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檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變探究
摘要：科技的飛速發(fā)展，讓人們進(jìn)入了信息時代，檔案的形式也發(fā)生了顯著的變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，由此引出檔案管理工作內(nèi)容和模式的轉(zhuǎn)變。檔案管理者應(yīng)該根據(jù)時代發(fā)展的要求，積極學(xué)習(xí)和研究，更好地完成檔案管理工作。 關(guān)鍵詞：檔案管理 內(nèi)容 模式 轉(zhuǎn)變 隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理mf"F的內(nèi)容與模式發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案管理工作必須跟上時代發(fā)展的腳步，及時改變思路，改變工作方式，做好檔案管理工作。 一、工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變 1.檔案的收集 傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理人員只需要坐等檔案的最后形成，然后進(jìn)行歸檔即可，一般都是一項議案或一項工程最終的議案結(jié)果，缺少中間出現(xiàn)的有意義的創(chuàng)意和方法，也難以體現(xiàn)整個過程。但在信息化時代，人們可以將這些完整地記錄下來，只是有時會分散地存放在個人的計算機(jī)中。檔案人員如果坐等檔案的最后形成，將會失掉這一部分檔案，所以，信息時代的檔案管理者比傳統(tǒng)的檔案管理者更具主動性，他們會在專業(yè)人員的指導(dǎo)下主動學(xué)習(xí)專門的檔案信息接收管理平臺，對電子檔案進(jìn)行有效收集和管理。 2.檔案的保存 傳統(tǒng)的檔案保存，需要大量的人力、物力和精力，而且因為數(shù)量繁多，查閱起來相當(dāng)費時費力，已經(jīng)不能滿足人類社會獲取信息的飛速增長的要求。電子檔案不但有利于收集完整的檔案信息和對信息進(jìn)行有效保存，傳播起來也極為方便。傳統(tǒng)的檔案保存重點考慮的是檔案庫房和檔案柜的設(shè)置，在設(shè)計檔案館時，電子文檔的保存主要考慮檔案的增長速度，電子存儲量及更新?lián)Q代的趨勢。現(xiàn)代化的檔案觀，不但應(yīng)該具有保存各種格式電子文檔的能力，還應(yīng)有能力將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成電子文檔。以提高整體檢索速度。 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有一定的不穩(wěn)定性和不安全性，信息丟失或失真現(xiàn)象在所難免，這就要求檔案管理工作者定期對電子文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，保證即使計算機(jī)出現(xiàn)問題，造成檔案信息丟失或失真的情形，也可做到有備無患，只需使用備份對原來信息進(jìn)行恢復(fù)即可。 3.工作新內(nèi)容 �。�1）設(shè)備故障安全防范。網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)硬件等系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障，一般會導(dǎo)致計算機(jī)存儲的數(shù)據(jù)完全丟失或者無法保持原有數(shù)據(jù)的存儲狀態(tài)。這就要求檔案管理者在設(shè)計檔案管理系統(tǒng)之初就充分考慮到這個問題，積極設(shè)置系統(tǒng)安全應(yīng)急措施，進(jìn)行數(shù)據(jù)的異地備份。當(dāng)計算機(jī)發(fā)生故障時，積極采取應(yīng)急措施，或采用操作簡單、比較節(jié)約但容易造成最新數(shù)據(jù)丟失的冷備份機(jī)制，保護(hù)大部分?jǐn)?shù)據(jù)，或采用保證系統(tǒng)應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)相對安全的雙機(jī)熱備份機(jī)制，這樣，當(dāng)一臺服務(wù)器出現(xiàn)故障時，另一臺服務(wù)器可以及時代替其工作，不至于因為系統(tǒng)維修耽誤工作。 �。�2）權(quán)限控制。權(quán)限控制主要是防止對檔案信息進(jìn)行拷貝、惡意篡改或破壞，所以對用戶可以訪問的目錄、子目錄、文件和其他資源進(jìn)行了一定的限定，并且對能執(zhí)行的操作做了限制。防火墻控制，用于防止網(wǎng)絡(luò)中的黑客。 （3）訪問控制。訪問控制技術(shù)的主要任務(wù)是保證檔案信息不被非法訪問和非法使用，具體措施包括：入網(wǎng)訪問控制、權(quán)限控制和防火墻控制。入網(wǎng)訪問控制，控制用戶可以登錄的類別及登錄的時間和網(wǎng)站。 �。�4）病毒防治。如果檔案信息遭到病毒入侵，其有效性和完整性將受到嚴(yán)重破壞，甚至完全毀壞。這就需要檔案管理工作者安裝最新的、比較有效的查毒、殺毒軟件，避免將手機(jī)和U盤上的病毒攜帶到電腦上，同時密切關(guān)注網(wǎng)絡(luò)病毒動態(tài)，適時對服務(wù)器和客戶端查毒和殺毒。 二、檔案管理模式的轉(zhuǎn)變 傳統(tǒng)檔案對于保密級別，一般在案卷上呈現(xiàn)出來，檔案管理人員可以根據(jù)卷宗上標(biāo)記的保密級別進(jìn)行分別管理。保密方式一般采用對檔案實體進(jìn)行控制，只要檔案實體不被復(fù)制、拍攝或盜取，就算完成保密任務(wù)。對于當(dāng)下的電子檔案，其信息系統(tǒng)本身就具備較高的安全性，可以根據(jù)檔案的不同密級，確定向哪些人群開放。 傳統(tǒng)的檔案，如果有人需要觀看，首先需要辦理借閱手續(xù)，歸還之時還要辦理歸還手續(xù)。借閱人借出去的這一段時間，檔案就會暫時離館，而且在借閱的過程中，借閱人可能會對檔案造成一定的損害，難以保存其原始性。對于電子檔案來說，原始文件和復(fù)制的文件毫無區(qū)別，無論進(jìn)行多少次的閱讀，都不會損害檔案的原始性，也不會發(fā)生檔案離館一段時間的現(xiàn)象，更不需要進(jìn)行歸還，由此節(jié)省了一部分人力、物力和財力。 傳統(tǒng)檔案管理中，分類和檢索緊密聯(lián)系，不可分割，進(jìn)行分類立卷的目的主要是更有效地檢索檔案。電子檔案管理中，只要在計算機(jī)中要輸入與所查檔案相關(guān)的關(guān)鍵詞，檔案文件就可以順利查出，基本不需要分類。但是人們?yōu)榱烁玫乩脵n案信息，還是對檔案進(jìn)行了詳細(xì)分類。 總之，檔案管理工作要根據(jù)時代發(fā)展的需要，不斷進(jìn)行調(diào)整、改革、完善和創(chuàng)新，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，讓檔案為社會發(fā)揮應(yīng)有的作用。 參考文獻(xiàn) [1]趙培青，杜俊瑞.對檔案管理工作的研究與思考[J].山西科技在，2005（6） [2]王云鷗.檔案管理的探索與實踐[J].建材發(fā)展導(dǎo)向.2010（4）
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