秘書實務(wù)實訓

　　案例一實務(wù)

　　波揚公司準備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品定貨會。參加的有本單位、外單位的人員�？偨�(jīng)理讓秘書部門負責安排，會上要放映資料電影，進行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機。租界放映機的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。會議召開的時間是8月9日上午十點整，而資料放映的時間是十點十五分。劉小姐打電話給租聘公司，要求租聘公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。

　　9日上午，會議開幕前，波揚公司的秘書們正在緊張到做著最后的準備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地來賓以陸續(xù)進廠，劉小姐心急如焚``````思考題：

　　1、假如你是劉小姐，對節(jié)下區(qū)可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？

　　2、假如放映機在十點十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報告還是擅自決定調(diào)整會議議程？3、向總經(jīng)理報告后，你還應(yīng)該做些什么？

　　4、召開大型會議前各種準備工作，包括印象、電子類裝置應(yīng)提前多少時間安排？

　　案例二會務(wù)準備要細致、周密

　　一次某地當代表大會的開幕式上，會務(wù)人員未能按大會主持人宣布的程序播放國際歌，雖得到補救，但終是一件憾事，并受到批評。

　　事情發(fā)生的過程是，會務(wù)組會前起草的“大會開幕式程序（送審稿）”中列有“奏（或播放）國際歌”的一項。大會秘書處一位負責人審稿時，擬把此項放在大會閉幕式進行，于是把此一項目在開幕式的程序中刪掉了。后來大會秘書處主要負責人定稿時，又把該項圈了回來。會務(wù)組的同志憑印象只記住已刪掉奏國際歌此項程序，而對后來又被圈了回來一事，未家注意，因此對于在大會上宣布“奏國際歌”時無法奏出，一時形成了冷場。幸好會務(wù)組長急中生智，立即上臺揮拍領(lǐng)唱，這樣才圓了場。會后領(lǐng)導同志捉，這一事故該給予批評，吸取教訓。但在關(guān)鍵時刻能得到即使不久，這是好的，這一點值得表揚。思考題：

　　本案例中，會務(wù)準備方面存在哪些問題？

　　案例三“時裝秀”方案

　　某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內(nèi)容如下：

　　1．會議名稱：“XXxx服裝集團夏季時裝秀”。

　　2．參加會議人員：上級主管部門領(lǐng)導2人；行業(yè)協(xié)會代表3人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。

　　3．會議主持人：xx集團公司負責銷售工作的副總經(jīng)理。4．會議時間：XX年5月18日上午9點30至11點。

　　5．會議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會開幕、上級領(lǐng)導講話。時裝表演。展示活動閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀念品。

　　6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。服裝集團產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同

　　7．會址：服裝集團小禮堂。

　　8．會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識，上方掛展示會標題橫幅。搭設(shè)t型服裝表演臺，安排來賓圍繞就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。共13頁，當前第1頁12345678910111213

　　9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀念品(每人發(fā)xx服裝集團生產(chǎn)的t恤衫1件)

　　10．會務(wù)工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。

　　問題討論：

　　小李的會議方案有無改進的地方？

　　案例四請柬發(fā)出之后

　　某機關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

　　接到請柬的幾位部門領(lǐng)導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點了。幾位領(lǐng)導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。

　　事后，會議主辦機關(guān)的領(lǐng)導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。

　　但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

　　問題討論：

　　這個案例告訴秘書在會議準備時應(yīng)注意什么問題呢？

　　案例五會議方案制訂

　　中迅顯示器有限公司是我國主要的電腦顯示器生產(chǎn)基地之一，去年實現(xiàn)銷售額8億元人民幣，產(chǎn)品30％出口海外，并不斷保持產(chǎn)量連年遞增的勢頭，質(zhì)量管理也達到了同行業(yè)的先進水平。為適應(yīng)生產(chǎn)規(guī)模的進一步擴大，去年底，該公司又擴建了1萬平方米廠房，增加了3條國際先進的生產(chǎn)流水線，使顯示器年生產(chǎn)能力達到了100萬臺。

　　產(chǎn)量增加了，銷售必須跟進。目前，中迅顯示器有限公司在全國設(shè)有300多個代理商，為了讓代理商更多地了解公司的發(fā)展，同時展示其即將推向市場的新產(chǎn)品的優(yōu)勢及性能，研究如何擴大產(chǎn)品銷售等問題，公司領(lǐng)導決定8月8日一10日在上海市召開一次全國代理商會議，由公司總經(jīng)理介紹企業(yè)的基本概況及發(fā)展遠景；研發(fā)部經(jīng)理介紹、演示新產(chǎn)品的性能、核心技術(shù)及測試結(jié)果；生產(chǎn)部總監(jiān)介紹目前企業(yè)的生產(chǎn)能力及生產(chǎn)情況；銷售部總監(jiān)介紹公司產(chǎn)品的銷售情況；公司主管副總經(jīng)理就下一步銷售策略、銷售政策及開展銷售競賽評比等事項做專題發(fā)言。同時，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經(jīng)驗，最后表彰50家優(yōu)秀代理商。會議期間，還要組織與會代表參觀企業(yè)，利用一個晚上的時間舉辦一場聯(lián)歡晚會，安排代表游覽上海市內(nèi)的幾個景點。

　　為保證會議的成功舉辦，公司還決定會議地點安排在上海國際會議中心，食宿也在上海國際會議中心。同時各部門抽調(diào)10人組成大會籌備處，由張副經(jīng)理負責，具體工作包括準備會議所需文件、材料，寄發(fā)會議通知，接待，安排食宿，布置會場，聯(lián)系上海國際會議中心及旅游景點，預訂返程車、船、機票，邀請新聞媒體，組織聯(lián)歡晚會，購置禮品等。總經(jīng)理還特別強調(diào)，要在保證會議隆重、熱烈、節(jié)儉的前提下，盡量讓代表們吃好、住好、玩好。

　　根據(jù)公司領(lǐng)導的意見，張副經(jīng)理立即從各部門抽調(diào)了10位同志成立了大會籌備處，并召開了會務(wù)工作會議，對會議準備工作進行了部署和分工。

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