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采購業(yè)務(wù)流程及管理制度
第一條采購部門的劃分1．生產(chǎn)原材料采購：由采購部門負(fù)責(zé)辦理。
2．日常辦公用品采購：由辦公室或辦公室指定的部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)辦理。
3．對(duì)于重要材料的采購，必要時(shí)由總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購作業(yè)。
第二條采購作業(yè)方式
一般情況，采購部門依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購：
1．集中計(jì)劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計(jì)劃辦理采購較為有利，采購前，先通知請購部門依計(jì)劃提出請購，采購部門集中辦理采購。
2．長期報(bào)價(jià)采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的材料，采購部門應(yīng)事先選定供應(yīng)廠商，議定長期供應(yīng)價(jià)格，批準(zhǔn)后通知請購部門依需要提出請購。
3.未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意，不得私自變更、替換現(xiàn)有面輔材料供應(yīng)商；如有更適合供應(yīng)商而需要替換原供應(yīng)商的，采購部必須提交書面變更供應(yīng)商陳述材料，獲得書面批準(zhǔn)后方可變更。
4.詢價(jià)、議價(jià)結(jié)束后，需公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意方可定價(jià)，否則公司不予認(rèn)可價(jià)格；由此引起后果由責(zé)任人負(fù)全責(zé)。
5.采購作業(yè)合同簽訂由公司指定或授權(quán)委派專人負(fù)責(zé)，否則視為無效。
6.毛領(lǐng)、毛條、面料等大額材料合同簽訂由分管采購副總經(jīng)理以上級(jí)別人員辦理。
第三條采購作業(yè)處理期限
采購部門應(yīng)依采購地區(qū)、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業(yè)處理期限，通知有關(guān)部門以便參考，如果有變更時(shí)，應(yīng)立即修正。
采購作業(yè)處理
第四條詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)
(一)經(jīng)辦人員應(yīng)對(duì)廠商的報(bào)價(jià)資料進(jìn)行整理并經(jīng)過深入調(diào)查分析后，以電話或其他聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)廠商議價(jià)。
(二)凡是最低采購量超過請購量的，采購經(jīng)辦人員在議價(jià)后，應(yīng)在請購單中注明，經(jīng)主管簽字確認(rèn)后上報(bào)。
(三)采購經(jīng)辦人員接到“材料采購單”后應(yīng)依采購材料使用時(shí)間的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品的書面比價(jià)，經(jīng)分析后進(jìn)行議價(jià)，議價(jià)結(jié)果書面上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。
(四)采購部門接到請購部門（生產(chǎn)部、總經(jīng)理辦）以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購情況，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價(jià)、議價(jià)，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。
第五條審核及批準(zhǔn)
附注：凡是列入固定資產(chǎn)管理的采購項(xiàng)目應(yīng)該以“財(cái)產(chǎn)支出”批準(zhǔn)權(quán)限進(jìn)行上報(bào)。
第六條訂購
(一)采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)批準(zhǔn)的“材料采購單”后，應(yīng)以“訂購單”向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期，同時(shí)要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“請購單編號(hào)”及“包裝方式”，材料需按款號(hào)標(biāo)明分包包裝。
(二)若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)在“材料采購單”上署名“分批交貨”以供識(shí)別。
(三)采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時(shí)，應(yīng)在“材料采購單”上署名“暫借款采購”，以供識(shí)別。
第七條整理付款
1．面輔材料倉庫應(yīng)按照已辦妥收料的入庫單單，經(jīng)與供應(yīng)商送貨核對(duì)無誤后，于第二日將原始單送會(huì)計(jì)部門。
2．缺交應(yīng)補(bǔ)足者，請購部門應(yīng)依照實(shí)收數(shù)量，進(jìn)行整理付款。
3．超交應(yīng)經(jīng)主管批準(zhǔn)后，才能依照實(shí)收數(shù)量進(jìn)行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。
價(jià)格及質(zhì)量的復(fù)核
第八條價(jià)格復(fù)核與市場行情資料提供
1．采購部門應(yīng)調(diào)查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價(jià)格審核的參考。
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