劃;對(duì)雖未到期但實(shí)踐證明已無(wú)利用價(jià)值的檔案進(jìn)行調(diào)查、分析，提出鑒定意見(jiàn)，保證檔案館鑒定工作有條不紊地進(jìn)行。
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