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試談新時期文秘人員的能力要求論文
現(xiàn)代文秘人員是一個很大的群體，通俗地說，他們是工薪族中的白領(lǐng)階層，可以勝任經(jīng)理助理、秘書、統(tǒng)計員、推銷員、文書、資料員、檔案員等職位的工作，這些高素質(zhì)的勞動者經(jīng)過培訓、鍛煉,還可以成為各行各業(yè)帶文職性質(zhì)的技術(shù)人才或基層領(lǐng)導人。那幺，文秘人員應該具備哪些能力，才能適應新時期的要求，才能有效地完成自己的工作呢？
一、表達能力
文秘人員種種職能的實現(xiàn)，都離不開語言文字的表述。有人說文秘人員的工作是“寫出來，說出來”的，這是有一定道理的。良好的表達能力是對文秘人
員的特殊要求，而文字表達和口頭表達是表達能力的基本體現(xiàn)。文字表達能力被看作是文秘人員的“看家本領(lǐng)”和基本功。文秘寫作的涉及面很廣，小到一個電話記錄、一個通知、一個情況匯報，大到年度工作總結(jié)、任期工作報告等。因此它要求文秘人員不僅要懂得語法、邏輯、修辭和一般的寫作知識，而且還要掌握各種文體的寫作技巧，努力把自己鍛煉成公文寫作的高手�？陬^表達能力是文秘人員的“口功”。文秘人員對上級匯報工作，請示問題，提出建議；對下傳達指令，溝通情況，組織協(xié)調(diào)；對外開展公關(guān)，公務交往，社會應酬。都對其口頭表達能力提出了很高的要求。文秘人員的口頭表達要用精練的語言，表達出最必要的內(nèi)容，做到“文約而意豐”、“言簡而理周”。要了解交流對象的特征，準確把握對方的意圖和要求，充分認識語言表達的環(huán)境，研究表達的時機和方式。
二、辦事能力
文秘人員每天都要面對大量的事務性工作，如文書事務、接待事務、電話事務、會議事務、領(lǐng)導者交辦的事項等，辦事成了文秘人員的一項基本職能。要提高自己的辦事能力，文秘人員首先要熟悉辦事渠道，了解有關(guān)部門的職權(quán)范圍，知曉辦理各項事務的方式和途徑。其次，掌握辦事程序。如公文的管理，介紹信的開具，會議的組織，來賓的接待等事務的辦理，都具有程序化的特點。遵循既定程序辦事，可以少走彎路，提高效率。最后，要善于交往和應變。辦理事務的過程，其實就是人與人交往的過程，因此，要了解人事關(guān)系，善于接人待物，長于交際藝術(shù)。同時，文秘人員要具備較強的應變能力，能根據(jù)事務的不同情形和特點，及時準確地予以辦理，尤其是對于突發(fā)事件，更要機敏應對，能在堅持正確原則的前提下，審時度勢，靈活機動地處理。
三、協(xié)調(diào)能力
在現(xiàn)代社會中，協(xié)調(diào)是一種廣泛性的社會活動。協(xié)調(diào)能力已成為一種主要的公共關(guān)系能力，這種能力是現(xiàn)代人生活和生存之必需。對文秘工作而言，尤其需要具備協(xié)調(diào)能力。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：首先是與主管領(lǐng)導的協(xié)調(diào)。文秘人員要及時向領(lǐng)導報告工作，請求對某一問題的指示，以便明確自己的工作目標和處理問題時應把握的尺度。其次是與主管領(lǐng)導之外的其他領(lǐng)導之間的協(xié)調(diào)。有一些行政職能交叉的工作，由多個領(lǐng)導分管，需要多個領(lǐng)導協(xié)商解決，而領(lǐng)導之間的碰面需要一定的程序，有時要靠文秘人員做好先期的溝通和協(xié)調(diào)。再次是同事之間的協(xié)調(diào)。文秘人員的很多工作要依靠其他部門工作人員的配合才能完成，這是內(nèi)部職能分工的要求。第四是與服務對象的協(xié)調(diào)。文秘人員應認真對待每一位服務對象，對他們的不滿要做好說服解釋工作，爭取他們的理解和支持，對他們不合理的要求和不正確的意見要進行合理疏導，使他們放棄自己的想法，力求給每個服務對象一個滿意。
四、合作能力
信息時代的社會分工越來越細，某項工作或者某件事務通常需要若干人通力協(xié)作才能完成，因此在這個團結(jié)協(xié)作的過程中，需要發(fā)揮團隊精神。同樣，文秘部門的許多工作也要靠集體協(xié)作才能完成，如遇到重要任務、緊急情況、重大活動、大型會議，只有集中人員，團結(jié)協(xié)作打殲滅戰(zhàn)，才能保證按時完成任務。因此，文秘人員要樹立整體觀念、團結(jié)觀念、互助觀念。經(jīng)常通氣，加強聯(lián)系，主動交流信息，面對面商量解決問題；遇到難題，要主動請教別人，主動幫助別人，主動想辦法解決；遇到共同辦理的事項，彼此都竭智盡力，相互支持，通力合作，爭挑重擔，在工作中大力發(fā)揚團結(jié)互助的合作精神。
五、操作能力
隨著新技術(shù)革命對社會各領(lǐng)域的沖擊，文秘人員僅靠兩只手、兩條腿、一只筆、一張嘴的工作方法，已難以適應時代的需求。目前，文秘人員實行辦公手段現(xiàn)代化的條件已經(jīng)具備，辦公自動化浪潮對我國的文秘工作產(chǎn)生了深刻的影響。因此，對現(xiàn)代辦公設備的熟練操作能力，是高效率完成文秘工作所必須具備的。這種能力主要包括：中（英）文打字機、電話機、電傳機、復印機、錄音錄像機、照相機、文字處理機和電子計算機等設備的使用、保養(yǎng)和初步維修的本領(lǐng)，對于書法、速記、編輯、校對、檔案管理、信息處理等技術(shù)的掌握和運用的本領(lǐng)，對網(wǎng)絡資源的搜集利用和上傳下載本領(lǐng)以及轎車、摩托車等交通工具駕駛的本領(lǐng)等。
新時期對文秘人員的能力要求不是單一的。只有具備各種能力都較強的綜合素質(zhì)，才能適應社會的發(fā)展和時代的需要，才能成為日益競爭的文秘行業(yè)的佼佼者，才能在職場的大海中盡情暢游。
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