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在高職文秘專業(yè)檔案管理課程實踐教學(xué)中引入班級檔案項目的探索論
摘 要： 本文針對高職文秘專業(yè)檔案管理課程教學(xué)中存在的實踐過程不連貫、方式簡單化、效果不顯著等問題，提出可通過構(gòu)建班級檔案這一貫穿學(xué)生大學(xué)學(xué)習(xí)全過程的項目調(diào)動學(xué)生的積極主動性，培養(yǎng)學(xué)生的檔案管理操作能力。
關(guān)鍵詞： 班級檔案 高職文秘 檔案管理 實踐教學(xué)
檔案管理是高職文秘專業(yè)的核心課程，在專業(yè)教學(xué)中占有重要位置。由于該課程在教學(xué)計劃中通常只安排一個學(xué)期的課時，很難有效調(diào)動學(xué)生的積極主動性，存在實踐過程不連貫，方式簡單化，效果不明顯等問題。筆者認(rèn)為，要切實培養(yǎng)學(xué)生的檔案管理操作能力，最好要依托一個貫穿學(xué)生大學(xué)學(xué)習(xí)全過程的項目——構(gòu)建班級檔案。
班級檔案是班級從建立到畢業(yè)的過程中，班集體和同學(xué)個人在從事各項活動中形成的具有保存價值的不同形式、不同載體的歷史記錄。但在構(gòu)建班級檔案的過程中，起主導(dǎo)作用的班級輔導(dǎo)員或班干大多缺乏檔案專業(yè)知識，檔案管理難以科學(xué)化。因此，將構(gòu)建班級檔案作為高職文秘專業(yè)檔案管理課程的一項實踐教學(xué)來實施，既有利于加強學(xué)生應(yīng)用能力，又有助于在探索中規(guī)范班級檔案的管理。
一、高職文秘專業(yè)檔案管理實踐教學(xué)主要方法
由于高職學(xué)生的培養(yǎng)方式和就業(yè)去向特點，高職文秘專業(yè)的檔案管理課程一直在往應(yīng)用性方面發(fā)展。
1.現(xiàn)場集中教學(xué)。除了常規(guī)的課堂實例教學(xué)，任課老師大多將學(xué)生帶到檔案館等校外實習(xí)實訓(xùn)基地、校內(nèi)辦公室現(xiàn)場參觀，了解文書處理流程、檔案操作流程，以增強學(xué)生對檔案管理知識的直觀認(rèn)識。
2.模擬情境教學(xué)�，F(xiàn)諸多高職院校文秘專業(yè)都建立了綜合實訓(xùn)室，引進(jìn)了多功能的辦公軟件系統(tǒng)，以對學(xué)生進(jìn)行模擬教學(xué)。通過軟件操作，讓學(xué)生模擬操作檔案管理的全過程，以提高學(xué)生的實際操作能力。
3.任務(wù)驅(qū)動教學(xué)。根據(jù)檔案工作過程和行業(yè)規(guī)范，將檔案管理的各項目細(xì)化成具體的任務(wù)。任課老師指導(dǎo)學(xué)生圍繞任務(wù)，在強烈的問題動機的驅(qū)動下，通過對檔案管理基本知識的積極主動應(yīng)用，進(jìn)行自主探索和互動協(xié)作的學(xué)習(xí)。
二、高職文秘專業(yè)檔案管理實踐教學(xué)存在的不足
高職文秘專業(yè)檔案管理實踐環(huán)節(jié)采用多種形式相結(jié)合的方式，但由于缺乏真實的情境與實在的操作，往往不能使學(xué)生很好地掌握檔案管理技能。
1.項目任務(wù)虛擬化。當(dāng)前，高職文秘專業(yè)檔案管理課程的項目化教學(xué)大多采用虛擬企業(yè)和現(xiàn)實場景相結(jié)合的方式，通過模擬情境材料和企業(yè)信息進(jìn)行練習(xí)。但由于教師水平、場地限制等問題，實踐教學(xué)往往形式化、簡單化，并不利于學(xué)生真正掌握檔案管理的全過程。
2.實習(xí)實訓(xùn)簡單化。由于學(xué)生沒有實際工作經(jīng)驗，檔案教學(xué)過程中的很多實習(xí)實訓(xùn)項目無法進(jìn)行。如由于學(xué)生掌握的知識與檔案館等實習(xí)實訓(xùn)基地的專業(yè)化要求有較大差距，很難真正參與實際工作，所謂的實習(xí)多局限于觀摩。若依托學(xué)校綜合檔案室或相關(guān)辦公室實習(xí)，由于規(guī)模較小，難以一次容納太多學(xué)生，頻繁更替實習(xí)學(xué)生會給工作人員帶來諸多不便，因此學(xué)生在實習(xí)中承擔(dān)的多為辦公室事務(wù)，而非真正的檔案管理實務(wù)，不利于掌握基本的操作技能。
3.實踐環(huán)節(jié)被動式。學(xué)生無論是在校外實訓(xùn)基地或是校內(nèi)辦公室實踐，大多都按照既定的模式來操作，這樣的實踐很難調(diào)動學(xué)生的積極主動性，讓學(xué)生在實踐中思考。加之檔案管理課一般只開設(shè)一個學(xué)期，對于整個專業(yè)的學(xué)習(xí)來說，實踐時間短，實踐不連貫，無法深入了解檔案管理的全過程。
三、構(gòu)建班級檔案在檔案管理實踐教學(xué)中的作用
班級從建立到畢業(yè)的過程中，會形成一系列的班級檔案。構(gòu)建班級檔案在高職文秘專業(yè)檔案管理課程實踐教學(xué)中，可起到積極的輔助作用。
1.構(gòu)建班級檔案可以使檔案管理實踐貫穿大學(xué)生涯。班級檔案是班級建設(shè)和個人成長的歷史記錄，構(gòu)建班級檔案可以按學(xué)期或?qū)W年來對班級材料進(jìn)行歸檔，班級檔案的管理則成為一項日常工作，從而把通常只有一個學(xué)期的檔案管理課的實踐部分延伸到了整個大學(xué)三年，有助于學(xué)生系統(tǒng)地連貫地進(jìn)行檔案操作，從根本上提升技能。
2.構(gòu)建班級檔案可以發(fā)揮學(xué)生學(xué)習(xí)的自主性。班級檔案既包含了班級信息，如學(xué)生管理部門日常檢查內(nèi)容和有關(guān)考核信息，有關(guān)教學(xué)質(zhì)量的考評、考試、測試、驗等科目信息等；還包含了學(xué)生個人信息，如與學(xué)生成長相關(guān)的操行、勞動紀(jì)律等，可以說其與學(xué)生個人及班集體都息息相關(guān)。學(xué)生有責(zé)任也有義務(wù)來維護班級的榮譽，這更容易讓學(xué)生以主人翁的態(tài)度參與班級檔案管理工作，有效地實現(xiàn)學(xué)用結(jié)合。
3.構(gòu)建班級檔案可以實現(xiàn)檔案管理的全過程實踐。檔案管理課程按照秘書文檔管理能力要求，大致可以包含以下幾個工作項目：檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案提供利用、檔案數(shù)字化管理等。從大一開課起，老師指導(dǎo)學(xué)生從班級檔案收集入手，引導(dǎo)學(xué)生在未來三年的校園學(xué)習(xí)生活中做好各項檔案管理環(huán)節(jié)的工作。班級檔案可以以完成實際工作任務(wù)來組織引領(lǐng)課程內(nèi)容，有利于學(xué)生掌握檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)。
四、構(gòu)建班級檔案在檔案管理實踐教學(xué)中的探索
將檔案管理課按照秘書文檔管理能力要求，分解成檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案提供利用、檔案數(shù)字化管理六個工作項目來開展實踐教學(xué)。任課老師要與班級輔導(dǎo)員做好溝通，自新生入學(xué)組建班級開始培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識，讓學(xué)生認(rèn)識到構(gòu)建班級檔案不僅僅是檔案管理課程的實踐需要，還是文秘專業(yè)學(xué)生的能力要求，更是保管班級集體和個人大學(xué)信息的重要工作。
1.檔案收集。從大一開課起，任課老師與輔導(dǎo)員要作為班級檔案的總責(zé)任人進(jìn)行宏觀指導(dǎo)。首先，建立班級檔案歸檔工作制度，凡是記載和反映班級的主要活動，具有保存價值的各種形式的歷史記錄都應(yīng)歸檔。同時，指導(dǎo)班干組成檔案工作小組，根據(jù)工作職責(zé)分別負(fù)責(zé)對應(yīng)的檔案，發(fā)動全班學(xué)生踴躍參與提供素材。班長負(fù)責(zé)班級自然狀況檔案；副班長負(fù)責(zé)學(xué)生個體信息檔案；團支書負(fù)責(zé)黨團籍檔案、思想品德教育檔案；組織委員負(fù)責(zé)黨團活動檔案；紀(jì)檢委員負(fù)責(zé)收集班風(fēng)學(xué)風(fēng)檔案；學(xué)習(xí)委員負(fù)責(zé)收集學(xué)籍檔案；宣傳委員負(fù)責(zé)收集活動照片、錄像、宣傳報道材料等；生活委員負(fù)責(zé)收集班費以及班費收支檔案等，諸如此類。另外，可考慮由負(fù)責(zé)不同類別檔案的班干帶領(lǐng)一個工作小組，使班上每個同學(xué)都參與進(jìn)來，這樣既使班級檔案工作有條不紊，又使學(xué)生收集和管理檔案的能力得到培養(yǎng)。
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