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關于檔案管理現(xiàn)代化若干問題研究與思考
摘要：近年來，隨著國民經濟和社會科學技術的不斷發(fā)展，各種社會工作環(huán)節(jié)和管理方法也實現(xiàn)了現(xiàn)代化變化趨勢。檔案管理作為目前各行業(yè)工作中都不可缺少的一個環(huán)節(jié)，對其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理也越來越受到人們的重視和關注，如何在工作中更好的利用和應用檔案，是其適應時代發(fā)展新形勢要求已成為檔案管理工作者面臨的主要話題，也是最需要認真對待的話題之一。本文就檔案管理現(xiàn)代化工作中存在的各種問題進行分析和總結，提出相關的管理工作要點，以供同行工作參考借鑒。
關鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；檔案價值
隨著科學技術的飛速發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理模式由于搜索速度低、管理效率差以及存在問題多而無法滿足經濟發(fā)展和社會建設服務要求，更是無法適應時代發(fā)展的要求，因此就需要我們在工作中結合現(xiàn)有的社會發(fā)展技術和管理措施對檔案管理工作進行優(yōu)化和改進，變傳統(tǒng)的靜態(tài)檔案為動態(tài)檔案，從而實現(xiàn)了檔案管理控制的綜合化、系統(tǒng)化，更是形成了管理工作的全面、綜合、系統(tǒng)發(fā)展，形成了一項符合社會發(fā)展和時代要求的工作模式。
一、檔案管理
檔案在目前的社會發(fā)展中越來越發(fā)揮出其重要性作用，是社會各行業(yè)在發(fā)展中都不可缺少和忽略的工作環(huán)節(jié)，也是目前社會發(fā)展中最值得我們關注和重視的工作環(huán)節(jié)。截至目前，檔案管理工作中逐步形成了一套綜合化、系統(tǒng)化、全面化和合理化的發(fā)展流程和發(fā)展體系，更是實現(xiàn)了以適應時代發(fā)展和社會經濟要求為一體的綜合性發(fā)展模式。尤其是在近年來，隨著電子檔案的出現(xiàn)與完善，以電子計算機為主的檔案管理越來越受到人們的重視與關注，并形成了一套綜合性的發(fā)展模式和發(fā)展趨勢，成為目前社會發(fā)展中人們關注的重點話題。
近年來的社會發(fā)展中，隨著各種科學技術、經濟結構的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的單純以手工檢索、人工調卷為主的檔案管理方式逐步無法滿足社會發(fā)展和經濟建設要求，更是無法適應時代發(fā)展要求，形成了一套以檔案管理理念、信息觀念和現(xiàn)代化社會發(fā)展觀念為主的工作方式。這種檔案管理措施和方法是變傳統(tǒng)的靜態(tài)檔案為動態(tài)檔案、變紙質檔案為電子檔案的一種管理模式，也是搞好和促進社會發(fā)展的一種新型、現(xiàn)代化管理模式。截至目前的社會發(fā)展中，檔案管理事業(yè)和管理工作人員為了能夠順應時代發(fā)展潮流，在社會發(fā)展中逐步形成了以多個方向去進行教學和歸納，形成了一批有一拼的復合型人才，也是一個堅持不斷創(chuàng)新、用于探索和實踐的現(xiàn)代化檔案管理措施。
二、檔案管理工作中存在的問題
檔案管理作為當前社會發(fā)展中最為關鍵和重要的環(huán)節(jié)，其不僅在企業(yè)經營和工作中受到了人們的關注和重視，同時在國家政府工作中更是得到了人們的高度重視和關注，成為了整個社會發(fā)展中最為關鍵和重要的環(huán)節(jié)。就目前的檔案管理工作進行總結和歸納，其中還存在著諸多的缺陷和問題，對其進行研究和探索發(fā)現(xiàn)，其主要問題表現(xiàn)在以下方面：
①檔案管理缺乏系統(tǒng)的管理，并且在工作之中對管理人員專業(yè)知識和工作素質不夠重視，造成管理工作的松懈和不夠完善。在檔案管理中由于缺乏系統(tǒng)化的管理方式，通過相關的科學技術成果促進企業(yè)工作方式的轉變，檔案作為企業(yè)工作的重點方式，其在管理和工作中通過信息技術的完善來促使檔案工作合理進行，并且形成系統(tǒng)化的工作模式和方法。②管理人員的素質較低，導致管理力量薄弱。這是目前檔案工作中存在的主要問題，同時也是目前檔案管理工作中的重大缺陷。在檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的管理制度和檢查、考核方案。③檔案管理中配套設施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命和保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。
三、應對和研究措施
在科學技術快速發(fā)展的今天，做好檔案工作是各個企業(yè)和單位鉆研的重點。在工作中通過創(chuàng)新檔案管理措施和方法，提高檔案管理水平和工作效率，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，已全面真實的企業(yè)管理方法和措施來衡量企業(yè)的管理水平和發(fā)展現(xiàn)狀，為企業(yè)的發(fā)展提供有力的成果依據(jù)。以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業(yè)經營管理的有機結合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。
1.檔案是社會信息的重要組成部分
文獻信息是信息資源的主體，開發(fā)和建設好文獻信息資源，將對社會信息化起巨大作用。已納入信息系統(tǒng)的檔案工作，在管理上必須建立科學的信息接收、加工、存儲、輸出、反饋系統(tǒng)。檔案工作者必須強化信息意識和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動態(tài)檔案信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。目前，許多電子文獻信息已收入數(shù)據(jù)片中（包括以紙質、磁盤、光盤為載體的文獻檔案），并已加工上網。信息化檔案，一方面擔負信息資源的建設重任，另一方面要為網上信息服務。檔案的網絡化、數(shù)字化、自動化，是檔案管理進入高層次的表現(xiàn)形式。檔案自動化經過網絡化改造，打通信息與外界進出口通道，增加計算機存儲與處理的力度。
這樣，檔案管理的大量工作由計算機來完成，綜合管理能力、信息服務質量與業(yè)務人員來完成，綜合管理能力、信息服務質量與業(yè)務人員素質大大提高，使檔案信息管理趨于現(xiàn)代化、規(guī)范化和法制化，最終實現(xiàn)檔案信息管理的社會化。
2.增強經濟效益觀念
保存檔案的目的在于開發(fā)利用。檔案來源于社會實踐，又應用于社會實踐，具有廣泛的社會價值，能夠為社會各界進行有效的服務。所以，以開發(fā)、利用檔案信息為突破口，開展有償服務，既有利于社會進步，又有利于自身的發(fā)展。從開發(fā)利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實現(xiàn)檔案的價值，盡快地把檔案信息轉化為生產力。
3.加速觀念更新步伐
高新技術推動下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質，有高尚的情操志趣，對國家社會有強烈的使命感和責任感，還要有堅實的檔案理論基礎，掌握多專業(yè)、多學科的科學知識，有嚴謹?shù)目茖W態(tài)度和追求真理的強烈欲望以及樸實的工作作風，也要有創(chuàng)新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻的精神。
四、結束語
綜上所述，檔案資源的開發(fā)與利用，是檔案管理現(xiàn)代化的核心，因此，面對經濟時代的迅猛發(fā)展，檔案管理必須因勢利導，運用信息技術改造傳統(tǒng)的檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理網絡化，加強檔案管理信息高速公路建設，大力培養(yǎng)檔案管理新型人才，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設服務。
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