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    不管是你親自寄出這些信件，還是交給郵局，別忘了寄給自己一份，以便檢測是否會出現(xiàn)問題，

會議活動準備之邀請信（二）

。收到邀請信后查看一下實際寄出時間。如果你把郵寄事務交給郵局處理，并明確了確切的郵寄時間，那么一旦出了問題，郵寄給自己的這封就是有力的證據(jù)。如果你的信件沒有按時收到，那就要開始給客人打電話，看看他們是否已經(jīng)收到了邀請信。郵遞過程中可能會出一些問題，或者這些信件還在某個人的辦公桌上未被寄出。要是客人在活動舉辦的前幾天才收到邀請信，那么會給他們造成一定的困難，很可能因無法改變既定的計劃而無法出席。另外，還會造成更壞的結果，這些客人會認為自己是被排在名單Z上的，是最后的替補隊員，而同時，估計你這個活動策劃者的飯碗也保不住了。

    了解一下一類郵件的投遞安排表。本地區(qū)寄送信件需要的最短和最長的時間分別是多少？注意，日程表上的時間可能會發(fā)生改變。另外，一年中不同的時間也會對郵寄產(chǎn)生影響，如假期中寄送的邀請信很可能會發(fā)生延誤。因此，在開始做活動策劃時就要去當?shù)剜]寄確認一下。如果需要，則應同時檢查國際郵件遞送安排表。

    了解一下一類郵件的郵資。國際郵件的郵費與地方的有很大不同。確保國際郵件與地方郵件分開投遞，并按正確郵資收費，

管理資料

《會議活動準備之邀請信（二）》(http://m.dameics.com)。超大的和不規(guī)則形狀的信件需要支付額外的費用。最好先帶一個樣本過去，看看是否超出標準大小和重量。

    了解一下三類郵件的投遞安排表。最短和最長的郵寄時間分別是多少？

    如果需要，不僅要核對地方郵件，還需核對國際郵件投遞安排表。如果打算采用三類郵件投遞方式，就要根據(jù)投遞線路情況作出相應的時間調(diào)整。通常，寄送的郵件達到一定的數(shù)量才可以享用此項服務。同樣，國際郵件、超大郵件和形狀不規(guī)則的郵件需要支付額外的郵費。最好是帶個樣本過去，以確保邀請信沒有超出標準的大小和重量。

    下面是我們歸納了舉辦活動的邀請信構件（內(nèi)容）：

    邀請信的設計，在活動舉辦6個月前需要決定的項目：每份邀請信最多邀請幾位客人參加活動。

    邀請信應包含的內(nèi)容：

    邀請客人的數(shù)量

    活動名稱

    活動描述

    日期

    時間（開始時間/結束時間/活動日程安排）

    舉辦地點

    行車路線

    停車細則

    著裝要求

    回復地址、電話號碼、傳真號碼

    訂票表（如有需要）

    回信信封（可選擇）