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公立醫(yī)院合同管理系統(tǒng)的應用論文
摘要：在“互聯(lián)網＋”的新形勢下，合同管理的信息化成為一種趨勢，醫(yī)院于２０１６年開始在原有用友ＥＲＰ基礎上增加合同管理模塊，將合同管理自動化、標準化，實現(xiàn)合同信息跟蹤、快速查閱、付款總額控制、預警提示等功能，并且將合同管理系統(tǒng)與采購管理、應付系統(tǒng)、預算等相關聯(lián)，有效整合資源，完善了醫(yī)院整體管理水平。
關鍵詞：公立醫(yī)院；合同管理；應用
經濟合同是指法人、其他經濟組織，個體工商戶、承包經營戶之間，為實現(xiàn)一定的經濟目的、明確相互權利義務關系而訂立的合同。目前已成為市場經濟環(huán)境下各單位之間來往最重要、最常見的契約形式。合同不僅是商業(yè)關系的表達，更具有法律效力。加強合同管理，不僅實現(xiàn)醫(yī)院內部控制需求，更有利于進一步提高醫(yī)院管理水平，維護醫(yī)院合法權益。
１審計合同管理存在問題
集團中心審計部于２０１６年９～１０月對中心（集團）各院區(qū)２０１５年簽訂的經濟合同，包括設備采購、物資采購、建筑工程、設備維保、總務類等進行審計，主要采取合同登記審閱，財務查賬，付款逐筆核實，倉庫調查到貨入庫情況等方式，對經濟合同的合理性、合法性、完整性及合同條款的執(zhí)行情況，款項的支付情況等方面進行審核。審計出集團各院區(qū)合同管理存在的問題。
�。ǎ保┖贤炗啿粔蛞�(guī)范。審計部門對合同審閱時發(fā)現(xiàn)，存在個別１０萬元以上的零星工程合同沒有寫明施工期間，且無保修期約定；合同文本沒有簽訂日期、沒有簽約人簽字；個別總務物資采購合同文本重要條款空白或與會簽單上內容不一致等欠規(guī)范的情況。
�。ǎ玻┖贤臋n編碼不統(tǒng)一，文檔查閱不便。各職能部門合同各自管理，各院區(qū)各部門合同編碼沒有統(tǒng)一制定，較為混亂。例如各院區(qū)的合同編碼仍然延續(xù)集團合并前的編碼方式，集團化后沒有進行統(tǒng)一，院區(qū)內的總務合同也沒有統(tǒng)一編碼，整體比較散亂。合同歸檔采用手工歸檔，所有履行完成的經濟合同均以紙質形式存檔，使得查閱合同費時費力，效率低下。
（３）合同會簽進程、付款進度等難以控制。由于合同會簽參與的部門及人數(shù)較多，一份合同簽訂往往需要消耗很長時間，而且難以追蹤具體已簽至哪個部門，需要逐個部門進行聯(lián)系，付款簽字流程同樣需要長時間簽字流轉，效率較低且流程監(jiān)管困難。
（４）存在合同到期沒有續(xù)約情況，無預警機制。存在部分房租收款合同沒有續(xù)簽仍然出租，部門維保合同沒有續(xù)簽導致醫(yī)療設備存在運行風險。由于合同數(shù)量大，單純靠傳統(tǒng)辦公軟件很難保證所有合同簽約時間都能銜接的很好。
２針對合同管理審計問題解決思路
針對審計部門提出的合同簽訂不規(guī)范、編碼不統(tǒng)一等一系列合同管理中存在的問題，我們組織相關人員與２０１６年１１月參觀學習三門核電站的合同管理系統(tǒng)，了解了該系統(tǒng)運行流程以及相應的查詢統(tǒng)計功能，一致認為合同管理系統(tǒng)上線基本能解決目前醫(yī)院合同管理中存在的問題，于是２０１６年年底集團領導層決定與用友公司繼續(xù)合作，在原有的ＥＲＰ系統(tǒng)中增加合同管理模塊，由系統(tǒng)幫助構建一些常用合同文本，并實現(xiàn)合同流程審查、變更記錄、文檔保存、文檔查閱、預警提示、聯(lián)查采購入庫付款等功能。
３用友ＥＲＰ合同管理模塊應用
（１）提供合同標準模板，統(tǒng)一合同編碼。針對審計提出的合同簽訂不夠規(guī)范以及合同文檔編碼不統(tǒng)一的問題，合同管理系統(tǒng)提供了合同的標準模版，合同起草部門只需要輸入合同基本要素，使合同得到全集團統(tǒng)一、集中化管理。如果沒有符合的文本，系統(tǒng)可以自定義模板，模板按需求設計好后可以保存為標準模板，方便以后直接調取使用；如果該合同模板已經不存在使用的意義，可以選擇永久刪除。系統(tǒng)實現(xiàn)編碼自動生成，解決了各部門合同編號方式方法不統(tǒng)一，編碼混亂的問題。
�。ǎ玻⿲崿F(xiàn)信息跟蹤功能。針對審計提出的合同會簽進程、付款進度等難以控制的問題，合同管理系統(tǒng)從以下幾個方面予以解決：①系統(tǒng)可記錄合同的每一次變更及變更原因，使合同變更實現(xiàn)全程可追溯。②系統(tǒng)可對合同審批流程進行跟蹤，申請人可是隨時查看合同審批進度。③系統(tǒng)可對合同收支款項進行跟蹤，收付款系統(tǒng)發(fā)生收付業(yè)務時系統(tǒng)會將款項發(fā)生時間及金額反寫至合同管理模塊，實現(xiàn)全程款項信息跟蹤。
�。ǎ常⿲崿F(xiàn)合同快速查詢審閱功能。針對審計提出的文檔查詢不便的問題，合同管理系統(tǒng)提供使用者可按合同編碼、合同名稱、供應商代碼或名稱、經辦人工號、合同狀態(tài)等進行查詢合同，可查看該合同的所有詳細信息及審批狀態(tài)變更信息等，也可下載打印該合同功能，相比傳統(tǒng)手工查閱紙質版合同省時省力。
�。ǎ矗⿲崿F(xiàn)預警提示功能并控制付款總額。針對審計提出的合同續(xù)約沒有預警機制的問題，合同管理系統(tǒng)對即將到期的收款或者付款合同，系統(tǒng)會給予提醒，確保合同順利續(xù)約。另外合同管理系統(tǒng)與采購管理、應付系統(tǒng)進行關聯(lián)，對設備采購以及合同的付款進度進行監(jiān)督，對付款總額進行控制，一旦超額系統(tǒng)就不允許付款。
（５）實現(xiàn)審核權限界定功能。系統(tǒng)按部門及經濟合同類型設置審批流，并將關鍵簽署人單獨作為一個字段填寫，院辦在審核流程完成后最后蓋章時再次確認關鍵簽署人是否已簽字，嚴把審核關。
�。ǎ叮⿲崿F(xiàn)與其他模塊關聯(lián)整合功能。目前合同管理系統(tǒng)已與物資管理、總賬系統(tǒng)整合，可以通過聯(lián)查，對采購合同標的物的采購、入庫、付款情況進行跟蹤追溯，實現(xiàn)資源整合。
�。ǎ罚⿲崿F(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能。通過系統(tǒng)對合同內容、付款情況進行統(tǒng)計分析，大大減輕職工的工作量，使其從繁瑣的統(tǒng)計事務中解脫出來，更加高效高質量地為管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。
４用友ＥＲＰ合同管理系統(tǒng)后期規(guī)劃
�。玻埃保纺辏丛缕�，用友公司對集團及各院區(qū)經濟類合同相關部門進行了操作培訓，大家對該模塊逐漸適應并熟練使用相應功能，截止７月，共計有１４０份合同錄入系統(tǒng)。為了使系統(tǒng)更加人性化，更加完善，集團與用友公司協(xié)商對系統(tǒng)進行后期規(guī)劃。
�。ǎ保┖贤芾砼c移動報銷系統(tǒng)關聯(lián)，進行合同的移動端審批并開通短信通知接口。目前集團正在與紅橘公司聯(lián)合開發(fā)移動ＡＰＰ報銷，為了實現(xiàn)合同管理能隨時隨地審核查閱，后期合同管理系統(tǒng)將會與移動ＡＰＰ報銷系統(tǒng)關聯(lián)，實現(xiàn)手機端審批查閱合同，并且在合同進入審批流后，下游審核人員會收到短信通知。
（２）合同管理與采購管理模塊進行關聯(lián)，實現(xiàn)對設備采購的監(jiān)控。ＥＲＰ采購管理物資模塊已正式上線使用，將合同管理模塊與物資模塊關聯(lián)可實現(xiàn)物資從合同訂立到采購入庫數(shù)量、單價、型號等是否與合同一致等由系統(tǒng)進行監(jiān)控。
�。ǎ常┖贤芾硐到y(tǒng)與預算相關聯(lián)。合同管理系統(tǒng)按照合同簽訂年限，將各項經濟合同按照系統(tǒng)設置的預算項目自動歸類，預算管理員可以直接從合同管理系統(tǒng)中讀取下一年度醫(yī)療設備維保費等項目的預算，也可以獲取大額資金付款項目。
參考文獻
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