文件收集整理注意事項

一、文件收集注意事項：

1、歸檔文件應(yīng)是激光打印件或合格的書寫材料，以保證字跡的耐久性。

2、文件必須是紅頭文件歸檔，各類合同協(xié)議、簽證驗收的交接單、機(jī)組移交證書等材料，作為正本歸檔。

3、施工記錄、驗收單、修改通知單、工程簽證單、試運行記錄等，是按原件歸檔的各類簽證單必須有親筆簽名。

4、設(shè)備廠家提供的各種資料要按原件歸檔，大的折疊成A4大小，過小的要進(jìn)行托裱（如產(chǎn)品合格證）。

二、文件的整理注意事項：

1、工程檔案注意：“單位工程”成套性、“分部工程”獨立性。即一個一個整理“分部工程”，最后形成完整的“單位工程”案卷。

2、隨時檢查簽字手續(xù)，

3、合格證的整理：合格證小且少，托裱在A4紙上（如果合格證兩面都有字時，使用棉線裝訂，保證不遮蓋字跡）并進(jìn)行標(biāo)識，按本張紙的個數(shù)標(biāo)識，如一張紙有四個，就標(biāo)注4-1、4-2、4-3、4-4.；合格證多，將合格證“階梯狀”形式托裱在A4紙上，并在每份合格證右下角自1開始編號，在托裱紙的右下角上標(biāo)注“此頁共xx-x張”字樣。

4、招投標(biāo)文件不破壞原裝訂。

5、設(shè)計施工圖按來圖卷冊順序，整套歸檔，按專業(yè)單獨存放。

三、各單位提交的檔案都要制作成電子版本一份： 注意事項：

1、電子版資料的簽字頁必須是原件的掃描件，即體現(xiàn)簽字人原筆字跡。

2、電子版的順序要同紙質(zhì)檔案順序一致。

3、電子版的檔案號要與紙質(zhì)檔案號一致，涵蓋的范圍、內(nèi)容也要一致。

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