合同檔案管理

　　合同檔案管理辦法

　　(一)規(guī)章概述

　　合同檔案管理是合同管理制度的組成部分，也是企業(yè)為維護(hù)自身的合法權(quán)益而采取的必要手段，

合同檔案管理

。通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)公司的權(quán)益。

　　(二)主要內(nèi)容

　　合同檔案管理辦法的主要內(nèi)容包括檔案的期限、檔案管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責(zé)任等。

　　(三)制作要求

　　制定該規(guī)章的基本要求是根據(jù)本企業(yè)管理的實(shí)際情況，規(guī)定合同檔案的期限和管理程序，既要考慮到簡便、實(shí)用，也要考慮到合理合法。由于合同檔案不同于其他的檔案，作為合同歸口管理部門的企業(yè)法律顧問室也應(yīng)當(dāng)自己保存一份合同資料。因此，可以在辦法中要求主辦單位復(fù)印一套材料交法律顧問室。

　　(四)范本

　　_________公司合同檔案管理辦法

　　年 月 日發(fā)布( )法合檔案字第 號

　　1.總則合同檔案管理1.1為加強(qiáng)本公司的合同檔案管理，根據(jù)公司合同管理辦法( 司合字第號)的規(guī)定，制定本辦法。

　　1.2合同檔案的保存期限為5年，由公司檔案處負(fù)責(zé)保管，

資料共享平臺

《合同檔案管理》(http://m.dameics.com)。

　　1.3公司法律顧問室作為公司的合同歸口管理部門，也應(yīng)當(dāng)保存一份完整的合同檔案資料。

　　2.歸檔

　　2.1合同訂立后，主辦單位應(yīng)將合同文本的復(fù)印件送檔案處和法律顧問室各一份。

　　同時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本合同的履行及相關(guān)資料的整理。

　　2.2合同履行完畢后10日內(nèi)，主辦單位應(yīng)將全部合同

　　資料整理成冊，按照時間順序先后編排，裝訂成冊，正本送交檔案處，并制作副本一份交法律顧問室。

　　2.3檔案處和法律顧問室接收資料時應(yīng)當(dāng)出具收據(jù)。

　　3.檔案借閱

　　3.1根據(jù)工作情況，需要查閱檔案的，應(yīng)當(dāng)由查閱部門提出申請，報經(jīng)主管總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后，到檔案處辦理借閱手續(xù)。

　　3.2借閱檔案原則上應(yīng)在檔案閱讀室查閱，不得帶出檔案室。確有必要借帶出檔案室閱讀的，應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可帶出。

　　4.訴訟與仲裁

　　4.1發(fā)生訴訟或者仲裁的合同，其合同檔案中應(yīng)附有訴訟或者仲裁的全部資料。

　　4.2訴訟或者仲裁文書應(yīng)獨(dú)立整理歸檔。為訴訟或者仲裁的需要，法律顧問室借用原件后應(yīng)在10日內(nèi)歸還。如果不能按期歸還，應(yīng)說明理由并報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)閱知。

　　5.責(zé)任

　　5.1主辦單位未能按本辦法第2.1、2.2條規(guī)定，辦理歸檔手續(xù)的，對直接責(zé)任人扣發(fā)1個月的獎金。

　　5.2借閱檔案人丟失檔案的，根據(jù)情節(jié)可以給予警告、記過、記大過、開除、解除勞動合同的處理，并給予扣發(fā)3至12個月獎金的處罰。

　　6.實(shí)施

　　6.1本辦法經(jīng)董事會討論通過后由總經(jīng)理發(fā)布，修改時亦同。

　　6.2本辦法自 年 月 日起施行。

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