畢業(yè)生檔案常見問題答疑

　　各位應(yīng)屆畢業(yè)生：

　　你們好!

　　光陰似箭，日月如梭，

畢業(yè)生檔案常見問題答疑

。轉(zhuǎn)眼間，你們即將結(jié)束一段學習生涯，開始人生新的征程。在你們忙于畢業(yè)的同時，請不要忘記你的人事檔案。人事檔案是每個人在學習和工作中形成的、真實的記述和反映自己的學習和工作經(jīng)歷、德才能績等綜合素質(zhì)的歷史記錄，它是用人單位全面了解你的重要依據(jù)。無論你是想繼續(xù)求學深造，還是想發(fā)展未來事業(yè)，成績證明、工齡計算、辦理保險等各項關(guān)系你生活、工作和學習的事項中，都需要你的人事檔案。在你結(jié)束學業(yè)，繼續(xù)深造或參加工作之時，為了你和她能順利抵達新的人生驛站，請你務(wù)必了解并關(guān)注以下問題。

　　●我的學生檔案有什么用嗎?

　　學生人事檔案是受法律法規(guī)保障.社會廣泛認可的具有權(quán)威性與公信力的個人歷史的文本記載.畢業(yè)生人事檔案記錄著學生的學習.工作、政治表現(xiàn).獎懲，個人和家庭信息等方面的重要材料，濃縮了學生的成長經(jīng)歷。其重要性主要有以下幾個方面：

　　其一，是畢業(yè)生求職和進一步深造的依據(jù)。畢業(yè)生求職求學所需的成績單;進入國家機關(guān)和國有企事業(yè)單位入職政審;報考研究生和出國(出境)政審等都需要依據(jù)人事檔案進行。

　　其二.是畢業(yè)生開具各種證明.公證的依據(jù)。出國(出境)人員所需的各種公證、證明：畢業(yè)生在今后要面對的轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、工齡的審核認定;流動人員計劃生育相關(guān)事宜及婚姻狀況證明;申請經(jīng)濟適用房時所需證明等都會用到檔案。

　　其三.是辦理“三險一金”的依據(jù)。在新的歷史時期.檔案又被賦予了新的使命.成為辦理養(yǎng)老保險、失業(yè)保險.基本醫(yī)療保險、住房公積金{簡稱”三險一金”)的載體。沒有檔案.“三險一金”就沒法繳納。有了檔案，就可以享受到相關(guān)的人事.勞動、社會保障服務(wù)，如辦理社會保險，失業(yè)保險等。無論是在原單位供職的人.還是辭職后另求新職者，在辦理社會保險.領(lǐng)取失業(yè)金時.個人檔案記錄的工齡.工資.待遇.職務(wù).社保參保年限等都是主要依據(jù)。那些因棄檔而造成記錄斷檔的人.在個人利益上會受到損失。

　　其四.會影響畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級.工齡計算和職稱評定。很多畢業(yè)生找到工作后，沒有及時辦理參加工作手續(xù).工作幾年后仍然是學生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級.也影響到工齡和退休金的計算。有的畢業(yè)生因為檔案沒有提交給單位，在職稱評定時就會因手續(xù)不全而受到影響。

　　其五，會導(dǎo)致干部身份丟失。全日制普通高校畢業(yè)生.在工作滿一年即見習期滿一年時.通過辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù)之后.可獲得干部身份。有些畢業(yè)生由于”棄檔”導(dǎo)致干部身份丟失.給日后工作生活帶來不便。

　　所以畢業(yè)生一定要重視自己的檔案.等用到時才想起查找檔案的下落.有可能貽誤時機.錯過機會。學校保存的學籍檔案只是“存放”，起不到任何作用，在某種意義上說，也是得不償失。

　　●我的學生檔案能通過快遞發(fā)出嗎，我能自帶嗎?

　　根據(jù)中組部和國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，人事檔案必須通過機要局以保密通信的方式轉(zhuǎn)遞到檔案接收單位。不能通過普通快遞發(fā)出。

　　另外，檔案原則上不能由本人領(lǐng)取。如果就業(yè)單位要求自取或允許自帶的，學生本人可攜帶單位調(diào)檔函(調(diào)檔函上注明同意自取字樣)到招就處備案，開具“轉(zhuǎn)檔通知單”(注明自取字樣并加蓋公章)。檔案館依據(jù)轉(zhuǎn)檔通知單上的要求，將領(lǐng)取的檔案密封好，并加蓋密封章。學生本人簽字領(lǐng)取。學生本人負責將“轉(zhuǎn)遞人事檔案材料通知單”的回執(zhí)送回檔案館。

　　●我的畢業(yè)生檔案在什么時候發(fā)出?

　　我校畢業(yè)生轉(zhuǎn)檔時間分為二種情況：一是集中發(fā)檔和日常散發(fā)檔案，集中發(fā)檔是本科生是每年的7月，研究生是每年的1月、3月和7月(或8月)月共四次，這四次是學生檔案室收到招生就業(yè)處轉(zhuǎn)到的派遣數(shù)據(jù)后2-4周發(fā)出。有一部分學生是延期派遣的就需要個人在招生就業(yè)處領(lǐng)取《全國普通高等學校本�？飘厴I(yè)生就業(yè)通知書/全國畢業(yè)研究生就業(yè)通知書》和轉(zhuǎn)檔通知單到檔案室辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)。

　　●我的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞結(jié)果怎么查詢?

　　檔案寄出三個月后，請同學們及時向檔案接收單位查詢檔案是否收到。如果檔案未收到需要查詢?nèi)ハ虻�，請及時與檔案館聯(lián)系，我們將通過北京市機要局查詢，并通知本人檔案在什么時間送達什么地方，何人簽收。(★ 注意：機要局對機要轉(zhuǎn)遞底單只保存一年，一年后將無法查詢。)

　　●我在填寫《畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》中“檔案轉(zhuǎn)寄地址”一欄時應(yīng)該注意哪些事項?

　　(一)畢業(yè)生與接收單位簽訂三方協(xié)議時，要與用人單位核實檔案接收部門的性質(zhì)，填寫清楚檔案接收單位地址，

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　　1、如果是國家機關(guān)、國有事業(yè)單位、國有企業(yè)，他們或他們的主管單位是有人事管理權(quán)的，而且可以接收由機要局轉(zhuǎn)遞的機要檔案。

　　2、其它各類非公企事業(yè)單位、各類民營機構(gòu)是無人事管理權(quán)或未與機要局建立交要交換關(guān)系的，則要把檔案放到該單位的檔案托管部門(如人才交流中心)。

　　3、填寫時請注明該檔案托管部門的省、市、區(qū)、縣和單位名稱，單位名稱不得簡寫，由于學生本人填寫檔案轉(zhuǎn)遞詳細地址不清楚或填寫錯誤等原因會致使檔案滯留、退回、重寄。

　　●我畢業(yè)時暫時不想就業(yè)，檔案應(yīng)該存在哪里?

　　畢業(yè)后暫時未找到工作的學生，其檔案應(yīng)遷回原籍，存放在當?shù)厝耸戮�、大中專畢業(yè)分配辦公室或人才交流中心，或者轉(zhuǎn)入街道辦事處，以便于學生辦理三險一金、工齡確定等各類福利。

　　●我要申請出國，我的檔案應(yīng)該保存在哪里，應(yīng)該辦理什么手續(xù)?

　　畢業(yè)生出國的，可以把檔案存放在教育部留學服務(wù)中心、原籍的高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心或生源地各省市的人才交流中心，這需要學生自己辦理好相關(guān)手續(xù)。

　　檔案存放教育部留學服務(wù)中心的，畢業(yè)生需要持“教育部留學服務(wù)中心留學人員檔案室調(diào)檔通知單”到檔案館辦理檔案轉(zhuǎn)遞。存放其他地方的，學生持接收單位的調(diào)檔函，到招生就業(yè)處備案，并開具“轉(zhuǎn)檔通知單”，然后到檔案館辦理檔案轉(zhuǎn)遞。

　　●我想把擋案暫時存放在學校，等工作落實后再將檔案遷到工作單位可以嗎?

　　有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的京外生源畢業(yè)生，可以將檔案暫時存放在學校，但是畢業(yè)生檔案留校只是延長了擇業(yè)期，超過畢業(yè)當年12月份，學校不能辦理北京地區(qū)的就業(yè)派遣手續(xù)，檔案于學校沒有人事隸屬關(guān)系，涉及到人事關(guān)系方面的證明都不能出具。畢業(yè)生應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)到學校辦理人事檔案的相關(guān)手續(xù)，避免形成滯留檔案。

　　●我想改派，檔案應(yīng)該怎樣處理?

　　如果檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)遞出去，學生工作單位有變動，需要改派的，必須經(jīng)招就處同意。檔案館依據(jù)招就處開具的取白聯(lián)單，才能接收已經(jīng)轉(zhuǎn)遞出去的檔案。

　　●我的人事檔案退回，重寄需要辦理哪些手續(xù)?

　　檔案若因接收單位無機要投遞關(guān)系退回，明確該單位委托管理其人事檔案的機構(gòu)(有機要投遞關(guān)系)的機要投遞地址。檔案因單位變更退回，畢業(yè)兩年內(nèi)需招生就業(yè)處改派后，持就業(yè)通知書和改寄檔案證明辦理;畢業(yè)兩年后持接收單位調(diào)檔函辦理。

　　●我想準備考研，或者創(chuàng)業(yè)把檔案放在哪里合適?

　　可以選擇把檔案轉(zhuǎn)至生源地就業(yè)服務(wù)中心或人才交流中心。

　　●哪些機構(gòu)能保管人事檔案?

　　按國家政策規(guī)定，組織、人事部門所屬的各級人才交流機構(gòu)才有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案，各種私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨資企業(yè)都無權(quán)管理員工的人事檔案，一般由委托的各級人才交流機構(gòu)托管。畢業(yè)生也可以以個人名義委托人才交流機構(gòu)托管人事關(guān)系。另外，各級人才交流機構(gòu)，如省人才、市人才、各區(qū)人才等，它們的區(qū)別只是所屬部門的不同，其它無任何區(qū)別。

　　●哪些畢業(yè)生的檔案適合到人才交流機構(gòu)托管?

　　不想回本地而想將戶口落在北京市的畢業(yè)生，準備考研的畢業(yè)生，還無法確定能否在現(xiàn)單位長期干下去的畢業(yè)生，以上這些畢業(yè)生還可選擇將自己的檔案人事關(guān)系在人才交流機構(gòu)托管。

　　●我把檔案留在學校有作用嗎?

　　保留戶、檔在校半年期間(至12月31日止)，當年畢業(yè)同學仍為應(yīng)屆畢業(yè)生，此時未就業(yè)同學可繼續(xù)尋找工作;已找到工作但仍未取得留京戶口指標的非北京生源畢業(yè)生可繼續(xù)爭取留京指標，但須注意戶口指標審批截至日期(一般情況下，市人事局6月30日截止審批，國家人事部9月底截止審批)。

　　保留戶檔超過畢業(yè)當年年底，該部分同學已成為往屆畢業(yè)生，按照市教委的派遣政策和市人事局、國家人事部的接收政策，非北京生源的往屆畢業(yè)生已沒有任何留京的可能，并且原則上只能回到生源地就業(yè)。因此，此時保留戶、檔在校已無任何作用!

　　●我把檔案留在學校受什么限制?

　　按照教育部及公安部相關(guān)規(guī)定，戶口、檔案保留在學校期間，只能辦理與就業(yè)相關(guān)的手續(xù)(就業(yè)派遣或?qū)�戶口、檔案轉(zhuǎn)回生源所在地)，其他情況下均不能使用在校暫存的戶口、檔案，戶、檔處于被凍結(jié)狀態(tài)，即：無法辦理出國護照;無法辦理結(jié)婚登記手續(xù);丟失身份證無法補辦;錄取研究生后不能直接轉(zhuǎn)戶轉(zhuǎn)檔，檔案需轉(zhuǎn)回家庭所在地后再轉(zhuǎn)至錄取學�；騿挝�;不開具出國成績單;不開具婚育、升學、出國(境)、保險、購房、出生、無犯罪記錄、親屬關(guān)系、學歷、經(jīng)歷、財產(chǎn)繼承等證明。

　　●我的個人檔案辦理地點在哪，聯(lián)系方式是什么?

　　關(guān)于檔案轉(zhuǎn)遞的其他未盡事宜，請直接與檔案館學生檔案管理人員聯(lián)系：

　　學生檔案辦公地點：創(chuàng)業(yè)中心207房間(教學區(qū)4號樓西側(cè))

　　聯(lián)系電話：82338789

　　最后，希望同學們一定要了解相關(guān)規(guī)定，認清當前形勢，合理利用政策，并結(jié)合自身情況做出選擇，且莫盲目選擇保留，給自己帶來不必要的麻煩。衷心祝愿所有畢業(yè)生都擁有自己美好的前程!

　　檔 案 館

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